Документооборот организации. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки^[1].

Общие принципы организации документооборота представлены на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Общие принципы организации документооборота.

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Документооборот современной организации формируется на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде. Для автоматизации ДОУ используют различные информационные технологии:

• — программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами);
• — системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;
• — системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов;
• — программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.

Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

• — образцы оформления документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;
• — номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• — порядок регистрации документов;
• — правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);
• — сроки хранения документов и файлов;
• — правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (т.е. хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);
• — сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• — порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;
• — правила составления и оформления дел;
• — порядок временного изъятия документов из дел;
• — правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• — порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
• — методическое руководство работы с документами.

Если в организации по каким-либо причинам (фирма очень небольшая, только начала свою деятельность и т. д.) еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами необходимо руководствоваться приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

В Приложении 1 представлены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

График документооборота. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком до ку ментооборота ор га низации.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т. п. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы, представленные на рис. 3.13.

Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к его работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных. Работу по составлению графика документооборота и контроль его исполнения организует руководитель специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела, канцелярии, секретариата и др.). График документооборота утверждается руководителем организации.

Рис. 3.13. Разделы графика документооборота.

Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевременность подготовки необходимых управленческих документов.

• [1] ГОСТ Р 7.0.8—2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2014. С. 4.