Методический комплекс к главе 12

Вопросы и задания для самоконтроля.

• 1. Сформулируйте ключевые понятия этики служебной переписки.
• 2. Каковы законодательные и нормативно-методические основы служебной переписки в государственных органах и органах местного самоуправления?
• 3. Охарактеризуйте правила служебной переписки.
• 4. Каковы виды и правила оформления реквизитов документов?
• 5. Какие языковые особенности стиля служебных документов вы знаете?
• 6. Перечислите этические аспекты процесса оформления и отправки электронных писем делового содержания.
• 7. Какие правилах обращения со служебной информацией предусматривает Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих?
• 8. Каков порядок обеспечения безопасности и конфиденциальности служебной информации в процессе профессиональной служебной деятельности?

Ситуационные задания.

• 1. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
• 2. Составьте письмо-ответ Министерства сельского хозяйства РФ председателю акционерного общества «Зерно» по вопросу согласия на поставки легковых автомобилей за сданное зерно.
• 3. Составьте письмо администрации Тверской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.
• 4. Составьте сопроводительное письмо в департамент государственной политики в сфере общего образования Министерства образования и науки Российской Федерации о направлении информации о работе с учащимися профучилищ из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

Кейсы Кейс № 1.

Инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков. Так, в подготовленном проекте письма одного из федеральных органов исполнительной власти использованы следующие реквизиты:

• — наименование федерального органа исполнительной власти;
• — справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
• — отметки для проставления даты и регистрационного номера;
• — отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Какой реквизит документа, обязательно создаваемый в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, отсутствует? Какие документы устанавливают требуемый состав реквизитов документов?

Кейс № 2.

Грамотно писать — это не прерогатива образованного человека, а необходимость. Если же вы работаете с клиентами, партнерами, активно взаимодействуете с коллегами из других подразделений государственного (муниципального) органа, для вас грамотно писать — жизненная необходимость. Письменное слово в любом споре или конфликтной ситуации может быть аргументом (доказательством) как в вашу пользу, так и против вас. Доводы о том, что «я писал обычное письмо, и оно не является документом» здесь не работают. Помните, даже если вы удалите письмо, оно сохранится у вашего собеседника. По даже если его удалят оба пользователя, текст все равно сохранится на сервере. Несколько раз прочитайте деловое письмо и подумайте, прежде чем нажать кнопку «Сохранить черновик» или «Отправить».

Назовите основные принципы, которые необходимо соблюдать при ведении служебной переписки. Соблюдение каких правил поможет вам подготовить грамотный ответ, избежать конфликта и обезопасить вас от моральных и, что немаловажно, финансовых потерь?

Тест.

Укажите один или несколько правильных ответов.

• 1. Реквизит документа — это:
  • а) элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
  • б) первый или единственный экземпляр документа;
  • в) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
• 2. Служебная переписка включает:
  • а) направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
  • б) различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан;
  • в) систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.
• 3. Деловое (служебное) письмо представляет собой:
  • а) совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
  • б) движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
  • в) документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
• 4. В начале служебного письма над текстом используются фразы этикетного характера:
  • а) «Уважаемый_!»;
  • б) «Дорогой _!»;
  • в) «Досточтимый _!».
• 5. В заключительной части служебного письма, перед подписью используются фразы этикетного характера:
  • а) «С дружеским приветом,…»;
  • б) «С почтением,…»;
  • в) «С уважением,…».
• 6. Этикетные фразы служебного письма, размещаемые в его начале и в заключительной части:
  • а) печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
  • б) пишутся от руки должностным лицом, подписывающим служебное письмо.
• 7. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти:
  • а) печатаются на бланках установленной формы каждого федерального органа исполнительной власти;
  • б) печатаются на бланке установленной формы одного федерального органа исполнительной власти по договоренности между руководителями;
  • в) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
• 8. Сроки подготовки инициативных писем определяются:
  • а) руководителями структурных подразделений федерального органа исполн ител ьной власти;
  • б) устанавливаются нормативными правовыми актами;
  • в) устанавливаются резолюцией руководителя федерального органа исполнительной власти.
• 9. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит:
  • а) регистрационный номер документа;
  • б) отметка о конфиденциальности;
  • в) отметка об исполнителе.
• 10. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются:
  • а) в один конверт;
  • б) в разные конверты.

Темы рефератов и докладов.

• 1. Этикет в деловой переписке.
• 2. Служебное письмо и его функции.
• 3. Культура деловой переписки.
• 4. Структура делового письма.
• 5. Требования к тексту делового (служебного) письма.
• 6. Языковые особенности стиля деловой переписки.
• 7. Рекомендации по построению фраз служебного письма.
• 8. Сокращения как заменители слов и словосочетаний в деловой переписке.
• 9. Формы обращения в служебных письмах.
• 10. Типовые ошибки в тексте служебных писем.
• 11. Инициативные письма и правила их оформления.
• 12. Информационные письма и правила их оформления.
• 13. Особенности подготовки сопроводительного письма.
• 14. Особенности подготовки письма-запроса.
• 15. Особенности подготовки письма-приглашения.
• 16. Особенности подготовки письма-благодарности.
• 17. Создание, хранение и использование электронных писем.
• 18. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
• 19. Регистрация и учет электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.