Документ как источник и носитель информации него функции

Документ как источник и носитель информации

Информацию в чистом виде можно только попытаться представить. На самом деле она всегда связана с материальным носителем, т. е. средой для записи и хранения информации. Носителем информации является все, что может воспринимать, хранить и передавать информацию (человек, животное, жесткий диск, растение, книга и т. д.).

В качестве носителей информации используются материальные предметы, волны (радиоволны, звуковые и ультразвуковые), различные состояния вещества (аморфное или кристаллическое).

Носители информации — средства регистрации, хранения, передачи информации, или, иначе, материал, на который можно записывать информацию.

Виды носителей информации:

• • человекочитаемый (читаемый человеком), служащий для записи данных, непосредственно считываемых человеком (например, бумага);
• • машиночитаемый, служащий для записи и считывания данных техническими средствами (магнитные и оптические диски, дискеты и т. п.).

Носитель может выступать в роли источника, средства передачи и приемника информации.

Носитель, содержащий конкретную, зафиксированную на нем информацию, называется источником информации.

В то же время понятие «источник информации» можно рассматривать гораздо шире.

Источниками информации называют также средства распространения информации: телевидение, радио, интернет и др. Поэтому данное понятие можно охарактеризовать как систему, обеспечивающую размещение, доступность и целостность информации в соответствии с ее назначением.

В качестве средств передачи выступают как временные, так и постоянные носители информации.

Так, например, источником речевой информации является воспроизводящее речь устройство: человеческий голосовой аппарат, радиоприемник, звуковая карта компьютера и пр. Носителем речевой информации служит звуковая волна. При передаче информации на расстояния временным носителем могут быть не только звуковые, но и радиоволны.

Одна и та же информация может располагаться на разных носителях и переноситься с одного носителя на другой. Это могут быть однотипные носители, например копии одного и того же тиража книги. В то же время носители информации могут иметь и разную природу: одну и ту же информацию, например запись песни, можно расположить на магнитной ленте, компакт-диске или виниловой пластинке. В этом случае речь идет о разнотипных носителях. Суть информации и ее характеристики при этом не меняются.

Одна и та же информация может иметь разные формы и характеристики, располагаться на разных носителях. Например, художественный роман может быть напечатан на бумаге, а может быть прочитан вслух и записан на компакт-диск.

Эту информацию можно или видеть (читать), или слышать. И, несмотря на разные средства передачи (текст и звук), суть информации остается прежней.

На одном и том же носителе может быть записано несколько информационных сообщений.

Информация, зафиксированная на каком-либо носителе, называется документом.

Документ, помещенный в информационную систему, имеющий свою среду обитания, называется информационным ресурсом.

Информационные ресурсы — документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

Понятие «документ» широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей оно используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение: документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Исходя из определений, главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

• 1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.
• 2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.
• 3. Информация передается дискретно, т. е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).
• 4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения.
• 5. Документ — это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т. д.
• 6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Информация может быть недокументной — не закрепленной — и документной — закрепленной на вещественном носителе, специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование. Текстовой документ — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.). Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.