Особенности формулирования требований к системе с использованием функций управления

Задачи управления

Большинство задач, решаемых в АСОИУ, являются по сути управленческими.

Понятие управления относится, прежде всего, к понятию кибернетическому, поэтому применимо к системе любого типа (экономической, технической, биологической, социальной и др.).

Для иллюстрации можно привести простой пример, связанный с головной болью. Наш мозг постоянно «ведет учет» определенных параметров организма, а также производит сравнение фактических значений этих параметров с их нормативными (плановыми) значениями (функция контроля). Обнаруженное отклонение мы ощущаем, как головную боль. Анализируя свое состояние, мы принимаем решение об устранении выявленного несоответствия (например, делаем массаж, принимаем таблетку или выбираем какой-то другой способ). Таким образом, осуществляется регулирование состояния нашего организма как биологической системы и приведение его к норме путем снятия головной боли.

Теперь обратимся к производству. Для нормального функционирования предприятия (на макроуровне) необходимы в достаточном количестве соответствующие ресурсы, а также специальное оборудование, технологии и рынок сбыта. Каждая из этих составляющих характеризуется большим количеством специфических параметров. Под нормальным функционированием понимается следующее:

• своевременное обеспечение производственного процесса всеми необходимыми ресурсами;

• • производство заданного объема и номенклатуры продукции или оказания услуг;
• • обеспечение надлежащего качества продукции или услуг;
• • соблюдение установленных сроков изготовления продукции (оказания услуг) и обеспечение ее реализации.

Как только один из параметров по любой составляющей отклоняется от своего нормативного значения (например, недостаточное количество какого-либо материала, поломка оборудования, необеспеченность кого-либо из участников производственно-управленческих процессов работой), производится анализ сложившейся ситуации и принимается решение о воздействии на систему: закупить недостающий материал, отремонтировать вышедшее из строя оборудование или задействовать резервное, уволить работников.

Таким образом, управление всегда:

• • подразумевает выполнение одной или нескольких функций;
• • основано на обработке информации;
• • направлено на систему с целью корректировки ее функционирования в сторону стабилизации.

Процесс управления, включающий все основные функции, представлен на рис. 2.7.

ное. 2.7. Взаимосвязь основных функций управления Проиллюстрируем рис. 2.7 на примере предприятия. Допустим, что с сегодняшнего дня оно приступило к работе. Для этого предварительно были составлены все необходимые планы (по оборудованию, по материальным, финансовым и трудовым ресурсам, по количественному и номенклатурному выпуску продукции). Далее начинается собственно производственная стадия, в рамках которой осуществляется постоянный учет как всей произведенной продукции, так и всех затраченных при этом видов ресурсов. В рамках послепроизводственной стадии, т. е. сбытовой деятельности, также обязательно оказывается задействованной функция учета (в частности, отгруженной продукции, оплаченной продукции, продукции, находящейся в пути от производителя к потребителю и т. д.).

Чтобы иметь представление о текущем состоянии дел на производстве и на этапе реализации товара, а также составлять прогнозы на будущее, необходимо следить за разницей между запланированными и фактическими показателями. Этот важный момент возлагается на функцию контроля.

Результаты контроля являются информацией для последующего анализа. Функция анализа предполагает, в частности:

• • сравнение альтернативных (вариативных) планов по различным видам ресурсов, используемых в производственном процессе, а также связанных с отгрузкой готовой продукции;
• • определение эффективности работы подразделений и персонала;
• • определение дальнейших тактических и стратегических целей организации в целом и (или) отдельных ее подразделений;
• • выявление неэффективных направлений деятельности организации или подразделений;
• • оценку качества выполнения работы отдельными сотрудниками;
• • оценку результатов работы подразделений;
• • оценку использования отдельных видов ресурсов;
• • оценку качества готовой продукции и (или) оказания услуг.

Если предприятие работает ритмично и никакие внешние и внутренние воздействия не нарушают его регламентированное функционирование, то воздействие на систему не требуется, и обратная связь отсутствует. Однако наличие выявленных отклонений побуждает управленческий персонал тщательно их проанализировать. По результатам анализа принимается решение о воздействии на систему. На выбор решения могут оказывать влияние разного рода ограничения. Причем ограничения могут также сказываться на последующих процедурах планирования.

Таким образом, управление представляет собой процесс поддержания системы (экономической, физической, биологической или любой другой) в некоторых установленных границах тех параметров, которые определяют принципиальное функционирование системы согласно ее назначению и которые подлежат изменению. Осуществление этого процесса возможно исключительно на основе обработки информации о состоянии измеряемых параметров системы и принятия на этой основе решений о воздействии на систему. Ключевым словом в этом определении является «информация», т. е. можно сказать, что управление основано на информации. Хотя в определении управления с экономической точки зрения информационный аспект не отражается. В таком контексте внимание акцентируется на том, что управление является целенаправленным воздействием на объект для стабилизации его состояния. Между тем именно информационная составляющая играет ключевую роль, поскольку только от ее качественных и количественных характеристик зависит корректность принимаемых решений. В свою очередь, потребность в управленческой информации позволяет определять процессы и бизнес-процессы, формулировать управленческие задачи и далее — требования к АСОИУ. С точки зрения АСОИУ информация является единственным ресурсом, различные аспекты работы с которой заложены в процесс проектирования.

Фактически управление осуществляется посредством отдельных функций. К числу основных функций управления принято относить: планирование (расчет или прогноз), учет, контроль, анализ и принятие решений, регулирование. В процессе управления может участвовать одна из перечисленных функций или любое их сочетание. К функциям управления относятся и другие, например, мотивация, нормирование, стимулирование. Однако с точки зрения возможной автоматизации они обладают двумя основными особенностями:

• 1) не являются первичными, поскольку для их реализации потребуется информация из базы данных, которая формируется, в основном, за счет осуществления функции учета;
• 2) являются интегральными, поскольку объединяют в себе реализацию совокупности таких функций, как планирование, контроль, анализ и принятие решений.

Применительно к промышленному предприятию можно сказать, что его функционирование возможно при наличии двух составляющих: материальной и информационной.

Функции предприятия (материальная составляющая):

• • обеспечение персоналом;
• • обеспечение оборудованием;
• • обеспечение надежности работы оборудования;
• • обеспечение производственными площадями;
• • обеспечение сбыта (реализации) продукции (услуг);
• • обеспечение сырьем, материалами, комплектующими изделиями;
• • маркетинг и др.

Функции управления (информационная составляющая):

• • планирование (расчет, прогноз);
• • учет;
• • контроль;
• • анализ и принятие решений;
• • регулирование.

Функции анализа и принятия решения всегда рассматриваются в паре, поскольку анализ нужен именно для принятия решения, т. е. принимать решение без анализа соответствующей информации некорректно.

В принципе функции предприятия могут быть дифференцированы до любого уровня детализации, который определяется спецификой его деятельности. Поэтому любая функция предприятия состоит из отдельных подфункций. Например, функция «Обеспечение персоналом» включает в себя такие подфункции, как: «Собеседование», «Перемещение», «Обучение», «Продвижение по карьерной лестнице», «Формирование кадрового резерва», «Аттестация» и др. В свою очередь, каждая такая подфункция представляет собой комплекс задач, сформулированных в соответствии с функциями управления. Для функции предприятия «Обеспечение персоналом» можно привести следующий пример.

Формализуемые задачи (решаемые в условиях автоматизации) для аттестации персонала:

• 1) учет нормативных профессионально-должностных признаков по каждому аттестуемому рабочему месту;
• 2) учет фактических значений аттестационных признаков работников, участвующих в аттестации;
• 3) учет информации о потенциальном резерве кадров предприятия для продвижения по служебной лестнице (формирование специальной БД);
• 4) контроль над соблюдением сроков проведения аттестации для каждого работника;
• 5) планирование графика проведения аттестации по всем структурным подразделениям предприятия;
• 6) расчет обобщенных аттестационных показателей по каждому работнику, участвующему в аттестации;
• 7) расчет обобщенных аттестационных показателей по всему персоналу, участвующему в аттестации;
• 8) регулирование графика проведения аттестации;
• 9) анализ информации по итогам аттестации;
• 10) анализ динамики изменения профессионально-квалификационного состава кадров предприятия после аттестации.

Неформализуемые задачи (решаемые без привлечения компьютерных технологий):

• 1) разработка критериев аттестации работников предприятия в профессионально-должностной дифференциации;
• 2) разработка критериев аттестации работников предприятия, имеющих особые режимы работы (например, гибкий график, телеработа и т. п.);
• 3) планирование мероприятий, включаемых в процедуру аттестации;
• 4) согласование с подразделениями сроков проведения аттестации;
• 5) принятие решений (выработка рекомендаций) по изменению социального статуса работника на основе результатов аттестации;
• 6) принятие решений о поощрениях и взысканиях.

Приведем еще несколько примеров. «При планировании решаются следующие задачи:

• • расчет стоимости ресурсов, необходимых для производства продукции;
• • определение общего объема затрат на производство;
• • исчисление себестоимости по видам продукции" [47, с. 48].

Для решения аналитических задач менеджерами разных уровней в [47, с. 191—193] перечислены, например, такие виды отчетов.

• 1. Сводные (составляются ежемесячно):
  • • управленческий отчет о прибылях и убытках;
  • • управленческий баланс;
  • • отчет о движении денежных средств.

• 2. Текущие (составляются ежемесячно или еженедельно):
  • • отчет о запасах сырья и материалов;
  • • отчет о произведенной продукции;
  • • отчет о дебиторской задолженности и др.
• 3. Оперативные (составляются ежедневно):
  • • отчет о продажах;
  • • отчет о незавершенном производстве;
  • • отчет о закупках;
  • • отчет о себестоимости продукции;
  • • отчет о коммерческих и административно-управленческих расходах и др.

Для предметной области «Управленческий анализ» в работе [61] рассматриваются, в частности, следующие задачи:

• • составление финансового плана [61, с. 180];
• • перспективное финансовое планирование [61, с. 181];
• • текущее и оперативное планирование финансовой деятельности [61, с. 181];
• • анализ покупателей [61, с. 222];
• • сегментирование рынка [61, с. 223];
• • анализ состава, структуры, динамики и состояния основных средств [61, с. 26];
• • анализ показателей эффективности использования основных средств [61, с. 326].

В рамках управленческого учета для бизнес-решений в [33] приведены такие задачи, как:

• • анализ «затраты — выход продукции — прибыль [33, с. 85];
• • расчет сметы по реализации продукции [33, с. 343];
• • расчет сметы использования основных производственных материалов [33, с. 345];
• • анализ отклонений (при расчете калькуляции себестоимости по нормативным издержкам [33, с. 431];
• • расчет закупленного или использованного количества материалов [33, с. 435];
• • контроль производительности труда [33, с. 438];
• • контроль по затратам на переменные накладные расходы [33, с. 440];
• • расчет калькуляции затрат за все время жизненного цикла продукции [33, с. 532].

Учитывая, что достижение целей по существу представляет собой решение совокупности взаимосвязанных задач (или одной задачи) с учетом сопровождающих процесс решения информационных потоков, корректно названная задача совершенно очевидно будет способствовать более оперативному достижению целей и минимизации затрачиваемых ресурсов. Это можно объяснить тем, что задача, сформулированная в соответствии с функцией управления, всегда изначально предполагает определенную логику решения, а значит, потребует меньше уточняющих процедур или собственно уточняющие процедуры будут более регламентированы стилистически. Таким образом, время на реализацию задачи в условиях ее автоматизации и сопутствующие трудозатраты будут существенно сокращены.

В приложении Г приведены примеры некорректных названий задач, комментарии к ним и альтернативные правильные варианты.