Принципы организации управленческого учета

Принципы организации управленческого учета определяются рамочными параметрами двух основных составляющих системы, которыми являются информация управленческого учета и организационная структура системы управленческого учета.

Принципы формирования информации включают в себя требования, предъявляемые к качеству информации, порядку ее сбора, обработки и хранения.

Принцип формирования качественной информации управленческого учета предполагает ее соответствие следующим характеристикам:

• • уместность;
• • адресность;
• • оперативность;
• • достаточность, рациональность, полнота и точность;
• • гибкость;
• • понятность и полезность (релевантность);
• • надежность и обоснованность;
• • измеримость;
• • сопоставимость;
• • проверяемость;
• • экономическая эффективность.
• 1. Уместность заключается в определении экономической целесообразности разработки и внедрения элементов системы управленческого учета. Расходы на формирование системы учета не должны превышать экономический эффект от такого внедрения, при этом данные учета должны быть простыми и понятными при любой перегруппировке информации.
• 2. Адресность позволяет обеспечивать информацией конкретных сотрудников на разных уровнях управления с учетом принятой организационно-управленческой структуры и персонифицировать ответственность за достигнутые результаты.
• 3. Оперативность означает формирование информации таким образом, чтобы обеспечивать возможность принятия своевременных управленческих решений.
• 4. Достаточность, рациональность, полнота и точность предполагают, что минимальное количество данных, отражаемых в управленческом учете в полном объеме, позволяет получать максимально необходимое количество информации для принятия управленческих решений, предотвращая формирование избыточной, бесполезной для управления информации, затрудняющей принятие эффективных управленческих решений, замедляющей процесс ее обработки.
• 5. Гибкость — оперативность внесения уточнений, дополнений, корректировок в информацию управленческого учета в условиях изменяющихся бизнес-ситуаций.
• 6. Понятность и полезность — информация управленческого учета должна быть понятна подготовленным пользователям, при этом ее сложность не является основанием для ее исключения из предмета рассмотрения. Понятная информация должна быть полезна при принятии управленческих решений, направленных на достижение конечной цели управления.
• 7. Надежность и обоснованность — информация должна соответствовать требованиям действующего законодательства, подтверждаться теоретическими исследованиями и общепринятой практикой, быть документально зафиксированной.
• 8. Измеримость — в управленческом учете отражаются данные, поддающиеся измерению количественно или качественно.
• 9. Сопоставимость — информация управленческого учета должна быть сопоставима с соответствующей информацией бухгалтерского учета, сводного бюджета, оперативных планов, долгосрочных прогнозов, показателями внутренней отчетности, что необходимо для обеспечения коммуникационных связей между уровнями управления.
• 10. Проверяемость — информация управленческого учета должна поддаваться проверке, контролю для ее использования, интерпретации, анализа.
• 11. Экономическая эффективность — обеспечение информацией при принятии решений не может быть более дорогостоящим, чем выгоды, получаемые в результате ее использования.

Задание для размышления Оцените важность применения каждого принципа. К каким последствиям может привести их несоблюдение?^[1][2]

5. Конфиденциальность — информация управленческого учета предназначена в первую очередь для внутреннего использования. Конфиденциальный характер информации требует ее эффективной защиты, обеспечивающей информационную безопасность.

В простых системах защита информации подразумевает установку паролей для получения доступа к информации, необходимой и достаточной для выполнения профессиональных обязанностей.

В более сложных системах защита от несанкционированного доступа обеспечивается специальными программно-техническими средствами и системой организационных мероприятий. К таким средствам относят как встроенные возможности защиты — установка паролей входа в информационные системы и их периодическая смена системным администратором, предоставление прав доступа и идентификация пользователей; так и специальные аппаратные средства защиты информации от несанкционированного доступа, ее шифрования, специальные программные продукты. Организационные мероприятия включают в себя ограничение доступа в помещения, строгое закрепление рабочих мест за сотрудниками.

Качество содержания информации управленческого учета зависит и от соблюдения принципов формирования смежной информации бухгалтерского учета для целей управления, к которым отноятся:

• • принцип начисления — разграничение расходов по периодам исходя из того, что доходы и расходы, полученные (понесенные) в отчетном периоде, считаются доходами и расходами этого периода независимо от фактического времени поступления (или выплаты) денежных средств;
• • принцип обособленного учета операционных и инвестиционных расходов капитального характера — раздельное формирование информации об использовании ресурсов и генерации экономических выгод;
• • принцип непрерывности деятельности — формирование информации об использовании ресурсов и генерации экономических выгод на основе предположения, что финансово-хозяйственная деятельность будет продолжаться в обозримом будущем, в случае угрозы прекращения деятельности информация будет формироваться по другим, специальным правилам;
• • принцип преобладания экономического содержания над юридической формой — отражение в учете информации об объектах учета в соответствии с их экономическим содержанием, вне зависимости от документального оформления.

Принципы формирования организационной структуры управленческого учета должны обеспечивать:

• 1) структурное целеполагание;
• 2) распределение ответственности за достижение структурированных целей.

Структурное целеполагание — выбор целевой структуры информации.

Наиболее распространенными структурами информации управленческого учета являются:

• 1) функциональная структура, в которой информация формируется по функционально-технологическому признаку логистической, производственной, сбытовой, инвестиционной и управленческой деятельности. Структурирование информации, таким образом, обеспечивает достижение целей управления технологическими процессами и инвестициями;
• 2) структура в разрезе бизнес-единицы обеспечивает информационную поддержку достижения целей, поставленных перед ними.

Распределение ответственности за достижение целей в управленческом учете обеспечивается применением модели центров ответственности в системе бюджетов; контроля и мониторинга с использованием системы ключевых показателей эффективности (KPI — Key Perfounance Indicator), применяемых для оценки успешности конкретных действий сотрудников.

Центр ответственности — структурное подразделение, деятельность которого сопряжена с потреблением ресурсов — возникновением расходов в целях получения будущих экономических выгод — доходов в денежной или иной форме.

Центры ответственности наделяются полномочиями по принятию управленческих решений, достаточных для достижения поставленных целей, за которые они несут ответственность.

Для целей управленческого учета выделяют:

• 1) центры расходов;
• 2) центры доходов;
• 3) центры прибыли;
• 4) центры инвестиций.

Под центром расходов понимают организационную единицу — структурное подразделение, деятельность которого приводит к возникновению измеримых расходов в плановом периоде, поддающихся группировке и классификации по различным признакам, которые можно проконтролировать по итогам фактических результатов деятельности.

При выделении центров расходов учитывают:

• 1) наличие руководителя с установленной сферой ответственности;
• 2) однородность осуществляемых операций и потребляемых ресурсов — материальных, трудовых, амортизируемых, позволяющих четко выделить факторы, влияющие на величину расходов, и определить при необходимости наиболее обоснованные базы распределения;
• 3) адресную принадлежность расходов, позволяющую идентифицировать расходы по центрам ответственности;
• 4) возможность оценки результатов по одному из двух количественных критериев — получение максимального результата при определенном уровне расходов или минимизация расходов для достижения результата на определенном уровне — и по дополнительным качественным критериям.

Центр доходов — это организационная единица, деятельность которой направлена на возникновение измеримых доходов в плановом периоде, поддающихся группировке и классификации по различным признакам, которые можно проконтролировать по итогам фактических результатов деятельности (например, отдел продаж промышленного предприятия, отдел оптовой торговли в торговых организациях, отдел розничных продаж банка, отдел распространения в издательстве). Эти подразделения отвечают за формирование ежемесячных доходов в результате передачи прав на продукцию, товары, работы и услуги покупателям в соответствии с заключенными договорами.

Деятельность этих подразделений приводит и к формированию расходов, но целевая ответственность ограничивается получением доходов.

При выделении центров доходов учитывают:

• 1) наличие руководителя с установленной сферой ответственности;
• 2) адресную принадлежность доходов, позволяющих идентифицировать доходы по центрам ответственности;
• 3) возможность оценки объема полученных доходов по количеству и по дополнительным качественным критериям, таким, например, как обеспечение и рост продаж на конкурирующих рынках.

Под центром прибыли понимают организационную единицу, деятельность которой приводит к возникновению измеримых расходов и доходов в плановом периоде, поддающихся группировке и классификации по различным признакам, которые можно проконтролировать по итогам рентабельности.

При выделении центров прибыли учитывают:

• 1) возможность оценки расходов, формируемых центром самостоятельно;
• 2) возможность учета расходов в разрезе разных классификационных признаков расходов, таких как, например, зависимость от объема выпуска;
• 3) возможность оценки результатов по показателю максимальной прибыли при установленном объеме потребленных ресурсов, объеме выпуска продукции, оказании услуг, выполнении работ, продаж товаров и ценах.

В целях стимулирования деятельности внутри организации могут создаваться центры прибыли с использованием механизма трансфертного ценообразования. Они предназначены исключительно для дополнительного контроля за эффективностью деятельности.

Трансфертное ценообразование — механизм внутренних расчетов между структурными подразделениями при передаче друг другу произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг при соблюдении заранее выработанных условий. В результате использования данного механизма не формируются реальные доходы.

Центр инвестиций представляет собой организационную единицу, деятельность которой приводит к возникновению измеримых инвестиционных расходов, поддающихся группировке и классификации по различным признакам, которые можно проконтролировать по итогам бизнес-планирования инвестиционного проекта и в ходе его реализации, оценить эффективность использования инвестированных средств.

Центры ответственности организуют с использованием централизованного или децентрализованного подхода.

Централизованный подход позволяет создать пирамидальную структуру с иерархическим распределением ответственности по уровням управления. Такая структура возлагает большую степень ответственности за достижение целевых показателей на высший уровень управления. Средний и низший уровни управления отвечают за достижение поставленных перед ними локальных задач, но минимизации отклонений от заданных параметров деятельности.

Децентрализованный подход позволяет передать больше полномочий среднему и низшему звеньям управления и сократить объем ответственности высшего уровня управления с одновременным расширением его контрольных функций.

Деятельность центров ответственности может приводить к конфликту интересов, например, когда центры конкурируют на ограниченном рынке сбыта и рост прибыли одного центра ответственности приводит к ухудшению результатов другого. Конфликт интересов решается путем повышения в управленческой иерархии уровня центра прибыли и закрепления на нижних уровнях ответственности только за доходы или расходы.

Пример 1.1.

В высшие учебные заведения принимается ограниченное количество студентов. В случае признания принимающих факультетов центрами прибыли возникнет конфликт интересов, поскольку прием на один факультет означает сокращение приема на другой факультет. Конфликт может быть разрешен выбором в качестве центра прибыли приемной комиссии.

• [1] Соблюдение всех принципов формирования качественной информациив управленческом учете обеспечивает достоверность его данных. Принципы сбора, обработки и хранения информации управленческогоучета включают в себя: 1) аналитичность; 2) системность подготовки во временных интервалах; 3) превышение доходов от получения информации над расходами на ееподготовку; 4) комплексность; 5) конфиденциальность.
• [2] Аналитичность означает наличие исчерпывающей информацииоб объектах учета, позволяющей проводить анализ. 2. Системность подготовки во временных интервалах — информацияуправленческого учета должна формироваться на систематической основе, с определенной периодичностью, преимущественно по периодам возникно-вения потребности в ней для принятия решений. 3. Превышение доходов от получения информации над расходамина ее подготовку — информация управленческого учета должна формироваться при условии, что доходы от ее формирования будут превышатьрасходы на ее подготовку. 4. Комплексность предполагает возможность многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления. Соблюдение этого принципа позволяет создать рациональную и экономическую систему учета сообразно размерам и масштабам деятельности, содействовать достижению стратегических целей предприятия, при принятии управленческих решений на любом уровне приоритетным считатьинтересы предприятия в целом.