Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированными системами организационно-распорядительной документами (УСОРД) и ОКУД (класс 200 000). В письме наименование вида документа («письмо») не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола заседания коллегиального органа организации — дата заседания (принятия решения); для акта — дата события. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 июля 2016 г. следует оформлять 07.07.2016. При использовании цифрового способа оформления даты, если дата не заканчивает предложение, после последних цифр не ставится. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 7 июля 2016 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2016.07.07.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Например: на №_от_. Ссылка на регистрационный номер не предполагает включение в этот реквизит слов «ваш», «наш».

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, при этом употребляются только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации-адресата и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже («Министерство юстиции Российской Федерации»), При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата («Президенту акционерного общества „Ломоносовский фарфоровый завод“ В. И. Петрову»).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то адресаты указываются обобщенно в именительном падеже («Администрации районов Ленинградской области»).

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. На документах, адресуемых в государственные органы, проставлять почтовый адрес не принято. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают в дательном падеже фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной п. 22 Правил оказания услуг почтовой связи: 1) наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество; для юридического лица — полное или краткое наименование); 2) название улицы, номер дома, номер квартиры; 3) название населенного пункта (города, поселка и т. п.); 4) название района; 5) название республики, края, области, автономного округа (области); 6) название страны (для международных почтовых отправлений); 7) почтовый индекс.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.20 015 № 14.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? (Приказ о создании аттестационной комиссии) или чего (кого)? (Должностная инструкция ведущего эксперта).

Заголовок должен быть кратким и емким, состоящим из одной фразы. Не следует включать в заголовок слова касательно, относительно, по вопросу. Эти слова увеличивают объем заголовка, но при этом не несут дополнительной смысловой нагрузки, поскольку являются равнозначными предлогу «о» («об»).

Заголовок не выделяется кавычками. В конце заголовка точка не ставится.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «Акционерное общество считает возможным»).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования основного документа, его даты и регистрационного номера.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен нс на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При оформлении документа на бланке организации наименование организации в подпись не включают.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», дописывать от руки «Зам.» или проставлять косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, начиная с более главной. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Документы, составляемые несколькими организациями, подписываются руководителями всех этих организаций.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением: председатель комиссии, члены комиссии.

Протокол подписывают председательствующий собрания, совещания, конференции или заседания коллегиального органа и секретарь.

Решения (постановления) коллегиальных органов подписывают председательствующий и секретарь.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии наук от 05.06.2003 № 430−162.

Согласование документа оформляется визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов.

25.01.2014.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложений.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих нрава лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись ВЕРНО (без кавычек); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять специальной печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Отметку о поступлении документа в организацию допускается проставлять в виде штампа.

Идентификатор электронной копии документа — отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла па машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.