Рекомендательное письмо и характеристика

Рекомендательное письмо составляется организацией, фирмой или авторитетным частным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа гражданина, которую он исполнял в данной организации. В документе описываются знания и навыки претендента на должность и оцениваются его личные качества.

С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получены по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика.

Характеристика (рекомендация) является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Она обычно выдается, но запросам военкоматов, следственных органов, судов, государственных учреждений, крупных фирм и подобных организаций, представляется в аттестационные комиссии.

Характеристика составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, подписывается первым руководителем организации или полномочным заместителем первого руководителя и представителем профсоюзного органа. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике, оформляется на общем бланке и обязательно датируется. Подписи заверяются гербовой печатью организации.

В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы в организации, на предприятии, продвижение, но службе, отношение к работе, рост профессионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оценивается деловой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера.

Текст излагается от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т. е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана.

Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или пересылаются по запросу.

Характеристика составляется на бланке организации в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа («ХАРАКТЕРИСТИКА»), текст, подписи, дату, печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части.

Первая часть — анкетные данные, следующие за названием документа, где указываются имя, отчество, фамилия, должность, ученая степень и звание (если имеются), год рождения и образование.

Вторая часть — данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы в данной организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).

Третья часть — собственно характеристика, т. е. оценка деловых и личных качеств сотрудника как с положительной, так и с отрицательной стороны.

Четвертая часть — заключительная — содержит выводы и рекомендации в соответствии с назначением характеристики.

При составлении рассматриваемого документа следует отказаться от тех шаблонов и обобщенных формулировок, которые сложились в практике работы многих организаций и не отражают потребностей сегодняшнего дня в вопросах подбора и расстановки персонала.

Формальные, неконкретные, односторонние письменные отзывы не выполняют своей главной задачи — объективно охарактеризовать сотрудника, дать полное представление о его профессиональных, деловых и личных качествах с целью использования его знаний и опыта в той или иной сфере деятельности.

В связи с этим важнейшей частью характеристики является реальная оценка непосредственной деятельности сотрудника, его отношения к порученной работе, качества и сроков ее выполнения, стремления к повышению квалификации, перспектив профессионального роста и др.

Характеристика подписывается начальником подразделения, в котором работал (-ет) сотрудник, а на высших руководителей, их заместителей и ведущих специалистов — руководителем организации. Ниже проставляется дата составления характеристики. Подписи на характеристике заверяются печатью организации.

Если характеристика утверждалась на заседании правления организации, то в тексте дается ссылка на номер и дату протокола его проведения.

Сформулируем некоторые требования к письменной характеристике'.

• — прежде всего она должна создавать в воображении читающего живой образ конкретного человека, чтобы после ее прочтения возникало ощущение знакомства с ним;
• — она должна провоцировать своей очевидностью конкретные управленческие решения в отношении характеризуемого лица;
• — она должна содержать в себе объяснение возможного поведения работника (как «положительного», так и «отрицательного»);
• — в ней должны быть показаны сильные и слабые стороны работника в их взаимозависимости и взаимообусловленности;

работник должен ощущать положительные эмоции от предъявления характеристики (не потому, что он там изображен хорошим, а потому, что похож); так некоторые с удовольствием показывают свои фотографии, если считают, что они «получились»;

• — следует не доказывать, а «показывать» наличие тех или иных качеств (черт); даже в ряде случаев апеллировать не к логике, а к интуиции;
• — характеристика должна помочь работнику стать лучше, разобраться в самом себе, понять, каким он представляется окружающим.

Выдают характеристику работнику на руки или с его ведома пересылают в ту организацию, которая ее запросила.

В ряде случаев руководители, дающие характеристики, могут провести разъясняющие беседы с теми, на кого они составлялись.

Приведем примерный ход проведения такой беседы.

• 1. Приветствие, предложение сесть, личные слова.
• 2. Объяснение причины составления характеристики (если подчиненный не знает).
• 3. Высказывание похвалы о поведении и работе характеризуемого, а также достигнутых им успехах в обучении и повышении квалификации.
• 4. Обсуждение положительных оценок. При этом необходимо характеризуемо:^' дать стимул к размышлению; мотивировать к достижению еще более высоких результатов; затронуть вопрос повышения по службе и т. д.
• 5. Подробное обоснование и подкрепление конкретными примерами отрицательных оценок. При этом нужно высказать свою точку зрения и объяснить ее; никогда не сравнивать характеризуемого с другими работниками или приводить их в качестве примера; показать положительные ростки; дать советы о возможностях улучшения; предложить помощь и т. д.
• 6. Выслушивание мнения характеризуемого о полученных оценках по каждому критерию, его возражения и аргументы. При этом следует сделать так, чтобы характеризуемый почувствовал себя партнером по беседе, нс выставлять себя начальником, но и не становиться на уровень «приятеля», дать возможность «выпустить пар» и т. д.
• 7. При обсуждении каждого отдельного критерия определить совпадение его с характеристикой. При этом обязательно спросить, согласен ли характеризуемый с оценками, а при несовпадении еще раз проверить характеристику по спорному признаку или сделать на ней пометку, что по этому пункту согласия достигнуто не было.
• 8. Объяснение и обоснование последствий, вытекающих из данной характеристики.
• 9. Выяснение ответной реакции.
• 10.Ободряющее заключительное слово; благодарность за откровенный разговор; надежда на дальнейшую хорошую совместную работу; прощание.

Еще одна важная проблема — это недопущение ошибок при составлении характеристики. Рассмотрим отдельные ситуации.

Симпатия/антипатия. Нужно попытаться исключить необоснованное расположение или отрицательное отношение к характеризуемому человеку или отдельным чертам его характера.

Настроение. Из-за плохого настроения или неприятностей ошибки кажутся более серьезными, чем они есть на самом деле. Следует позднее проконтролировать сделанные записи.

Не все мерить только по самому себе. Свое собственное поведение или результаты не считать единственным мерилом при составлении характеристики. Кто не так темпераментен, как вы, не обязательно должен быть «вялым», он может быть «спокойным и рассудительным».

Эгоизм/зависть. Часто выпускники школ или люди, пришедшие со стороны, сознательно оцениваются строже человеком, который пытается показать свою собственную компетентность. Нужно не переоценивать самого себя.

Теория о личностях. Необходимо постараться не делать обобщений «из многолетнего опыта». Так, например, рыжеволосые необязательно агрессивны. Следует объективно наблюдать и оценивать.

Накладки. Определенные положительные или отрицательные результаты, свойства затеняют другие результаты и свойства, в связи с чем легко можно дать неправильную характеристику. Нужно попытаться выяснить, нс оказывают ли эти впечатления влияния на характеристику.

Обобщения — это, как и предвзятость, заранее сформированные мнения, например, что все блондинки обязательно имеют проблемы с логикой мышления. Следует проверить свое мнение при составлении характеристики.

Тенденция к мягкости. Боязнь сказать в своей характеристике правду или желание пощадить определенных лиц. Нужно спросить себя, может быть, вы щадите других, чтобы они не затаили на вас обиду и не подвели в трудных ситуациях.

Строгость и снисходительность. Некоторые руководители могут быть преднамеренно снисходительными к ряду сотрудников, чтобы дать им возможность продвинуться по работе, создать впечатление об оказанной услуге и затем использовать это или чтобы завоевать их расположение. Начальник, заблуждаясь, также может полагать, что низкие результаты оценки сотрудников могут говорить о его неспособности к объективной оценке. Следует быть более требовательным.

Центростремительная тенденция. Под влиянием конъюнктурных соображений начальник может оценивать работу своих подчиненных с минимальным разбросом оценок вокруг среднего уровня. В этом случае вся предыдущая работа по систематической оценке их труда, к сожалению, разрушается. Нужно быть более объективным.

Эффект «гало». Это, возможно, наиболее распространенная ошибка в проведении оценок, обусловленная субъективным отношением к подчиненным, которые, с точки зрения начальника, не способны сделать ничего плохого или, наоборот, ничего хорошего. У последнего уже сформировалось свое мнение об отдельных работниках, и именно это субъективное мнение определяет результаты оценки их труда. Следует отбросить всякую предвзятость и по-новому взглянуть на работу своих подчиненных.

Высказывания третьих лиц. Положитесь на свои собственные наблюдения и выводы. Не проверив мнения или советы третьих лиц, не учитывайте их.

В последнее время в практике работы современных организаций все чаще используется другая разновидность характеристик — рассмотренные выше рекомендательные письма. Их отличительная особенность от первых состоит в том, что данный вид документа не регламентирован, не обязателен и необходим лишь в тех елучаях, когда требуется подтверждение о работе в солидных компаниях, администрация которых ручалась бы за профессиональные, деловые и личные качества своих бывших сотрудников, проявленные ими за время работы.

Нередко, чтобы избежать проблем при увольнении недобросовестных сотрудников, администрация предоставляет им положительные отзывы и рекомендательные письма. Вместе с тем с целью недопущения подобных ошибок в ряде стран при составлении подобных документов используется так называемый эзопов язык, например, бывшего работника, злоупотреблявшего алкоголем, в рекомендательном письме называют «дружелюбным», а несдержанного к женщинам характеризуют как «общительного».

В идеале, пока в России еще не выработались единые требования к отзывам, для получения объективных сведений о потенциальных претендентах на занятие вакантных должностей в рекомендательных письмах необходимо рядом с подписью составивших их лиц давать номера служебных телефонов последних, по которым можно получить необходимую консультацию.