Выделенные к уничтожению документы с грифом «Коммерческая тайна», черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т. д.).
В учетных данных документов (журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна» и даты.
По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т. д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.
Уничтожение документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.
Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты.
При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.
Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «Коммерческая тайна» вносятся в отдельный акт уничтожения, и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» .
Уничтожение документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» должно производиться путем их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов.
В акте об уничтожении делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и секретарем. После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
.
Вопрос о сроках и порядке хранения документов, образующихся в ходе функционирования организаций, немаловажен для многих организаций.
При характеристике порядка хранения конкретных документов организаций различных организационно-правовых форм необходимо иметь представление о системе нормативных правовых актов, регулирующих правоотношения по хранению документов, и общие положения архивного дела в России.
С древнейших времен известно, что самый надежный способ избавиться от информации — это уничтожить ее вместе с носителем. Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить.
Рассмотрим, как правильно это сделать. Сначала руководитель фирмы издает приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию включаются компетентные работники организации, способные оценить важность тех или иных документов. Затем комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом — порвать, сжечь, отправить в шредер. В итоге экспертная комиссия составит еще один акт — о физическом уничтожении документов.
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изменениями от 7 мая 2009 г.).
Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 22, 30 декабря 2008 г.).
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.).
Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (с изменениями от 8 декабря 2003 г., 18 декабря 2006 г., 24 июля, 1 декабря 2007 г.).
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03−33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» .
Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях // Право и экономика, N 6, июнь 2005 г.
Кензеева И. Утеря или уничтожение документов: предотвращение, последствия, восстановление // Финансовая газета. Региональный выпуск, N 51, декабрь 2005 г.
Комлева А. А. Уничтожение документов // Бюджетный учет, N 3, март 2009 г.
Некористова Е. Работа с документами под грифом «Коммерческая тайна» на предприятиях малого бизнеса // Кадровик. Кадровое делопроизводство, N 12, декабрь 2008 г.
Ташкова М. А. Хранить нельзя уничтожить // Нормативные акты для бухгалтера, N 16, август 2006 г.
Храмцовская Н. А. Уничтожение и восстановление документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, N 8, август 2006 г.
Комлева А. А. Уничтожение документов // Бюджетный учет, N 3, март 2009 г.
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03−33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» .
Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях // Право и экономика, N 6, июнь 2005 г.
Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 22, 30 декабря 2008 г.).
Комлева А. А. Уничтожение документов // Бюджетный учет, N 3, март 2009 г.
Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (с изменениями от 8 декабря 2003 г., 18 декабря 2006 г., 24 июля, 1 декабря 2007 г.).
Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях // Право и экономика, N 6, июнь 2005 г.
Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях // Право и экономика, N 6, июнь 2005 г.
Комлева А. А. Уничтожение документов // Бюджетный учет, N 3, март 2009 г.
Ташкова М. А. Хранить нельзя уничтожить // Нормативные акты для бухгалтера, N 16, август 2006 г.
Храмцовская Н. А. Уничтожение и восстановление документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, N 8, август 2006 г.
Храмцовская Н. А. Уничтожение и восстановление документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, N 8, август 2006 г.
Храмцовская Н. А. Уничтожение и восстановление документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия, N 8, август 2006 г.
Кензеева И. Утеря или уничтожение документов: предотвращение, последствия, восстановление // Финансовая газета. Региональный выпуск, N 51, декабрь 2005 г.
Некористова Е. Работа с документами под грифом «Коммерческая тайна» на предприятиях малого бизнеса // Кадровик. Кадровое делопроизводство, N 12, декабрь 2008 г.
Некористова Е. Работа с документами под грифом «Коммерческая тайна» на предприятиях малого бизнеса // Кадровик. Кадровое делопроизводство, N 12, декабрь 2008 г.
