Система государственных органов управления документацией в Российской Федерации

В Российской Федерации в настоящее время отсутствует единый государственный орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Однако главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Росархиву.

Федеральное архивное агентство (Росархив) — федеральный орган исполнительной власти, находящийся в ведении Министерства культуры РФ. Осуществляет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контроль за сохранностью, комплектованием, использованием документов Архивного фонда Российской Федерации.

Росархив с момента создания неоднократно подвергался реорганизации. Так, после распада СССР и образования РФ в 1992;1996 гг. Росархив назывался Государственной архивной службой Российской Федерации, в 1996;2004 гг. — Федеральной архивной службой Российской Федерации, с 2004 г. по настоящее время функции Росархива выполняет Федеральное архивное агентство.

Федеральное архивное агентство и его органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства.

На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации, независимо от системы хозяйствования и формы собственности.

Органы управления архивным делом в субъектах Российской Федерации подчиняются администрациям своих субъектов федерации (Правительству Москвы, Администрации Тюменской области и т. п.). Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.

Ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов в РФ изначально была возложена на Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Этот орган исполнительной власти также неоднократно подвергался реорганизации.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.1992 № 1019 установлено, что Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации осуществляет государственное регулирование и межотраслевую координацию по вопросам стандартизации, метрологии и сертификации.

В 2004 г. Указом Президента Российской Федерации от 9 марта № 314 на базе Госстандарта России была создана Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии, затем Указом Президента Российской Федерации от 20.05.2004 № 649 Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии преобразована в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 9.06.2010 № 408 краткое наименование Федерального агентства «Ростехрегулирование» заменено на «Росстандарт».

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии входит в систему федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и находится в ведении Министерства промышленности и торговли Российской Федерации.

Росстандарт выполняет следующие функции:

• 1) обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и банков данных нормативных документов, общероссийских классификаторов, научно-технической терминологии, каталогизации продукции и информации в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, государственного контроля и надзора, являющихся федеральными информационными ресурсами;
• 2) осуществляет общую координацию проводимых работ в стране по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов;
• 3) несет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм и т. д.

Федеральная государственная служба статистики (Росстат) принимает участие в работах по унификации документов, осуществляет статистический учет и контроль за представлением хозяйствующими субъектами статистической отчетности.

Министерство труда и социального развития (Минтруд России) разрабатывает документы по труду и охране труда.

Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Росархив, Росстандарт, Росстат и Минтруд России можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечная ступень — руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.