Требования к программному обеспечению

При автоматизации финансового планирования и управленческого учета пользователи программы должны решить, причем обязательно одновременно, три. взаимосвязанные задачи (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Традиционный подход к автоматизации бюджетирования.

• 1. Автоматизировать финансовое планирование и прогнозирование, предоставить возможность проведения так называемого сценарного анализа будущего финансового состояния предприятия или его отдельных бизнесов, обеспечить получение ответов на вопросы типа «а что, если???», т. е. что будет с тем или иным финансовым показателем, если изменятся внешние или внутренние условия бизнеса (темпы инфляции, условия внешнего финансирования, валютные и ценовые колебания и т. п.).
• 2. Осуществить сбор, обработку и консолидацию фактической (отчетной) информации (причем в режиме более оперативном, чем это делается в бухгалтерском учете).
• 3. Увязать фактические (что в какой-то степени было бы понятно) и плановые показатели с установленной системой бухгалтерской отчетности. При этом последняя рассматривается как единственно возможный источник первичной исходной информации (как для сбора и обработки фактической информации, так и для анализа трендов при составлении планов и прогнозов на будущее).

Сущность такого подхода базируется на буквальном восприятии следующего принципа: основой управленческого учета являются бухгалтерский учет и монополия бухгалтерских служб на всю первичную документацию организации. Эта монополия корнями уходит в славные советские времена, когда все планирование осуществлялось только сверху вниз. При проведении план-факт анализа бюджетов в такой ситуации приходится запрашивать информацию в бухгалтерской службе и затем вставлять ее в формы и форматы управленческого учета. Это не всегда получается в ручном режиме сбора и обработки данных, тем более трудно осуществимо при автоматизации. Нам не известны случаи успешного объединения с помощью компьютерных программ финансового планирования и моделирования, управленческого и бухгалтерского учета в единый контур. И дело не в качестве самих программ, а в методологических и организационных проблемах постановки бюджетирования в России, о которых шла речь выше.

Многие руководители и сегодня не понимают, что может быть другой подход и к бюджетированию вообще, и к сбору и обработке первичной финансовой и иной учетной информации в частности. Принципиальная блок-схема такого подхода приведена на рис. 13.2.

Рис. 13.2. Рекомендуемый подход к автоматизации бюджетирования.

При автоматизации бюджетирования на самом деле решаются не три, а четыре задачи. Кроме уже упомянутых задач проведения сценарного анализа (составление финансовых планов и прогнозов) и планфакт анализа (сбора и обработки информации о ходе исполнения бюджетов для нужд контроля и корректировки), заполнения установленных форм бухгалтерской отчетности, в первую очередь надлежит решить проблему сбора и обработки первичной информации, причем в отрыве от потребностей бухгалтерского учета. Главное — это создать возможности для равного доступа к первичным данным и составителей бюджетов, и ответственных за контроль их исполнения. О бухгалтерах тоже забывать нельзя, однако информацию нужно получать не в обработанном бухгалтерией виде (часто с объективной потерей части данных и оперативности учета), а в ее первоначальной форме, пригодной для распределения информации по структурным подразделениям различного уровня, по различным бюджетным форматам и т. д.

Для реализации первого подхода к автоматизации бюджетирования применяются бухгалтерские программы. Но, во-первых, форматы данных, отображаемых в бухгалтерских программах, часто не могут быть использованы для финансового анализа, а во-вторых, результаты обработки данных в бухгалтерских программах могут иметь искажения (субъективного и объективного характера), делающие полученную информацию также непригодной для принятия управленческих решений в финансовой сфере. А самое главное, информация бухгалтерских программ и бухгалтерской отчетности, как правило, не привязана к финансовой структуре компании.

Для постановки бюджетирования важным условием является отделение управленческого учета от бухгалтерского. Без этого в России эффективно управлять финансами нельзя. Однако при составлении отчетов об исполнении бюджетов приходится пользоваться той же информацией, которая отображается в бухгалтерском учете. На многих предприятиях часто не существует другой отчетной информации. Для компьютерных программ это означает, что, с одной стороны, программы для автоматизации бюджетирования и автоматизации бухгалтерского учета должны иметь разные форматы и схемы консолидации данных, а с другой — обе программы должны быть либо привязаны к единой базе первичной документации (формам первичного учета) для полностью автоматического режима работы, либо иметь раздельный ввод отчетной информации (в полуавтоматическом режиме). В нашей практике уже имеется достаточный опыт решения этой проблемы с помощью стандартных инструментов (от прикладных программ типа MS. Access или объектно ориентированного языка «1C» до мощных систем создания и ведения баз данных вроде «Аксапты»). Но могут быть и различные варианты полуавтоматического сбора и обработки данных. Раздельный ввод информации означает, что данные управленческого учета и бухгалтерской отчетности собираются, обрабатываются и вводятся в компьютерные программы параллельно, независимо друг от друга. В ОАО «Северсталь», например, рабочие места в структурных подразделениях (МВЗ) оборудованы специальными компьютерами, в которые ответственный за бюджетирование персонал вводит первичную информацию для нужд управленческого учета, и затем эта информация обрабатывается чисто программными средствами.

Наиболее перспективным подходом является привязка и бухгалтерских программ, и программ для бюджетирования к единой базе первичной финансовой документации (платежным поручениям, накладным и т. п.). В этом случае каждый первичный документ (например, платежное поручение) получает свои коды, с которыми он вводится в бухгалтерскую и управленческую отчетность (различными для каждой программы). Согласно присвоенным кодам первичный документ с соответствующей отчетной финансовой информацией поступает, собирается и консолидируется отдельно для бухгалтерского и отдельно для управленческого учета. Например, платежное поручение одного ЦФО поступает в отчетность этого центра, другого — в отчетность соответствующего центра, а вместе — в единую систему бухгалтерской отчетности предприятия.

Вот почему для автоматизации бюджетирования и бухгалтерского учета лучше разработать не одну (пусть и очень хорошую) программу, а четыре — отдельно для решения каждой задачи с последующей увязкой всех этих программ между собой. При этом в каждом из четырех случаев могут применяться стандартные (а потому относительно дешевые) программные средства. В результате и автоматизация бюджетирования потребует гораздо меньше средств (в 10−50 раз), и сроки проведения работ сократятся многократно. Все эти требования необходимо иметь в виду как при выборе программного обеспечения, так и при его внедрении.