Организация контроля над деятельностью подчиненных. 
Анализ основных этапов процедуры контроля

В процессе контроля над деятельностью подчиненных выделяют четко различимые этапы:

• 1) выработка стандартов и критериев;
• 2) сопоставление стандартов и критериев с реальными результатами;
• 3) принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом из этапов реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля — это установка стандартов, определение конкретных, поддающихся измерению целей, которые ограничены временными пределами. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб, в рамках которого допускаются отклонения. В соответствии с принципом исключения только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной, с одной стороны, и неустойчивой — с другой.

Третий (заключительный) этап — измерение результатов — является обычно самым трудоемким и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, преобразование стандартов или невмешательство в работу системы.

Члены организации являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Соответственно при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание психологические аспекты и специфику поведения людей.

Большинство менеджеров осведомлены о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, однако некоторые забывают о способности контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Так, неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным именно на них. Люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, если задать осмысленные приемлемые стандарты контроля, установить двустороннюю связь, напряженные, но реальные стандарты контроля, избегать излишнего контроля, а также поощрять за достижение заданных стандартов контроля.

Поведение людей — это, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль успешно выполнял свою задачу, т. е.

обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевремен, гибок, прост и экономичен.

В целом контроль представляет собой непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля над деятельностью персонала организации:

• 1. Стратегическая направленность контроля — отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
• 2. Ориентация на результаты: конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
• 3. Соответствие делу: для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
• 4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
• 5. Гибкость контроля: контроль (как и планы) должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
• 6. Простота контроля: наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны, тогда как избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
• 7. Экономичность контроля: контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает ситуацию, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
• 8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль — это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

Функция контроля приобретает дополнительную степень сложности в том случае, когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках. Контроль в международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей как в штаб-квартире организации, так и за рубежом.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей, непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Основные факторы значимости эффективного контроля над деятельностью подчиненных организации:

• • контроль необходим для успешного функционирования всей организации;
• • без контроля в организации начинается хаос, а объединить деятельность каких-либо групп (подразделений, отделов и пр.) становится практически невозможно;
• • контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих в организации проблем раньше, чем они станут слишком серьезными;
• • контроль используется для стимулирования успешной деятельности сотрудников организации;
• • контроль необходим для устранения неопределенных ситуаций как во внутренней, так и во внешней среде;
• • контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций: функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис;
• • контроль поддерживает все те аспекты, которые являются успешными в деятельности организации;
• • широта контроля: контроль должен быть всеобъемлющим и интегрировать все аспекты деятельности членов организации.