Специфика координации в системе менеджмента

Координация — обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование устойчивого режима работы производственного механизма. Цель координации — установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей, специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

На современном этапе развития производства продолжается процесс дальнейшего разделения труда в сфере управления. Это требует усиления координации деятельности руководителей, специалистов и отдельных звеньев системы управления.

При нарушении координации руководители не информированы о работе друг друга, действуют обособленно, отсутствует сотрудничество. Координация осуществляется с помощью совещаний, личных контактов между руководителями, путем согласования рабочих планов, графиков, внесения в них корректив, увязки работы между исполнителями.

Координация — это функция, призванная поддерживать согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Главная особенность координации — гарантия взаимодействия и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и вертикали) через установление рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер данных связей может проявляться самым различным образом, например через координируемые процессы. Для выполнения данной функции могут использоваться разнообразные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), а также результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях и пр.

Координация предполагает следующие мероприятия:

• • установление единства и согласованности функций процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля);
• • гарантия согласованности между отдельными руководителями, сотрудниками;
• • согласование сроков выполнения управленческих функций, работ;
• • согласованность в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды, с деловыми партнерами;
• • коллективная разработка и согласование руководителями компаний основных параметров проекта, его бюджета (до детальной проработки бюджетов подразделений);
• • оптимальное разделение труда, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, исполнителями на всех уровнях;
• • устранение отклонений системы управления через заданные параметры.

Виды координации:

• • превентивная, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления и принимаются адекватные меры;
• • устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в системе в случае их возникновения;
• • регулирующая, предназначенная для поддержания систем управления и производства в установленных пределах;
• • стимулирующая, повышающая эффективность функционирования систем управления и производства.

Процесс координации в организации сопровождают два типа процедур:

• • непосредственное руководство деятельностью сотрудников в виде распоряжений, приказов, указаний и пр.;
• • действия, направленные на создание системы норм и правил, касающихся деятельности организации.

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит увеличение так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Если структуры управления становятся «плоскими», сокращается потребность в вертикальной координации.

Методы и техника управления, применяемые при координации.

• 1. Совершенствование планирования своей работы:
  • • уточнение необходимости такого совершенствования;
  • • учет и анализ использования рабочего времени;
  • • группировка и анализ информации;
  • • идеи по практическим мерам совершенствования.
• 2. Беседы о результатах с подчиненными (1—2 раза в год).
• 3. Разработка техники получения данных об отдаче подчиненного.
• 4. Техника принятия решений.
• 5. Способы поощрения.
• 6. Консультирование и индивидуальная подготовка.
• 7. Техника оказания влияния.
• 8. Способы подбора и оценки персонала.
• 9. Делегирование ответственности и властных функций.
• 10. Личные качества руководителя (умение вести беседу, повышать профессиональный уровень, работать в группе, управлять изменениями и др.).
• 11. Творческий подход к возникшей ситуации (творческая позиция, творческое выражение, творческая деятельность и др.).
• 12. Напористость в выполнении планов (целеустремленность, переход от слов к делу, доведение дела до конца и др.).