Задание №3. Построение диаграммы действий

На основании общего описания бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые операции каждым участником и взаимосвязь между ними. Операции па диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.

Выполнение задания № 3:

• 1. Изучите общее описание бизнес-процесса, выделите его участников. В и. 1,2 приведенного описания участник процесса «Менеджер группы планирования и маркетинга», в п. 3, 4 — «Менеджер отдела закупок», в п. 5—9 — участник бизнес-процесса «Менеджер группы логистики». Таким образом, в бизнес-процессе «Закупки» три участника — менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики.
• 2. Приступите к формированию диаграммы действий. Для этого необходимо разделить поле на три части, каждая часть поля отводится для отображения действий участника процесса.
• 3. Для формирования диаграммы средствами MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML Model Diagramm форму UML Activity.
• 4. Для удобства построения диаграммы на листе расположите его горизонтально (File / Page Setup / Landscape).
• 5. На панели инструментов «Стандартная» зафиксируйте пиктограмму с изображением линии Line Tool. Удерживая левую клавишу мыши, разделите лист на три части.
• 6. На панели инструментов «Стандартная» зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы «А». Внесите в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса, сокращенное наименование (1Пл_Зак) и участников бизнес-процесса в соответствии с рис. 6.5.
• 7. Проанализируйте общее описание бизнес-процесса и выделите участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер группы планирования и маркетинга. Действительно, процесс закупок должен начинаться только после того, как определена потребность компании в товаре (медикаментах).
• 8. Обозначьте на диаграмме начало процесса символом «Initial state» и опустите стрелку вниз (рис. 6.5). Работу с графическими формами можно осуществлять только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели «Форматирование».
• 9. Пользуясь текстовым описанием, выделите действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Действия (операции), выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга: «Получение внутренней статистики продаж», «Получение внешней статистики продаж», «Расчет потребности в товаре».
• 10. Отобразите на диаграмме действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Обратите внимание, что процессы получения внутренней и внешней статистики происходят независимо друг от друга. Неважно, в какой последовательности будут получены данные статистики, поэтому действия (операции) ио получению внутренней и внешней статистики отобразите на схеме параллельно.

Рис. 6.5. Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий

• 11. Для изображения действия на диаграмме используйте фигуру
• 1). Впишите внутри фигуры наименование и порядковый номер действия (операции). Пусть параллельные операции имеют номера 1а), 16). Для ввода текста на панели инструментов «Стандартная» зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы «А».
• 12. Действия соедините на диаграмме стрелками, перенося их мышыо с формы. Стрелки присоединяйте к отмеченным крестиком местам на фигурах.
• 13. Для изображения параллельных процессов получения внутренней и внешней статистики примените ^ _ч (Transition|Fork).
• 14. Расчет потребностей в товаре менеджер выполняет только после того, как получит и внутреннюю, и внешнюю статистику, следовательно, необходимо объединить параллельные процессы получения статистики в один. Для объединения независимых, параллельных процессов используйте ^ | * (Transition[Join).
• 15. В результате операции по расчету потребностей в товаре (операция № 2) (п. 2 общего описания) менеджер формирует документ — таблицу потребностей в товаре. Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышыо, зафиксировав на панели инструментов «Стандартная» соответствующую пиктограмму Rectangle Tool.
• 16. Операция и получаемый в результате ее выполнения документ на диаграмме соединяются пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму Line Tool на панели инструментов «Стандартная» и выберите пунктирную линию на панели инструментов «Форматирование», используя меню пиктограммы (Line Patter).
• 17. В результате на диаграмме (рис. 6.6) получите изображение действий (операций), осуществляемых менеджером группы планирования и маркетинга.
• 18. После того как менеджер группы планирования и маркетинга сформировал таблицу потребностей в товаре, в работу включается менеджер отдела закупок, поэтому направьте стрелку от операции «Расчет потребности в товаре» в поле деятельности менеджера закупок, как показано на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Диаграмма действий менеджера группы планирования и маркетинга

• 19. Прочитайте общее описание бизнес-процесса и выделите действия (операции), выполняемые менеджером отдела закупок. Определите также действия, которые менеджер отдела закупок выполняет после действий менеджера группы логистики.
• 20. На диаграмме последовательно отобразите следующие действия менеджера отдела закупок:
  • • ввод в систему прайс-листов поставщиков (операция № 3);
  • • анализ предложений поставщиков (операция № 4);
  • • выбор поставщиков (операция № 5);
  • • формирование графика поставок без указания количества (операция

№ 6).

Осуществите графическое построение диаграммы аналогично описанному в п. 11.

• 21. Соедините действия менеджера отдела закупок стрелками аналогично описанию, приведенному в п. 12.
• 22. Поставьте в соответствие действиям менеджера отдела закупок документы, формируемые в системе. В данном случае это прайс-листы и контракты, список поставщиков с расстановкой приоритетов, график поставок. Выполните работу, но рисованию диаграммы в соответствии с описанием в п. 15—16.
• 23. После формирования менеджером отдела закупок графика поставок в работу включается менеджер группы логистики.
• 24. На диаграмме предстоит отобразить следующие действия менеджера группы логистики:
  • • расчет необходимого количества закупок (операция № 7);
  • • формирование заказов поставщикам (операция № 8);
  • • расчет затрат на сертификацию импортных товаров, если медикаменты импортные* (операция № 9);
  • • проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы;*
  • • формирование заказов поставщикам при превышении затрат на сертификацию (операция № 10);
  • • подпись заказа (операция № 11);
  • • направление заказа менеджеру отдела закупок (операция № 12).

Изучая общее описание бизнес-процесса, обратите внимание на то, что менеджер группы логистики дважды производит проверку условий и в зависимости от результата выполняет то или иное действие. В приведенном выше списке операций символом * отмечены операции по проверке условий. В этом состоит особенность диаграммирования действий менеджера группы логистики.

• 25. Отобразите действие «Расчет необходимого количества закупок» и опустите стрелку вниз.
• 26. Ввиду того, что формирование заказов поставщикам может происходить неоднократно при превышении затрат на сертификацию, предусмотрите эту ситуацию и используйте графику для объединения параллельных потоков ^ | * (Transition[Join).
• 27. Отобразите действие «Формирование заказов поставщикам» после символа объединения потоков.
• 28. Отобразите ромб-символ проверки условия Ку. Проведите из него две стрелки и надпишите их «Импорт», «Россия».
• 29. Стрелку «Россия» направьте к операции № 11 «Подпись заказа».
• 30. По направлению стрелки «Импорт» диаграммируйте последовательно два действия «Расчет затрат на сертификацию импортных товаров», «Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение вну трифирменной нормы».
• 31. За операцией «Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы» вновь отобразите ромб-символ проверки условия Проведите из него две стрелки и надпишите их «больше х%», «меньше х%». Здесь х% — норма затрат на сертификацию.
• 32. Стрелку с надписью «больше х%» соедините с операцией № 8 «Формирование заказов поставщикам» через символ объединения потоков.
• 33. Стрелку с надписью «меньше х%» направьте к операции № 11 «Подпись заказа».
• 34. Поскольку к операции № 11 «Подпись заказа» направлено два потока действий (п. 29 и 33), то необходимо воспользоваться обозначением объединения независимых (параллельных) потоков ^ ^ * (Transition|Join). В операцию № 11 «Подпись заказа», как и в любую другую, должна входить только одна стрелка. Для выполнения этого правила и используют символ объединения потоков.
• 35. Поставьте в соответствие операции «Подпись заказа» документ — акцептованный заказ поставщику аналогично тому, как написано в п. 15 и 16.
• 36. В качестве следующей операции отобразите операцию № 12 «Направление заказа менеджеру отдела закупок». На этом действия, выполняемые менеджером группы логистики, завершаются. Вновь работа переключается на менеджера отдела закупок, поэтому направьте стрелку от операции № 12 в поле действий менеджера закупок.
• 37. Отобразите на диаграмме переход документа «Заказ поставщику» от менеджера группы логистики к менеджеру отдела закупок. Для этого сначала поставьте в соответствие операции № 12 «Направление заказа менеджеру отдела закупок» документ «Заказ поставщику» так, как это описано в п. 15 и 16. После этого изображение документа с надписью «Заказ поставщику» путем копирования разместите в иоле действий менеджера отдела закупок. Затем направьте пунктирную стрелку ——> (Object Flow) между двумя отображениями документа «Заказ поставщику» в направлении поля действий менеджера отдела закупок.
• 38. Соедините операцию 12 «Направление заказа менеджеру отдела закупок» с операцией № 13 «Направление заказа поставщику», выполняемой менеджером отдела закупок. Это последняя операция в соответствии с заданием.
• 39. Укажите на диаграмме конец процесса. Для этого используйте символ ® (Final State). Соедините стрелкой операцию № 13 «Направление заказа поставщику» с символом Final State.

Общий вид диаграммы действий бизнес-процесса «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам» представлен на рис. 6.7.