Унифицированные системы документации

В настоящее время стремительными темпами происходит увеличение потоков информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим на первый план вышла проблемы упорядочения потоков информации, а также установления необходимого и достаточного количества видов документов, для рационального информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка выросших потоков информации требовала много временных затрат и подчас не давала высокого качества. Поэтому, появляется потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако для эффективного использования в практической деятельности средств автоматизации и механизации, необходимо упорядочить систему документации, для которой они предназначены, ведь между упорядочением этой системы и эффективностью внедрения имеется прямая зависимость. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация [2;3;5].

Для правильного понимания функций документационного обеспечения процессов управления необходима единообразная трактовка информации, которая их описывает. С этой целью рассмотрим различные виды профессиональных типологизаций управленческих документов и терминологию, зафиксированную в соответствующих законодательных и подзаконных актах и действующих нормативных документах.

Основы документирования управленческой деятельности

Делопроизводство это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ материальный носитель информации, имеющий юридическую силу и служащий доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия [2;3;5].

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают [2;3]:

значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;

плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;

преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;

недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;

недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;

неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.

Основы совершенствования документов и документационного обеспечения процессов управления заложены в таких отраслям науки, как документалистика, изучающая методы и средства коммуникации посредством документов; документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации; архивоведение, информатика и стандартизация. Все шире используются возможности современных средств организационной и вычислительной техники, систем связи и передачи данных, новейших информационных технологий (в том числе мультимедийных).

Следует отметить большой интерес к возможностям обработки данных и получения интегрированной и целенаправленной информации с использованием современных математических методов (теория размытых множеств и лингвистической переменной, нетрадиционные логики и др.), информационно-аналитических и экспертных систем [2;3].

Процесс управления характеризуется определенным набором основных типовых документируемых операций:

сбор и обработка документной информации;

подготовка, принятие и документирование управленческих решений;

доведение решений до исполнителей;

исполнение решений;

контроль исполнительской дисциплины;

передачу документной информации по вертикальным и горизонтальным связям;

хранение, накопление и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется как в рамках традиционной технологии делопроизводства, так и с использованием современных информационных технологий на базе новейшей вычислительной и организационной техники.

Сама технология делопроизводства, т. е. набор методов и способов организации и ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, регламентирована законодательством, нормативными актами, методическими и инструктивными материалами министерств и ведомств, международными, межгосударственными и национальными стандартами, другими нормативными документами.

Каждое проявление управленческой деятельности документируется в соответствующей форме.

Главные требования к регистрации документов сводятся к следующему:

однократность регистрации;

карточная форма;

унификация регистрационных карточек и их реквизитов;

возможность использования регистрационных карточек для организации учета, контроля, поиска и анализа документов.

Предусмотрено создание в современном делопроизводстве справочных картотек с использованием различных принципов их построения.

Главная цель делопроизводственного контроля определяется как обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов, даны рекомендации техники контрольной работы.

Основные положения работы с документами направлены на обеспечение максимальной эффективности труда при наименьших затратах путем установления единого подхода к рационализации делопроизводства и информационного обеспечения управления [2].