Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

Кандидат на должность представляет в отдел кадров ряд персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих его производственную, научную, педагогическую и иную деятельность, человеческие качества, например: резюме, заявление о приеме на работу или назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиографию, характеристику (или рекомендательное письмо), копии документов об образовании, степенях и званиях, представление к назначению на должность, контракт, список научных трудов и изобретений и другие документы.

Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате груда включаются в трудовой договор.

Представленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело работника, является предметом тщательного изучения руководителями организации, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.

Документы каждого кандидата на должность или работу должны храниться в индивидуальной папке, на обложке которой указываются: фамилия, имя и отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность (работа) и структурное подразделение, дата обращения к работодателю о приеме на работу, технологические этапы и даты решения вопроса в соответствии с технологической цепочкой документирования приема на работу.

Этапы могут заранее указываться на обложке и затем поочередно сниматься с контроля внесением даты выполнения той или иной процедуры. Внутри папки должна находиться и регулярно пополняться опись находящихся в ней документов. В папке находятся также черновики и варианты документов, составляемых в процессе оформления приема на работу. Папки хранятся в запирающемся и опечатываемом металлическом шкафу или сейфе.

Внутри шкафа папки систематизируются по структурным подразделениям организации, затем — по должностям (рабочим местам) и фамилиям по алфавиту, иногда — по технологическим этапам оформления приема граждан на работу.

Не допускается хранить документы граждан без индивидуальных папок, в россыпи, в ящиках рабочего стола сотрудника кадровой службы. Передача папок с документами внутри кадровой службы и допущенным к этим документам должностным лицам, экспертам осуществляется под роспись в передаточном журнале.

Основные документы, необходимые для приема, перевода и увольнения представлены в приложениях 11—13.

Рассмотрим основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность.

В российской практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме, который содержит следующие данные:

• — Ф. И. О.;
• — домашний адрес и телефон;
• — должность, на которую претендует кандидат;
• — образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания);
• — список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;
• — список публикаций (если есть);
• — патенты (если есть);
• — квалификация по должности, на которую претендует;
• — военная служба;
• — общественная деятельность;
• — личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).

В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться и т. п. Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию.

В России резюме имеет необязательный информационнорекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.

В процессе решения вопроса о приеме помимо резюме заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и часто составляется автобиография, содержание которых проверяется сотрудником отдела кадров и которые играют основную достоверную роль в изучении анкетно-биографических данных кандидата на должность.