Определение требований. 
Информационная система службы выбора гостиниц п. Домбай. 
Отдел по работе с клиентами

Наиболее актуальным и эффективным средством решения существующих проблем являются информационные системы, которые максимально используют возможности современных телекоммуникационных сетей, в особенности сети интернет.

В частности для решения выявленных проблем информационная система должна обладать следующим рядом свойств:

• · Мониторинг состояния рынка. Агентства отдают предпочтение так называемым системам поиска и бронирования туров. Системы поиска и бронирования туров помогают агентству понять, кто из туроператоров по какому направлению работает, у какого туроператора можно забронировать тот или иной отель. Ряд подобных систем может предложить качественные фотои видеоматериалы об отеле и курорте. Преимуществом использования систем обладающих данным свойством является то, что они обрабатывают спецпредложения от нескольких сотен туроператоров и отслеживают актуальность этих спецпредложений. Но, к сожалению, есть и недостаток: почти для каждого туроператора надо создавать свою программу-конвертор данных из формата туроператора во внутренний формат системы. Кроме того, не имея прямой связи с базами данных туроператоров, невозможно отследить наступление остановки продаж.
• · Автоматизация внутреннего документооборота. Это выписка необходимых туристу документов: путевки, приходного/расходного кассового ордера, договора, ваучера и т. д. Это и отслеживание жизненного цикла заявки клиента.
• · CRM (Customer Relationship Management). Задача построения взаимодействия с клиентами становится одной из главных при росте объема продаж. Внутриофисная система, используемая агентством, должна позволить справочной службе сохранить наработанную клиентскую базу данных и историю взаимоотношений со своими клиентами. Это бывает необходимо, когда агентство эмитирует дисконтные карты, скидка по которым зависит от суммы, затраченной клиентом на путевки. Это важно также при необходимости уведомления клиентов об изменении адреса агентства или выходе специального предложения, которое могло бы быть интересным постоянному клиенту, исходя из его предыдущих заказов. Как и в любом другом бизнесе, постоянные клиенты службы — его главное богатство, и относиться к информации о них надо соответственно.
• · Автоматизация анализа данных и получение статистики. Для принятия правильных стратегических решений программное обеспечение, используемое службой, должно формировать исчерпывающее количество статистических отчетов, которые покажут и рентабельность работы компании за промежуток времени, среднюю доходность заявок по направлениям и многое другое. Это позволит агентству правильно ориентироваться на рынке и разрабатывать нужные направления деятельности, выстраивая взаимоотношения с «правильными» туроператорами, в нужное время давать нужную рекламу и оценивать, как она «работает». Даже анализ времени поступления телефонных звонков, и их суть поможет думающему руководителю принять верное решение по вопросу реорганизации внутри фирмы.

Рынок IT-решений в туризме предлагает агентствам широкий выбор. Это и инструменты туроператоров — их динамические сайты с системами онлайн бронирования. Это и системы поиска и бронирования туров. И специализированные программные комплексы внутриофисной автоматизации турагентств. Это бухгалтерские программы. Но дешевых, и тем более свободно распространяемых, автоматизированных систем подобного типа на российском рынке еще не существует. Информационные системы для автоматизации учета и контроля успеваемости в своем большинстве разрабатываются самим с целью решения своих собственных проблем. Это делает подобные системы непригодными к широкому использованию.