Программа консолидации. 
Внутрифирменное бюджетирование.

Для составления сводных бюджетов компании, консолидирующих бюджетную информацию ЦФО и ЦФУ, в системе «Бюджеты» существуют соответствующие программы (отдельно для каждого модуля). В модулях 1, 2, 4, 5 и 6 файл BAL_SB_.XLS содержит программу, предназначенную для составления сводных бюджетов предприятия путем консолидации данных из файлов бюджетов ЦФО (до 256). В модуле 3 в файле CFO3₀₀.XLS команды для консолидации данных ЦФУ находятся в дополнительной секции меню «Бюджет». Эта программа предназначена для составления бюджетов предприятия и консолидации данных из файлов бюджетов ЦФУ (до 256). При использовании данной программы в части бюджетирования основного предприятия можно воспользоваться рекомендациями по работе с бюджетами ЦФО, а при консолидации данных ЦФУ — рекомендациями настоящего раздела.

Перед началом работы необходимо загрузить программу электронных таблиц Excel и соответствующий файл системы BAL_SB_.XLS или CFO3₀₀.XLS^[1]. После загрузки файла сводных бюджетов (модули 1, 2, 4, 5 и 6) появилось дополнительное меню «Баланс», облегчающее работу с программой. С его помощью можно выбрать лист сводного бюджета (первая секция меню), загрузить и удалить данные ЦФО (вторая секция), реализовать ряд сервисных процедур с помощью команды «Параметры», а также получить сведения об используемой версии программы (рис. 14.22).

Рис. 14.22. Диалоговое окно «Баланс».

В модуле 3 в файле CFO3₀₀.XLS команды для консолидации данных ЦФУ находятся в дополнительной секции меню «Бюджет».

В модулях 4−6 на листе «Сводный баланс» под названием листа расположены две кнопки «Загрузить данные ЦФО» и «Удалить данные ЦФО». Их можно использовать наряду с командами меню. Программа консолидации модулей 1 и 2 содержит основные форматы бюджетов ЦФО:

• • Сводный баланс;
• • Бюджет доходов и расходов;
• • Бюджет движения денежных средств.

В модуле 3 консолидируются форматы бюджетов ЦФУ:

• • Бюджет доходов и расходов;
• • План капитальных затрат.

Программа консолидации модулей 4−6 содержит основные форматы сводных планов ЦФО:

• • Сводный баланс;
• • План финансовых результатов;
• • План движения денежных средств.

Для загрузки данных какого-либо ЦФО или ЦФУ в меню «Баланс» необходимо выполнить команду «Загрузить данные ЦФО». После этого откроется диалоговое окно, в котором стандартным для MS Windows способом можно определить файл с данными ЦФО или ЦФУ, требующий консолидации. Если выбранный файл не является файлом данных ЦФО или ЦФУ системы «Бюджеты», то программа выдаст соответствующее сообщение. Если файл ЦФО или ЦФУ имеет разрешенную структуру, то программа в модулях 1−3 предложит диалоговое окно (рис. 14.23).

Рис. 14.23. Диалоговое окно «Сводный баланс» для модулей 1−3.

В этом окне программа сообщит валюту бюджетов в подгружаемом ЦФО или ЦФУ. Так как данные разных ЦФО или ЦФУ могут поступить в различных валютах, то следует задать коэффициент пересчета считываемых величин при консолидации. Кроме того, может быть установлен флажок, определяющий закрыть или нет файл данных ЦФО или ЦФУ после консолидации.

В модулях 4−6 диалоговое окно имеет несколько иной вид (рис. 14.24). Кроме валюты бюджетов в открытом файле сообщается тип расчетного баланса — поквартальный или помесячный и допускается консолидация расчетных балансов ЦФО различных типов. В этом случае рекомендуется первыми загрузить бюджеты ЦФО с поквартальным типом расчетного баланса. При подгрузке бюджетов ЦФО с помесячным типом расчетного баланса программа консолидации осуществит корректную выборку данных.

Рис. 14.24. Диалоговое окно «Сводный баланс» для модулей 4−6.

При нажатии на кнопку «Консолидировать» программа осуществит выборку данных ЦФО или ЦФУ в сводные бюджеты. Она озаглавит строки с данными ЦФО или ЦФУ названием, считанным из файла. Пользователь имеет возможность изменить наименование ЦФО или ЦФУ на листе ПФР (БДиР).

Если данные какого-либо ЦФО или ЦФУ подгружены по ошибке либо по какой-то другой причине, то всегда можно удалить из сводных форматов данные того или иного ЦФО или ЦФУ. Для этого надо установить курсор на строке с данными подлежащего удалению ЦФО или ЦФУ и выполнить команду «Удалить данные ЦФО». После подтверждения этой команды программа удалит данные указанного ЦФО и ЦФУ.

В меню «Баланс» есть команда «Настройки», при вызове которой появляется диалоговое окно (рис. 14.25), позволяющее реализовать дополнительные сервисные возможности программы.

Параметры в диалоговом окне используются следующим образом.

1. Ячейки — цвет. При сбросе этого флажка программа уберет цветной фон ячеек. При установке флажка программа восстановит цветной фон суммирующих ячеек. Операция полезна при распечатке листа на принтере.

Рис. 14.25. Диалоговое окно «Параметры»

• 2. Скрыть данные ЦФО (ЦФУ). При установке этого флажка программа скроет на всех форматах бюджетов данные ЦФО (ЦФУ), оставив только строки сводных бюджетов. При сбросе флажка программа откроет строки данных ЦФО (ЦФУ).
• 3. Ширина колонок. Пользователь может изменить ширину колонок, задав изменение в процентах от текущего значения.

* * *.

Все вышеизложенное должно показать пользователю, что система «Бюджеты» является своего рода финансовым конструктором. С его помощью постановщик бюджетирования в компании может сравнительно быстро осуществить автоматизацию финансового планирования и управленческого учета. Причем сделать это с различной степенью детализации и глубины в зависимости от специфики бизнеса, размеров компании, а главное — от понимания того, какие задачи стоят перед внутрифирменным бюджетированием в его компании. Система «Бюджеты» (как показывает опыт ее использования на многих предприятиях десятков отраслей народного хозяйства) также позволяет создать за короткий срок собственные модели финансового планирования и управленческого учета, отработать конфигурацию бюджетных систем. Для постановщика бюджетирования важно помнить, что любая автоматизация управленческого учета не может быть окончательной. Всегда появляются новые задачи, новые требования, для которых нужно осуществить поиск и подбор адекватного программного обеспечения. Однако слишком затягивать с автоматизацией (ссылаясь на сложность таких задач) не стоит. Всегда лучше иметь под рукой готовый инструментарий, способный решать практические задачи и пригодный для дальнейшего усовершенствования.

• [1] Программы сводных бюджетов защищаются от несанкционированногодоступа, и при работе с ними требуется электронный ключ, который подключается к параллельному порту компьютера. Кроме того, для работы с защищенными файлами нужен’файл библиотек SUCCES32.DLL. Файлы бюджетов могуткопироваться и переименовываться, но нельзя переименовывать файл библиотек. ВНИМАНИЕ! Файл библиотек SUCCES32. DLL должен находиться в каталоге (папке), куда имеется доступ во время работы с файлами программы"БЮДЖЕТЫ". Советуем копировать их в каталог Windows.