Редактирование текста служебного документа

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• • содержание понятий: редактирование документа, техника правки служебного документа, лексические, морфологические и синтаксические трудности языка документа, речевой этикет документа;
• • основные виды и типы ошибок в документе;
• • способы устранения типичных ошибок в деловых бумагах и документах;

уметь

• • использовать языковые единицы в соответствии с современными нормами литературного языка;
• • продуцировать деловые тексты разных жанров в письменной форме;
• • обнаруживать речевые ошибки на всех уровнях структуры языка;

владеть

• • навыками свободного, точного и правильного изложения мысли в документе, соблюдая нормы построения текста (логичность, последовательность, связность, соответствие теме и др.);
• • способностью к эффективному деловому письменному общению, деловой переписке.

Помните, что на свете есть много умных людей, которые могут заметить у вас ошибки, и если они правы, не стесняйтесь согласиться с ними.

В. Л. Обручев

Методика редактирования и техника правки служебных документов

Слово «редактирование» происходит от лат. redactus — приведение в порядок.

• Редактирование — это сложный аналитический процесс, который включает в себя проверку достоверности представленных в нем сведений и достаточности фактического материала, улучшение стиля документа и проверку грамотности изложения.

В процессе редактирования устанавливается соответствие анализируемого материала экстралингвистическим и лингвистическим требованиям, предъявляемым к тексту документа.

Известно, что редактирование текстов, публикуемых в печати, осуществляется сотрудниками издательств, специалистами в редакторском деле, а тексты документов обычно редактируются самими составителями и их помощниками (референтами, секретарями). Поэтому навыками редактирования служебных документов должен обладать каждый служащий, который по роду своей деятельности оформляет и составляет самые различные деловые бумаги.

Обратите внимание Любое редактирование — сложный творческий процесс, а редактирование служебных документов имеет ряд специфических особенностей.

Прежде всего, составитель, он же и редактор документа, должен:

• • хорошо ориентироваться в той области знаний, с которой связано содержание редактируемых материалов;
• • уметь пользоваться справочной литературой общего и специального характера;
• • владеть официально-деловым стилем речи;
• • уметь пользоваться методикой редактирования и техникой литературной правки.

Методика редактирования документа. Методика редактирования служебного документа предполагает определенную последовательность в редакторской работе. Правильным направлением при редактировании служебного документа является поступательное движение от текста к слову:

• • сначала редактор исправляет фактологические и логикосмысловые ошибки и недочеты в целостном тексте;
• • затем переходит к исправлению нормативно-стилистических и собственно стилистических ошибок в построении сложных и простых предложений;
• • в последнюю очередь осуществляется языковая работа над словосочетанием и отдельными словами.

Профессионалами-редакторами замечено, что соблюдение именно такой последовательности в процессе редактирования сводит к минимуму пропуск ошибок или недочетов в тексте, исключает двойную работу со словом.

Редактирование документа должно осуществляться поэтапно. Обычно эта работа состоит из трех основных этапов:

• 1) первичное знакомство с текстом документа и его логикосмысловой анализ;
• 2) проверка фактического материма документа;
• 3) собственно редактирование с исправлением всех видов языковых ошибок.

Рассмотрим последовательно этапы редактирования текста документа.