Функциональные обязанности секретаря и серетаря-референта

Функции/требования Должности Секретарь-референт

Помощник руководителя

Должностные обязанности Документационное обеспечение управления Делопроизводство

(документирование в полном объеме), кадровое делопр-во, осуществление (и документирование) отдельных хозяйственных операций, машинописные работы Документац-нное обеспечение управления (делопроизвод-во, в т. ч. кадровое, протоколирование совещаний, контроль исполнения распоряжений, переписка, договоры, обработка корреспонденции, подготовка документов)

Информационное обеспечение управления Формирование информационных баз, обработка информационных ресурсов Информационное обслуживание

Организационное обеспечение управления Фильтрация и распределение телефонных контактов, организация и планирование рабочего дня руководителя, выполнение его поручений, организация и координация приема посетителей, организация и ведение переговоров Планирование рабочего дня, выполнение личных поручений руководителя, организация работы офиса, «билетно-визовая поддержка» (заказ билетов), организация переговоров, командировок

Знание иностранного языка От базовых знаний до свободного владения От «хорошего уровня» до свободного владения

Технические умения и навыки

ПК

Факс, ксерокс Мини-АТС Машинопись Интернет, электронная почта Уверенный пользователь Обязательно Обязательно Обязательно

«Продвинутый пользователь»

Квалифицированный пользователь Обязательно Обязательно Обязательно Квалифицированный пользователь Должностные обязанности Документационное обеспечение управления Делопроизводство

(документирование в полном объеме), кадровое делопр-во, осуществление (и документирование) отдельных хозяйственных операций, машинописные работы Документац-ное обеспечение управления (делопроизвод-во, в т. ч. кадровое, протоколирование совещаний, контроль исполнения распоряжений, переписка, договоры, обработка корреспонденции, подготовка документов) Информационное обеспечение управления Формирование информационных баз, обработка информационных ресурсов Информационное обслуживание Организационное обеспечение управления Фильтрация и распределение телефонных контактов, организация и планирование рабочего дня руководителя, выполнение его поручений, организация и координация приема посетителей, организация и ведение переговоров Планирование рабочего дня, выполнение личных поручений руководителя, организация работы офиса, «билетно-визовая поддержка» (заказ билетов), организация переговоров, командировок Знание иностранного языка От базовых знаний до свободного владения От «хорошего уровня» до свободного владения Технические умения и навыки

ПК

Факс, ксерокс Мини-АТС Машинопись Интернет, электронная почта Уверенный пользователь Обязательно Обязательно Обязательно

«Продвинутый пользователь» Квалифицированный пользователь Обязательно Обязательно Обязательно Квалифицированный пользователь Как мы видим, секретарско-референтская работа многопланова, многопрофильна и имеет много градаций: от технического секретаря и секретаря-референта — до помощника руководителя и офис-менеджера. У референта — помощника руководителя творческая часть работы значительно выше, чем у секретаря технического, и занимает большую часть его времени. Он сам составляет документы по поручению руководства, готовит обзоры, сложные справки, представляет фирму на переговорах. Но любому референту приходится оформлять документы, работать с ними, отвечать на телефонные звонки, первому принимать посетителей и т. д. Сегодня повсеместно внедрены компьютерные технологии, которые в корне меняют работу по информационно-документационному обслуживанию и в то же время повышают требования к знаниям и умениям секретарского и референтского состава управленческого аппарата.

Таким образом, можно сделать вывод, что для того, чтобы соответствовать современным требованиям, серктарю-референту необходимо:

— иметь профессиональный имидж;

— хорошо владеть речью и письмом;

— обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);

— содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

— уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;

— квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;

— осваивать разработки новых компьютерных программ;

— быть энергичным, проявлять инициативу;

— уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

— поддерживать эффективную работу офиса в отсутствие шефа;

— проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяются качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.

Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т. д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. — М.: Изд. центр «Март», 2005. — 320 с.

Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство / М. В. Кирсанова. — М.: Инфра-М, 2006. — 312 с.

Референт руководителя / О. Я. Гойхман, Л. М. Гончарова и др.; Под ред. О. Я. Гойхмана. — М.: Ось-89, 2006. — 528 с.

Секретарь — первый помощник руководителя // Секретарское дело. — 2003. — № 1. — С. 5.

Стенюков, М. В. Справочник секретаря / М. В. Стенюков. — М.: Приор, 2001. — 340 с.

Теория и практика референтской деятельности / Под ред.О. Я. Гойхмана. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 248 с.

Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. — М.:Изд. центр «Март», 2005. — С. 248

Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. — М.: Инфра-М, 2006. — С. 10−11

Референт руководителя / О. Я. Гойхман, Л. М. Гончарова и др.; Под ред. О. Я. Гойхмана. — М.: Ось-89, 2006. — С. 21−22

Секретарь — первый помощник руководителя // Секретарское дело. — 2003. — № 1. — С. 5.