Контроль исполнения документов

Под контролем подразумевается совокупность действий, которые осуществляются с тем, чтобы обеспечить своевременное исполнение документов, включающая:

• 1) постановку документа на контроль;
• 2) учет результатов контроля и оформление исполненного документа;
• 3) исполнение документа.

При постановке на контроль учитываются сроки исполнения документа, которые, помимо прочего, указываются в резолюции руководителя (или иного уполномоченного лица). Различают сроки исполнения документа:

• а) типовой, установленный нормативным правовым актом;
• б) индивидуальный, который определяется организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителя предприятия.

Входящие документы, поступающие от органов власти или вышестоящих органов управления, чаще всего уже содержат требования по срокам их выполнения. Однако иногда бывает невозможно установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливают примерный срок, который по мере необходимости корректируют в процессе исполнения задания.

Контроль за исполнением документа может быть сроковый (с указанием конкретной даты исполнения), предупредительный (проводится с целью корректировки исполнения), текущий (если срок исполнения документа длительный и можно определить промежуточные даты проверки исполнения), последующий (итоговый) и т. д. При установлении длительного срока исполнения документа необходимо разбить исполнение на определенные этапы и осуществлять контроль поэтапно. В этом случае предусматриваются следующие виды контроля:

• а) предварительный (предупредительный), направленный на профилактику своевременного выполнения заданий, проверку хода исполнения документов;
• б) итоговый (последующий), который состоит в анализе результатов исполнения и состояния исполнительской дисциплины. На данном этапе можно исправить допущенные ошибки.

Технология контроля определяется принятой в организации системой регистрации документов. Для учета документов, как правило, используется журнальная (книжная) форма регистрации, а для контроля их исполнения заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Образцы журналов регистрации и контроля за исполнением поступающих в организацию и исходящих документов представлены ниже.

Нужно так организовать процесс контроля за исполнением документов, чтобы в любой момент можно было получить необходимую полную и достоверную информацию о каждом документе организации.

Исполнение документа.

Документ можно считать исполненным, если выполнены все поставленные в документе или в резолюции документа задания, а в журнале регистрации произведена соответствующая отметка об исполнении и направлении документа на хранение в дело. В журнале регистрации кратко записываются результаты исполнения документа и реквизит, который определит место хранения документа после завершения работы с ним.