Кадровый учет сотрудников

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Автоматизация учетной деятельности предприятия»

на тему:

«Кадровый учет сотрудников»

Владивосток 2005

На сегодняшний день предприятия различных форм собственности из числа малых или средних составляют подавляющее большинство в общем числе предприятий, нуждающихся в комплексной автоматизации процесса управления. Такая необходимость является объективной и объясняется условиями конкурентной борьбы на рынке товаров и оказываемых этими предприятиями услуг.

В процессе управления предприятием возникает комплекс задач, включающих в себя в том числе управлением хозяйственной деятельностью предприятия.

Для их решения по управлению предприятиями как правило прибегают к средствам бухгалтерского учета, с помощью которых ведется учет хозяйственной деятельности.

Хозяйственную деятельность организаций нельзя правильно вести, добиваясь положительных результатов, если не организованы наблюдение и контроль над всеми фактами, явлениями, из которых она складывается. Учет это непременная функция управления. Она состоит в наблюдении, измерении, регистрации и группировке учитываемых явлений. В показателях учета раскрываются количественные и качественные стороны хозяйственных процессов, характеризуя факторы хозяйственной жизни.

Таким образом, хозяйственный учет — это количественное отражение и качественная характеристика хозяйственных явлений в целях контроля и активного на них влияния.

Хозяйственный учет должен:

— полностью удовлетворить потребности управления в информации о фактически свершившихся хозяйственных процессах и явлениях;

— отразить эти процессы и явления таким образом, чтобы на основе количественных данных можно было получить их достоверную качественную характеристику.

Для реализации контрольной функции хозяйственного учета важнейшими условиями являются: достоверность, правдивость учетной информации: возможность контроля над соблюдением норм правового регулирования деятельности организации.

Хозяйственный учет не просто регистрирует факты хозяйственной деятельности предприятия, но непосредственно влияет на результаты производственной деятельности, а именно:

— предоставляет достаточно детальную подробную информацию, на основе которой можно выявить и познать причинно-следственные связи явлений и процессов;

— предоставляет управляющей системе информацию в сроки, обеспечивающие возможность своевременного принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию и предупреждение нежелательных отклонений в состоянии объекта управления, или, наоборот, на поощрение прогрессивных направлений его развития.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Чем достовернее сведения о производстве и чем быстрее их получают, тем шире возможности эффективного управления организацией.

Таким образом, бухгалтерский учет обеспечивает получение необходимой бухгалтерской отчетности, ориентированной главным образом на внешних пользователей — кредиторов, дебиторов, акционеров, налоговых и других фискальных органов.

АИС — это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю — специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС БУ) — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных. использующих комплекс вычислительных. коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты:

информацию как предмет и продукт труда;

средства, методы и способы обработки информации;

персонал, который реализует имеющие средства обработки информации.

Информация, с которой работает данная система, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности.

Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области бухгалтерский учет.

Для реализации информационной технологии АИС БУ имеет набор компонентов, которые называются обеспечивающими. К ним относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение. АИС БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС БУ.

Функциональная часть АИС БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Объектами наблюдения бывают:

объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал;

объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяют комплексы задач учета: основных средств; материальных ценностей; труда и заработной платы; готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций; затрат на производство; сводного учета и составления отчетности. При выделении одних комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.

Информационная функция бухгалтерского учета заключается в формировании информации о фактическом состоянии и изменении имущественном положении экономического объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Эта информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям такой информации образует информационный процесс бухгалтерского учета.

Информационный процесс АИС-БУ содержит в себе три этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации.

Первый этап — «документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы» реализует сбор данных, их регистрацию, передачу на обработку, хранение, накопление и подготовку к обработке. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным (оперативным) учетом, которая заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенных объектов наблюдения. Информационные технологии бухгалтерского учета содержат экранные формы первичных бухгалтерских документов, информация в которые вводится с клавиатуры. Введенные в компьютер данные не сразу используются для обработки. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении различных задач. Хранение и накопление первичной информации связано с необходимостью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах.

Второй этап — «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров», предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру отразить в учете производственно-хозяйственную и финансовую деятельность предприятия. Обработка информации предполагает логические и арифметические операции над исходными данными в целях получения результатной информации. Обработка информации выполняется согласно разработанному алгоритму для обработки бухгалтерской учетной информации согласно закону о ведении бухгалтерского учета. Здесь выполняется процедура поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки.

На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных, но они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме этого на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность, а также отчетность во внебюджетные фонды. Третий этап носит название «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской отчетности».

Процедура информационного процесса бухгалтерского учета весьма трудоемка, что вытекает из характера учетной информации. Поэтому информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем строго регламентированной совокупности этапов, процедур, операций, действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это определяет технологический процесс обработки учетной информации.

Сам технологический процесс представляет совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю.

Всем выше перечисленным требованиям соответствует комплексная программа «1С: Предприятие», которую можно отнести к АИС БУ с реализацией информационной технологии в такой предметной области как бухгалтерский учет. Она относится к классу полностью конфигурируемых систем. Конфигурирование позволяет создавать любые приложения, начиная с автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета и, заканчивая автоматизацией бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом. В состав программы «1С: Предприятие» входят три компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет».

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Эта компонента оперирует такими понятиями как «бухгалтерские проводки», «бухгалтерские счета», «операции». Работа в этой компоненте дает возможность организовывать мультивалютный, многоуровневый, многомерный аналитический учет параллельно в нескольких планах счетов, как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для оперативного учета наличия и движения имущества и обязательств организации в реальном масштабе времени, точнее, в текущий момент времени. Это достигается за счет поддержки механизма регистров, который и обеспечивает запись движения и получения остатков в различных разрезах.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов, перерасчетов за прошедшие периоды («задним числом»). Данная компонента поддерживает такие объекты как журналы расчетов, расчет заработной платы

«1С: Бухгалтерия» является универсальной системой, предназначенной для автоматизированного ведения бухгалтерского учета. В основу программы положена базовая модель бухгалтерского учета, принципы ее работы соответствуют принципам работы бухгалтерии предприятия. Программа может поддерживать любые системы учета, различные методологии учета, а также использоваться на предприятиях различных типов деятельности (производственной, торговой, торгово-производственной и др.). Программа имеет следующие характеристики:

· возможность ведения синтетического и аналитического учета в зависимости от необходимости или потребности предприятия;

· возможность ведения многовалютного и количественного учета;

· возможность изменять и дополнять план счетов, бухгалтерские проводки, формы первичных документов и отчетности.

1. Предметная область

25 декабря 2004 года группой учредителей было решено открыть свое предприятие ООО «Мануфактура» предназначенное для пошива мужской, женской и детской верхней одежды.

Предметная область при проектировании автоматизированных информационных систем отображается моделями данных нескольких уровней. Число уровней зависит от сложности решаемых задач, но в любом случае включает концептуальный и логический уровни.

Любая организация (фирма) может быть представлена как некоторая система взаимосвязанных частей (см. рис. 1).

Рис. 1. Структура производственного предприятия и его окружение

Оперативный контроль в системе управления предприятием обусловлен, прежде всего, информацией о состоянии финансовой системы. Эта система связана с анализом состояния самого производства. Отслеживать деятельность предприятия удобнее всего с помощью постоянной непрерывной регистрации хозяйственных операций, т. е. с помощью бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет можно представить в виде набора модулей, связанных между собой (см. рис. 2). При этом модули системы за исключением ядра системы, могут использоваться в различных конфигурациях.

Рис. 2. Структура модулей бухгалтерского учета

Программа «1С: Предприятие» является информационной системой (ИС), которую можно рассматривать как совокупность взаимосвязанных частей базы данных для управления предприятием. Все части базы данных могут выступать как отдельные самостоятельные модули.

Информация о хозяйственных операциях фиксируется в ИС на основании специальных оперативно-хозяйственных документов, регистрируемых в журналах документов. Журналы классифицируются по видам. Одновременно с фиксацией операции в журнале документов производится запись сведений о хозяйственной операции в сводный журнал учета хозяйственных операций. Эти операции являются объектами бухгалтерского учета и могут быть разнесены по счетам бухгалтерского учета с помощью проводок. Проводки записываются в специальный регистр, называемый главной книгой. Эта книга служит источником информации для получения всей совокупности бухгалтерских отчетов.

В качестве примера для использования ИС рассмотрим хозяйственную деятельность предприятия ООО «Мануфактура».

ООО «Мануфактура» — является коммерческой организацией, созданной в целях извлечения прибыли. Организация создана 25 декабря 2004 года в форме ООО «Мануфактура» и 26 декабря 2004 года внесена в государственный реестр коммерческих организаций ГРП при Минэкономике РФ. (свид. № 658 698). Основной вид деятельности ООО «Мануфактура» — пошив и продажа верхней женской, мужской и детской одежды.

ООО «Мануфактура» открыт расчетный счет в АКБ «Далькомбанк» 40 702 810 400 099 999 744; БИК 40 507 705

Место нахождение ООО «Мануфактура: 690 100 г. Владивосток, ул. Пушкинская, д. 10. Директор ООО «Мануфактура» — Кузнецов М.А.

Для начала производственной деятельности предприятия необходимы: основные средства, нематериальные активы, оборотные средства, денежные средства, а также рабочие и служащие обеспечивающие работу предприятия.

Постановка задачи

03.01.2005 года оформить приказы о приеме на работу в ООО «Мануфактура» следующих сотрудников:

2. Учетная процедура

Прежде чем приступать к учету хозяйственных операций по учету труда и заработной платы, необходимо ввести в компьютерную бухгалтерию справочную информацию, объем которой особенно велик, если в бухгалтерии предполагается вести аналитический учет в разрезе сотрудников.

Для принятия на работу сотрудников следует заполнить карточки на каждого работника и оформить приказы.

Для ведения кадрового учета в программе предусмотрены два справочника: 1. Подразделения; 2. Сотрудники в которые будут регистрироваться записи.

3. Технология решения задачи с использованием ИС «1С: Предприятие»

3.1 Настройка и формирование справочников

Рис. 2. Структура модулей бухгалтерского учета Для формирования справочника «Подразделения» запустить программу в режиме 1С: Конфигуратор «Конфигурация» затем открываем «Справочники» выбираем «Подразделения» и двойным щелчком открываем справочник «Подразделения».

Справочник «Подразделения» предназначен для хранения информации о подразделениях организации. В типовой конфигурации для справочника «Подразделения» предусмотрена десятиуровневая структура, то есть в данном справочнике можно создавать произвольные группы и подгруппы подразделений.

Для формирования справочника «Сотрудники» запустить программу в режиме 1С: Конфигуратор «Конфигурация» затем открываем «Справочники» выбираем «Сотрудники» и формируем справочник «Сотрудники».

Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. В типовой конфигурации для справочника «Сотрудники» предусмотрена трехуровневая структура, то есть в данном справочнике можно создавать произвольные группы и подгруппы сотрудников.

3.2 Формирование кадровых документов

Заполним поочередно справочники.

В справочник «Подразделения» необходимо внести сведения о структурных подразделениях ООО «Мануфактура»

Для этого откроем меню «Справочники» - «Подразделения»

В справочник «Сотрудники» необходимо внести сведения о работниках, относящихся к категории административно-управленческого персонала, бухгалтерии и производственных цехов.

Обратимся к форме справочника, например, через меню «Справочники — Сотрудники».

Создадим в справочнике группу под именем «АУП», затем войдем в эту группу и введем в нее новый негрупповой элемент. Ввод нового элемента можно осуществлять стандартным способом или используя специальный режим ввода нового сотрудника, вызываемый нажатием экранной кнопки «Новый приказ». Среди списка приказов имеется «Приказ о приеме на работу». Экранные формы данного приказа выглядят следующим образом:

Для этого откроем меню «Справочники» — «Сотрудники». Внизу справочника «Сотрудники» имеется специальная «Constanta» (значение периодических реквизитов). Ее значение записывается в формате «Дата» на которую регистрируются реквизиты объекта справочника. Нажать на и в появившееся окно ввести дату.

Для открытия карточки сотрудника «Действия» — «Новый» или Insert.

Новый элемент вводится посредством экранной формы, содержащей несколько закладок, группирующих различные сведения о сотруднике. Ниже показана последовательность закладок и их заполнение исходными данными об одном сотруднике (Кузнецов М.А.). согласно постановке задачи.

В третьей и четвертой закладках определяются персональные данные для расчета подоходного налога. Если сотрудник работает не с начала календарного года, потребуется ввести данные о полученном доходе и удержанном налоге с предыдущего места работы. Эти данные вводятся в четвертую закладку.

Последняя пятая закладка, предназначена для ввода паспортных данных.

Ввод сведений о сотруднике Ввод нового элемента можно осуществлять стандартным способом или используя специальный режим ввода увольнение сотрудника, вызываемый нажатием экранной кнопки «Новый приказ». Среди списка приказов имеется «Приказ об увольнении». Экранные формы данного приказа выглядят следующим образом:

Нажав на кнопку откроется справочник «Сотрудники» в котором выбираем фамилию увольняемого работника.

Кнопка предназначена для просмотра приказа на увольнение который будет выведен на бумажный носитель.

Ввод нового элемента можно осуществлять стандартным способом или используя специальный режим ввода о кадровых изменениях, вызываемый нажатием экранной кнопки «Новый приказ». Среди списка приказов имеется «Приказ о кадровых изменениях». Экранные формы данного приказа выглядят следующим образом:

3.3 Формирование журналов кадрового учета

Журнал Кадры

Открыть журнал кадры можно меню «Журналы» — «Кадры»

Для того чтобы открыть нужный приказ необходимо выделить его и двойным щелчком открыть. Кнопка предназначена для просмотра приказа, который будет выведен на бумажный носитель.

Приказ о приеме на работу выведенный на бумажный носитель

Приказ об увольнении выведенный на бумажный носитель

Приказ о переводе работника на другую работу выведенный на бумажный носитель.

Заключение

Система программ «1С: Предприятие» предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. Система программ «1С: Предприятие» поддерживает единое информационное пространство и, реализует автоматическое отражение в бухгалтерском учете всех данных хозяйственной деятельности предприятия.

На основании вышеизложенного можно при решении задачи учета с использованием программы «1С: Предприятие» можно сделать следующие выводы. Программа позволила:

1. Отразить учет

2. Создать долговременные справочники «Сотрудники», «Подразделения», которые можно использовать и в дальнейшей деятельности предприятия.

3. Зарегистрировать документ «Приказ о приеме на работу», «Приказ об увольнении», «Приказ о кадровых изменениях» с одновременным формированием записей в журнале «Кадры»,

Все вышеперечисленное позволяет значительно ускорить деятельность работника, при условии, что он работает с пакетом программ «1С: Предприятие».

1. Шуремов Е. Л., Умнова Э. А., Воропаева Т. В. Информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие. — М.: Перспектива, 2001. — 363 с.

2. Могилев А. В., Пак Н. И., Хеннекер Е. К. Информатика: Учебное пособие. — М.: Academa, 2000. — 816 с.

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Семенов М. И., Трубилин И. Т., Лойко В. И., Барановская Т. П.; Под общ. Ред. Турбилина И. Т. — М.: Финансы и статистика, 2000. — 416 с.

4. Информационные технологии бухгалтерского учета/ О. П. Ильина. — СПб.: Питер, 2001. — 688 с.

5. Чистов Д. В., Порохина И. Ю., Слукин П. А. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7 (задачи — решения — результаты): Учебное пособие. М., 2001. — 434 с.

6. Меняев М. Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие. В 3 кн. Книга 3. Системы управления организацией. — М.: Омега-Л, 2003. — 464 с.