Документирование и оформление документов

В результате изучения данной главы студент должен:

знать

• • организационно-распорядительные и информационно-справочные документы;
• • требования к стилю и оформлению официальных документов;
• • порядок употребления терминов, словосочетаний и аббревиатур;
• • свойства информации для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления;
• • требования к оформлению документов;
• • содержание, общие требования к оформлению управленческой документации;

уметь

• • осуществлять оформление управленческой документации;
• • различать и составлять основные виды распорядительных документов;
• • составлять информационно-справочные документы;

владеть

• • навыками оформления служебных документов;
• • методикой работы с основными видами документов;
• • способностью составлять первичные документы.

Системы документации

Историческое развитие систем документации

Многие из классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации — в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.

Каждый документ, будучи сам, но себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации — массовой, специальной или личной, — является элементом более крупной документной системы.

Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему, которая состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.

Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности.

В связи с этим рассмотрим эти системы на примере специальной документации — обширной по объему, разнообразной, но своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функционалы те и корпоративные (атрибутивные).

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

• — система организационно-распорядительной документации;
• — система плановой документации;
• — первичная учетная документация;
• — отчетно-статистическая;
• — документация по труду;
• — система бухгалтерской документации;
• — система финансовой и расчетно-денежной документации;
• — система статистической и ведомственной отчетности.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектно-конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и другой документации.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры).

К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.

В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. Например, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом.

Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам.

Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, по нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.

Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т. е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в XVI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем начали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.

В дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: докумонтирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т. п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др.

В XVI—XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и другими документами, а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходнорасходные книги и т. д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.

После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система организационно-распорядительной документации). Некоторые системы документации исчезли (например, коммерческая система). Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.

Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. На современном этапе развитие систем документации идет в двух направлениях.

Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.

Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление к комплексной обработке.