Компьютерная техника управления предприятием

1. Обзор функциональной подсистемы (управление вспомогательным производством) / направления автоматизации

2. Анализ объекта управления (КРУП «Белкнига»)

3. Анализ уровня автоматизации предприятия

4. Анализ менеджмента знаний на предприятии

5. Разработка формы выходного документа

6. Набор необходимых входных документов

7. Алгоритм решения задачи

8. Управленческие действия по результатам анализа выходного документа

Список использованных источников

1. Обзор функциональной подсистемы (управление вспомогательным производством) / направления автоматизации

Управление — это функция организованных систем, обеспечивающая целенаправленное воздействие на участников процесса производства для сохранения определенной структуры, режима деятельности и достижения заранее намеченных результатов. Цель управления заключается в обеспечении эффективного и планомерного использования всех ресурсов для достижения наивысших конечных результатов производства при минимальных затратах.

Основополагающим принципом управления является наличие обратной связи, которая позволяет формировать управляющие воздействия на объект в зависимости от внешних воздействий и требуемого результата.

Организация процессов управления характеризуется определенной последовательностью управляющего воздействия: выбор целей, прогнозирование, планирование, оперативное управление, координация, стимулирование, учет и контроль. Для успешного управления эти функции должны объединяться в целенаправленный единый процесс. Обобщенная схема управления грузовыми перевозками представлена на рисунке 1.

Руководство и управление перевозками грузов включают в себя:

1) организацию приема заявок на перевозки и изучение потребностей клиентуры автотранспортной организации в перевозках и дополнительных услугах;

2) разработку сменно-суточных планов;

3) организацию выпуска подвижного состава на линию и оформление документов при его возвращении с линии;

4) осуществление оперативного руководства и контроля работы подвижного состава на линии;

5) осуществление оперативного учета и анализа эффективности работы автотранспортной организации.

Содержание процесса управления грузовыми автомобильными перевозками в существенной степени зависит от типа автотранспортной организации. Только комплексные автотранспортные организации, выполняют все функции, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Как правило, такие организации являются ведущими в отрасли в технологическом и организационном аспектах. Однако тенденции развития автомобильного транспорта показывают, что комплексные организации составляют незначительную долю в общем количестве автотранспортных организаций.

Рисунок 1. Обобщенная схема процесса управления грузовыми перевозками

На рисунке 2 представлена классификация управляющих информационных систем на автотранспорте.

В настоящее время на практике используются два класса реализаций информационных систем управления организацией. Первый базируется на автоматизации учетных бухгалтерских функций. Системы этого класса наиболее распространены в отечественных автотранспортных организациях. Второй класс информационных систем изначально базируется на автоматизации выполнения производственных функций. Системы этого класса отвечают требованиям стандарта де-факто для информационных систем управления организацией — ERP (Enterprise Requirements Planning — планирование потребностей организации).

ERP — это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению эффективности работы организации.

Рисунок 2. Классификация управляющих информационных систем на автотранспорте

Стандарт ERP объединил большой опыт практического использования информационных систем, отвечающих требованиям MRP-II (Manufacturing Resourse Planning — планирование производственных ресурсов) и FRP (Financial Requirements Planning — планирование финансовых потребностей).

Система управления перевозками, полностью соответствующая стандарту ERP, должна поддерживать 16 функциональных подсистем:

1) планирование перевозок и увязанное планирование обеспечивающих производственных процессов (например, техническое обслуживание и ремонт);

2) управление спросом на предоставление транспортных услуг;

3) составление плана производственной деятельности;

4) планирование материальных потребностей;

5) спецификации и технологические карты предоставляемых услуг;

6) управление складом;

7) планирование взаимодействия с партнерами;

8) управление производственными процессами на уровне отдельного подразделения;

9) планирование провозных возможностей парка;

10) контроль входной и выходной информации;

11) управление материально-техническим снабжением;

12) планирование распределения ресурсов между подразделениями организации;

13) планирование и контроль производственных и технологических операций;

14) управление финансами;

15) моделирование;

16) оценка и анализ результатов работы парка.

В информационных системах, поддерживающих ERP, новые модули системы могут интегрироваться с основным ядром системы естественным путем. Они появляются и встраиваются в логическую цепь управления по мере выявления необходимости бесперебойного обеспечении парка материалами, компонентами, оборудованием, финансами, заказами и т. д.

Эффективность управляющих информационных систем определяется как превышение стоимостной оценки результатов над стоимостной оценкой совокупных затрат ресурсов. В случае невозможности расчета интегральной стоимостной оценки эффективность информационных систем определяют на множестве показателей, каждый из которых характеризует одну из сторон рассматриваемой системы.

В зависимости от типа используемой технологии перевозочного процесса использование информационных управляющих систем обеспечивает:

1) сокращение непроизводительного пробега подвижного состава;

2) снижение времени простоев при погрузке и (или) разгрузке;

3) сокращение штрафов за невыполнение договоров по объемам и срокам;

4) увеличение коэффициента использования грузоподъемности за счет предварительного формирования партий грузов;

5) возможность использования большегрузного подвижного состава;

6) ускорение и снижение числа ошибок при обработке документации;

7) сокращение персонала, связанного с обработкой и учетом;

8) снижение запаса и срока хранения грузов.

Увеличение прибыли при использовании управляющих информационных систем определяется изменением основных производственных показателей объекта управления после внедрения системы. При управлении грузовыми автомобильными перевозками основной прирост прибыли от внедрения управляющих информационных систем заключается в возможности выполнения больших объемов перевозок с использованием таких же ресурсов или выполнение прежних объемов перевозок меньшими ресурсами. Сокращение требуемых ресурсов, как правило, выражается в снижении необходимого количества подвижного состава.

2. Анализ объекта управления (КРУП " Белкнига" )

Книготорговое республиканское унитарное предприятие «Белкнига» создано приказом Государственного комитета Республики Беларусь по печати от 21.08.1991 г. № 143.

Дата общереспубликанской регистрации 31.12.1996 г. за № 12 107.

Прежнее наименование предприятия: Книготорговое предприятие «Белкнига». Полное название предприятия на русском языке: Книготорговое республиканское унитарное предприятие «Белкнига», сокращённое КРУП «Белкнига» .

Органом государственного управления, которому подведомственно предприятие, является Министерство информации Республики Беларусь. Отраслевая принадлежность — книжная торговля. КРУП «Белкнига» является юридическим лицом, действует на принципах хозяйственного расчета и самофинансирования, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет и другие счета в банках, печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Имущество предприятия находится в собственности Республики Беларусь и закрепляется за предприятием на праве владения, использования и распоряжения в пределах, установленных законодательными актами Республики Беларусь и Министерства информации Республики Беларусь.

Местонахождение предприятия (юридический адрес):

220 089, г. Минск, ул. Железнодорожная, 27а, к. 18.

Министерство информации Республики Беларусь не отвечает по обязательствам предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством либо Уставом КРУП «Белкнига» .

Основной задачей КРУП «Белкнига» является наиболее полное удовлетворение потребностей населения республики в книжной продукции, связанной с образованием, наукой, культурой:

— пропаганда и распространение национальной литературы;

— обеспечение общеобразовательных школ, лицеев, колледжей, гимназий, и дошкольных учреждений республики учебниками, учебно-методической и программной литературой;

— комплектование библиотек республики печатной продукцией, связанной с образованием, наукой и культурой;

— участие в проводимых массовых мероприятиях: международных и республиканских книжных ярмарках, выставках-продажах, городских мероприятиях, выездной торговле.

Существующий порядок формирования розничных цен на печатную продукцию в Республике Беларусь заметно отличается от ценообразования в России, отсутствие НСП влияет на увеличение цены книги и отрицательно сказывается на состоянии покупательского спроса, как в Беларуси, так и за пределами республики.

Для сохранения существующей системы книгораспространения в республике предполагается:

а) работать в тесном контакте с государственными издательствами: «Беларусь», «Беларуская навука», «БелЭн», «Вышейшая школа», «Мастацкая лiтаратура», «Народная асвета» ;

б) с действующими и вновь создаваемыми негосударственными издательствами;

в) расширить рынок учебно-методическими и другими материалами для педагогов школ, вузов, воспитателей детских садов путем выхода на издательства России, Украины и др.;

г) внедрять современные технологии книжной торговли, такие как система «поименного учета книжной продукции» .

Планирование маркетинга, изучение рынков сбыта КРУП «Белкнига» предполагает расширение рынка продажи социально-значимой книжной продукции за счет охвата новых континентов покупателей, а именно:

а) библиотек учебных заведений (лицеев, колледжей, гимназий) города и области, не охваченных на сегодняшний день системой комплектования;

б) оптовую продажу книг розничным книготорговым предприятиям республики;

в) привлечение и расширение ассортимента товаров прочей группы (школьно-письменные товары, канцелярские, бумажно-беловые, интернет-карты);

г) расширение внешнеэкономической деятельности, продажа книжной продукции белорусских издательств предприятиям России, Украины и др.

При этом будет отслеживаться уровень цен на соответствующие наиболее оптимальные цены на книжную продукцию, делая ее тем самым конкурентоспособной. Установленная цена должна способствовать дальнейшему внедрению товаров на рынок, удержанию завоеванных рыночных позиций и получению прибыли. Сравнивая собственную политику ценообразования с политикой конкурентов, необходимо учитывать затраты, связанные с приобретением товара и его доставкой, применяя метод расчета: цена равна сумме базовой цены и гибкой наценки, руководствуясь одновременно действующим Положением о ценообразовании на книжную продукцию в республике, утвержденным Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 22.04.99 г. № 43.

Успешная продажа товаров через розничную сеть связана со своевременным проведением рекламно-пропагандистских мероприятий. План рекламной работы предприятия предполагает:

1) оказание специальных услуг клиентам;

2) совершенствование информации для потенциальных покупателей;

3) продажа сопутствующих товаров;

4) обеспечение свободного доступа к товару в торговом зале.

На предприятии расходы на рекламу предусматриваются в размере 1,5 % от общего товарооборота в год. Особое внимание будет уделяться организациям, учебным заведениям, библиотеки которых находятся на плановом комплектовании, систематически обеспечивать их информацией о запланированных к изданию и имеющихся в наличии книгах. Изучать потребность библиотек в литературе, координируя эту работу издательствами.

Главная задача, стоящая перед службой маркетинга: глубокое изучение сегментов рынка, изучение его конъюнктуры, поиск путей расширения круга потенциальных партнеров. Анализируя состояние книжного рынка республики, особое внимание будет уделено развитию следующих направлений:

— деловая литература;

— учебная и учебно-педагогическая литература;

— литература по изучению иностранных языков (словари, аудиокассеты, учебники, разговорники);

— медицинская, техническая и другая специальная литература;

— литература по искусству.

Организационная структура КРУП «Белкнига» формируется, исходя из стоящих перед предприятием задач, и включает оптовое звено и розничную структурную сеть.

Розничная сеть КРУП «Белкнига» состоит из 26 филиалов книжных магазинов, библиотечного коллектора и 9 мелкорозничных предприятий. Для обеспечения деятельности предприятия функционирует торговый отдел, транспорт в количестве 11 автомашин в составе ТХО (6 легковых автомобилей ГАЗ 31 029 и 5 автомобилей «Газель» грузоподъемностью 2 тонны.), 5 автомашин заняты непосредственно грузоперевозками, бухгалтерия, 3 склада и другие службы. Численный состав работающих в количестве 411 человек планируется сохранить. Затраты на оплату труда складываются, исходя из результатов хозяйственной деятельности, и увеличиваются в случае повышения производительности труда при сохраняющейся численности.

Структура транспортно-хозяйственного отдела КРУП «Белкнига» приведена на рисунке 3.

Рисунок 3. Структура транспортно-хозяйственного отдела КРУП «Белкнига»

Положения о премировании работников предусматривают такую систему премирования, при которой работник как оптового, так и розничного звена премируются по результатам хозяйственной деятельности за отчетный период и только при наличии прибыли. Важной формой стимулирования труда, увеличения товарооборота являются дополнительные выплаты из прибыли, оставшейся в распоряжении коллективов.

Кадровая политика предприятия предполагает как повышение квалификации административно-управленческого персонала (работники, занимающиеся маркетингом, рекламой, экономическим анализом финансово-хозяйственной деятельности), так и формированием резерва кадров на выдвижение, прежде всего среди руководителей розничного звена. Для повышения квалификации планируется направлять работников на курсы, проводимые местными заинтересованными организациями, семинары, проводимые по линии Министерства информации Республики Беларусь.

Финансовая стратегия предполагает: определение источников финансирования (за счет собственных оборотных средств и краткосрочных ссуд банка); нахождение выгодных приемов и методов хозяйствования, обеспечивающих доходность и рентабельность работы предприятия.

Основной задачей при этом является предоставление в максимально удобной форме наиболее важной информации для потенциальных партнеров, а также для организаций (предприятий) на финансовую поддержку которых рассчитывает КРУП «Белкнига»; рациональное использование прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Чрезвычайно важным для расчета финансовых результатов деятельности предприятия является прогнозирование объемов продаж, так как именно от этого показателя зависят результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Основные финансовые показатели хозяйственной деятельности КРУП «Белкнига» представлены в таблице 1.

Таблица 1. Основные показатели хозяйственной деятельности КРУП «Белкнига» за 2007;2008 гг.

Как видно из данных таблицы 1, общий объем товарооборота КРУП «Белкнига» за 2007 год составил 353 040 тыс. руб., общий объем товарооборота за 2008 год — 462 850 тыс. руб. Темп роста товарооборота в действующих ценах составил 131,1%. В сопоставимых ценах к 2007 году товарооборот составил 412 890 тыс. руб. Темп роста в сопоставимых ценах равен 117,0%. Это произошло за счет использования разумной ценовой политики КРУП «Белкнига». Доход от реализации в 2008 году увеличился на 42 097 тыс. руб. по сравнению с 2007 г. Уровень дохода от реализации снизился на 0,53%-ых пункта к обороту. В динамике на сумму дохода от реализации положительно повлияли увеличение объема товарооборота и снижение уровня реализованных торговых надбавок (в % к обороту).

Расходы на реализацию КРУП «Белкнига» увеличились на 41 847 тыс. руб. и составили за 2008 год 174 305 тыс. руб. Темп прироста товарооборота составил 31,1%, а сумма расходов на реализацию продукции возросла на 31,6%, что и обусловило увеличение их уровня на 0,14% к обороту. Темп прироста расходов на реализацию продукции составил 0,37% (+0,14 / 37,52 Ч 100). Такая ситуация свидетельствует об ухудшении эффективности использования текущих затрат. В результате роста уровня расходов на реализацию продукции сумма относительного перерасхода составила 647,99 тыс. руб. (+0,14 Ч 462 850 / 100).

Прибыль от реализации КРУП «Белкнига» в отчетном периоде по сравнению с аналогичным периодом прошлого года увеличилась на 250 тыс. руб. Операционные доходы возросли на 420 тыс. руб., операционные расходы сократились на 1180 тыс. руб., прибыль от операционных доходов возросла на 1600 тыс. руб. Внереализационные доходы сократились на 140 тыс. руб., внереализационные расходы — на 220 тыс. руб. В 2007 г. был получен убыток от внереализационных доходов и расходов на сумму 580 тыс. руб., за 2008 г. убыток от внереализационных доходов и расходов составил 500 тыс. руб. Прибыль отчетного периода увеличилась на 1930 тыс. руб., или на 21,8%. Прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия, увеличилась на 1350 тыс. руб. или на 23,4%.

Прогнозируя объемы реализации литературы по разделам, предусматривается сохранение существующего порядка книгораспространения учебной методической литературы, учебников серии «Школьная библиотека» по школам, районным (городским) отделам образования и библиотекам республики. Увеличение объемов продаж предполагает не только сохранение действующего в республике книжного рынка, но и расширение путем привлечения новых покупателей за счет рекламных мероприятий, усиления позиций в вопросах обеспечения литературой вузов за счет применения гибкой политики ценообразования.

План развития КРУП «Белкнига» на 2009 год предполагает следующие основные направления:

— рост объемов товарооборота;

- сохранение специализации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, расширение ассортимента книжных товаров;

— дальнейшую компьютеризацию торговых процессов;

— совершенствование форм и методов работы с покупателями;

— сохранение и расширение рынков сбыта книжной продукции;

- укрепление материально-технической базы предприятий книгораспространения;

— сохранение кадрового состава и повышение его квалификации;

- изучение политики ценообразования, деятельности конкурирующих фирм;

— удержание рыночных позиций и их закрепление;

- проведение рекламных мероприятий по продвижению товаров до потребителей.

Деловые партнеры КРУП «Белкнига»: государственные издательства «Беларусь», «Беларуская навука», «БелЭн», «Вышейшая школа», «Мастацкая лiтаратура», «Народная асвета», библиотеки учебных заведений (лицеев, колледжей, гимназий) г. Минска и Минской области; розничные книготорговые предприятия Республики Беларусь; а также предприятия России, Украины и др.

Потребители КРУП «Белкнига»: школы, районные и городские отделы образования и библиотеки Республики Беларусь (в основном г. Минск и Минская обл.).

Сильные стороны системы менеджмента КРУП «Белкнига»: наличие хорошо подготовленного персонала, позволяющего удерживать рыночные позиции КРУП «Белкнига» .

Слабые стороны системы менеджмента КРУП «Белкнига»: слабая компьютеризация торговых процессов, в частности отсутствие в КРУП «Белкнига» современной технологии книжной торговли, такой как система «поименного учета книжной продукции» .

Менеджмент на КРУП «Белкнига» не достаточно эффективен, поскольку слабо проводиться работа по продвижению национальной книги на книжный рынок ближнего и дальнего зарубежья.

3. Анализ уровня автоматизации предприятия

Архитектура информационной системы КРУП " Белкнига" :

Таким образом, обеспеченность компьютерами КРУП «Белкнига» — низкая.

Применение информационных технологий на КРУП «Белкнига»

Во всех процессах КРУП «Белкнига», приведенных в таблице выше, применяются информационные технологии, однако не достаточно эффективно.

На предприятии используются следующие операционные системы: MS DOS, Windows 98, 2000, СЕ, ХР, MacOS, Unix, Linux, OS2, BeOS, Solaris, Novel Netware.

Конфигурация компьютеров на рабочих местах на КРУП «Белкнига» следующая:

Процессор — CPU AMD Athlon XP2200 — 59 у.е.;

Материнская плата — MB AS Roc k 2 — 44 у.е.;

Память — DIMM DDR RAM (256−512 Mb) — 38 у.е.;

Видеоадаптер — ATI Radeon 9800PRO 128 Mb, DDR, DVI, TV-out 128 bit — 97 y.e.:

Мультипортовый адаптер — TITAN TR — 40 y.e.;

Винчестер — HDD Samsung 140Gb — 85 y.e.;

Клавиатура — Logitech — 8 y.e.;

Мышь — Mouse Logitech c69 optical — 13 y.e.;

Корпусы — ATX Midi tower CMS — 64 y.e.;

Модемы — GIGABIT — 45 y.e.;

Мониторы — Samtron 78BDF (100 Hz) — 170 y.e.

В состав автоматизированной системы обработки экономической информации КРУП «Белкнига» входят:

— системное программное обеспечение: операционная система Windows XP и Windows 2000;

— средства организации баз данных: базы данных разработаны в Access; прикладное программное обеспечение: почтовая программа Lotus Notes для приема заявок в электронном виде и для обмена необходимой информацией между подразделениями;

— информационное обеспечение: информация необходимая для работы сотрудника хранится на компьютере — рабочем месте на специальном диске, защищенным паролем. Источниками информации являются нормативно-справочная документация.

Для обеспечения деятельности КРУП «Белкнига» функционирует транспорт в количестве 11 автомашин в составе ТХО (5 автомашин заняты непосредственно грузоперевозками). На предприятии работает 11 водителей.

Структура парка подвижного состава приведена в таблице 2.

Таблица 2. Структура парка подвижного состава

Из таблицы 2 видно, что значительная часть подвижного состава изношена и требует замены.

На КРУП «Белкнига» установлены следующие нормы расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) на автомобили.

При работе транспортного средства при отрицательных температурах окружающего воздуха в период с 1 ноября по 31 марта нормы расхода топлива на КРУП «Белкнига» повышаются на 10% (зимнее время устанавливается приказом руководителя по результатам собственного измерения температуры окружающего воздуха).

Таблица 3. Нормы расхода топлива

Дополнительный расход топлива установлен на предприятии в следующих случаях: на внутригаражные разъезды и технические надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателя автомобиля) — не более 0,5% от общего количества топлива, потребляемого автомобилями при условии отсутствия реальной экономии; для запуска дизельного двигателя, оборудованного пусковым двигателем, установлен расход бензина с 1 апреля по 31 октября — 3%, с 1 ноября по 31 марта — 5% от общего расхода дизельного топлива машиной.

Таблица 4. Нормы расхода смазочных материалов

Нормы увеличиваются до 20% для автомобилей, находящихся в эксплуатации более восьми лет. Указанные ниже нормы включают в себя замену масла при технических обслуживаниях и доливку в процессе эксплуатации. Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегата автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата.

Транспортно-хозяйственный участок КРУП «Белкнига» имеющимся подвижным составом выполняет перевозки от поставщиков книжной продукции. Материальные средства и комплектующие поставляются на предприятие от многих поставщиков. Основными поставщиками книжной продукции являются: ОАО «Интерпрессервис», ОАО «Экоперспектива», ОАО «Мисанта», ОАО «Тесей», ОАО «Амалфея» и др.

Анализ объема работ и эксплуатации подвижного состава включает в себя следующие этапы: оценку изменения объема перевозок и грузооборота в целом по транспортному участку; сопоставление данных анализируемого периода с данными предшествующего периода; анализ объема перевозок по основным поставщикам.

Транспортная работа, выполняемая КРУП «Белкнига» в 2007;2008 годах приведена в таблице 5.

Таблица 5. Транспортная работа, выполняемая КРУП «Белкнига» в 2007;2008 гг.

Отмечается незначительное увеличение объема транспортной работы. Так, в 2008 году по сравнению с 2007 годом рост составил 105,2%.

Часть данного роста обусловлена увеличением интенсивности использования подвижного состава, то есть за счет увеличением пробега подвижного состава на 2,1% в 2008 году по сравнению с уровнем 2007 года (объем выполненного пробега по годам приведен в таблице 6).

Таблица 6. Использование подвижного состава

На основании таблицы 6 следует отметить, что в 2008 году по сравнению с 2007 годом пробег возрос на 208,4 тыс. км или на 2,1%, количество машино-часов в движении возросло на 2,1% или на 12,5 тыс. час. Положительным является рост коэффициента использования подвижного состава: с 73% в 2007 году до 74,5% в 2008 году.

Средний возраст автомашин 12,46 лет (нормативный срок эксплуатации до полной амортизации 10 лет). Средний пробег автомашин с начала эксплуатации 685,55 тыс. км (нормативный пробег до полной амортизации 600 тыс. км). Количество автомашин с полной амортизацией составляет 59%. На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что производственная база эксплуатационного парка значительно изношена и требует массового обновления.

Эксплуатация подвижного состава сверх нормативного срока эксплуатации ведет к увеличению затрат на ремонт и обслуживание подвижного состава, росту потерь линейного времени, связанного с технической неисправностью подвижного состава в виду увеличения выхода из строя узлов и агрегатов, что тем самым ведет к снижению объема выполняемой работы, и как следствие потери доходов от перевозки грузов. В последние годы отмечается тенденция увеличения количества перевезенных грузов силами КРУП «Белкнига». Объем перевезенных грузов силами КРУП «Белкнига» по годам приведен в таблице 7.

Таблица 7. Объем перевезенных грузов силами КРУП «Белкнига» за 2007;2008 гг.

Основной причиной увеличения объемов перевезенных грузов силами КРУП «Белкнига» является совершенствование форм и методов работы с покупателями, сохранение и расширение рынков сбыта книжной продукции, укрепление материально-технической базы предприятия, сохранение кадрового состава и повышение его квалификации.

Распределение затрат на перевозку книжной продукции силами КРУП «Белкнига» по элементам затрат приведены на рисунках 4 — 5.

Рисунок 4. Распределение затрат на перевозку книжной продукции по элементам за 2007 год

Рисунок 5. Распределение затрат на перевозку книжной продукции по элементам за 2008 год Анализируя структуру затрат отметим, что грузовые перевозки трудоемкий и энергоемкий процесс. Так, доля заработной платы в себестоимости перевозок в 2007 году составила 42,8%, а в 2008 году возросла на 1,2%. Доля электроэнергии в 2007 году составила 22,33%, а вследствие экономии в 2008 году — составила 16,59%, то есть снизилась на 5,74%.

4. Анализ менеджмента знаний на предприятии

Анализ информационной подсистемы предприятия КРУП «Белкнига» :

I. группа — определение уровня информационных систем и информационных технологий в организации

Используются ли эти средства в КРУП «Белкнига»

Как видно из приведенных данных, уровень информационных систем и информационных технологий КРУП «Белкнига» — невысокий, в будущем предприятие планирует дальнейшее приобретение нового компьютерного оборудования и использование сетей, соединенных с Internet.

II. группа — определение уровня коммуникаций в КРУП «Белкнига»

III. Группа — определение способа работы КРУП «Белкнига»

КРУП «Белкнига» относится к предприятию III группы.

Организация основывается на гибких командах и одиночках, однако в отличие от организаций 2-й группы более компактна и представляет собой самообучающееся целое. «Знающая организация» в соответствии с конкретной потребностью эффективно сочетает работу с эксплицитными и имплицитными знаниями. В соответствии с потребностью осуществляется полная конверсия. Проводится сознательная работа со знаниями. Создается корпоративная база знаний (внимание: не путать с т.н. «золотыми страницами»). Наблюдаются абсолютно свободный поток знаний, полностью свободные коммуникационные каналы. В организации сильна неформальная коммуникация, используются аналогия и диалог. Топ-менеджеры определяют направление развития и приходят с идеями, действуют в организации как катализатор. Менеджеры среднего звена ответственны за управление командами и знаниями. Хаос целенаправленно создается и используется.

5. Разработка формы выходного документа

Задача: внедрение на КРУП «Белкнига» автоматизированной системы «Поименный учет книжной продукции» (в дальнейшем Система), которая представляет собой совокупность административно-технологических комплексов для организации хозяйственной деятельности в сфере оптово-розничной книжной торговли. Организационную основу Системы составляет книготорговая сеть предприятий, водящих в структуру Министерства информации Республики Беларусь, оснащенная средствами телекоммуникаций и компьютерной обработки данных. Указанные технические средства призваны обеспечить эффективное управление хозяйственной деятельностью предприятий, включая электронный документооборот, автоматизированную систему управления технологическими процессами, систему маркетинга и электронной коммерции.

Создаваемая Система решает следующие основные задачи:

1) деловое планирование, маркетинг;

2) технологическое обеспечение хозяйственной деятельности;

3) мониторинг экономической эффективности предприятия;

4) организационное и техническое развитие предприятия, основанное на полномасштабном использовании информационных ресурсов.

Проведение указанных работ вызвано необходимостью обеспечения функционирования существующей автоматизированной системы управления в реальном масштабе времени в условиях постоянно возрастающих объемов данных при усложнении алгоритмов их обработки.

Необходимость развития информационной инфраструктуры и информационных ресурсов предприятий связана также с коренными изменениями в технологиях торговли, происходящими в современном мире.

Данная ситуация является прямым следствием развития процессов глобализации экономики, становления информационной экономики как ключевой отрасли определяющей уровень развития государства и благосостояния населения.

Система обеспечит получение информации о текущем состоянии финансово-хозяйственной деятельности на всех основных этапах товародвижения:

1) заключение договоров с поставщиками товаров;

2) формирование заказов на поставки;

3) прием и предпродажная подготовка товаров;

4) розничная продажа товаров с использованием контрольно-кассовых машин различных моделей;

5) формирование партий товаров и документов для отгрузки оптовым покупателям;

6) оплата полученных товаров с учетом их реальной реализации;

7) формирование отчетов по согласованным с издательствами формам.

Данная система позволяет вывести на более высокий технологический уровень работу книготорговой сети, что положительно скажется на уровне рентабельности.

С целью снижения себестоимости грузовых перевозок целесообразно не начислять амортизационные начисления на подвижной состав, приобретаемый за счет централизованных источников.

Одним из направлений увеличения доходов от перевозки грузов является интенсификация производственных процессов. Решение этой задачи за счет увеличения количества подвижных единиц в движении или продление времени их работы возможно только в зоне «экономической активности». Единственный путь — повышение эксплуатационной скорости, при непременном обеспечении необходимой безопасности движения. Именно повышение скорости позволит либо увеличить объем перевозок за счет дополнительного пробега без роста выпуска или продолжительности работы, либо выполнить прежний объем меньшим количеством подвижного состава.

Реальным и достаточно эффективным является одно направление повышения доходности эксплуатационной деятельности, прямо зависящее от собственных усилий: увеличение эксплуатационной скорости движения.

Выходными документами являются аналитические таблицы, содержащие информацию о минимальной, максимальной и средней цене прайс-листы продавцов аналогичной книжной продукции, которые содержат информацию об ассортименте и цене продукции, ее качестве.

Для правильной оценки результатов деятельности КРУП «Белкнига» необходимо получить следующую информацию:

1. Статистические данные о развитии книготорговой отрасли.

2. Отчеты о финансовой деятельности КРУП «Белкнига» и другие документы, собранные кабинетным методом исследования (отчеты о проведенных маркетинговых исследованиях и результатах данных исследований).

3. Экспертные оценки сотрудников об уровне спроса на продукцию белорусских производителей и методах борьбы с иностранными производителями.

Внутренними источниками получения коммерческой информации являются данные статистической и бухгалтерской отчетности КРУП «Белкнига», а также оперативного учета результатов коммерческой работы и личные наблюдения специалистов за работой предприятия.

Внешние источники информации дают сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики, периодической печати, консультации специалистов и организаций, специализирующихся на рыночных исследованиях, информация, полученная при специальных обследованиях.

6. Набор необходимых входных документов

Входными документами являются прайс-листы продавцов аналогичной книжной продукции, которые содержат информацию об ассортименте и цене продукции, ее качестве.

Периодичность создания документов — 1 раз в неделю.

Повышение эффективности автомобильных перевозок грузов связано с техническим усовершенствованием подвижного состава автомобильного транспорта и погрузочно-разгрузочных средств, внедрением прогрессивной технологии совершенствованием организации перевозки грузов. Технические усовершенствования позволяют увеличить скорость движения подвижного состава, сократить простои под погрузочно-разгрузочными операциями, увеличить объем партии перевозимого груза и т. д.

Простейшая модель оптимальной партии поставки строится при следующих предположениях: спрос v в единицу времени является постоянным; заказанная партия доставляется одновременно; дефицит недопустим; затраты К на организацию поставки постоянны и не зависят от величины q партии; издержки содержания единицы продукции в течение единицы времени составляют s.

Уровень запаса снижается равномерно от q до 0, после чего подается заказ на доставку новой партии величиной q. Заказ выполняется мгновенно и уровень запаса восстанавливается до величины q. Интервал времени длиной ф между поставками называют циклом. Издержки в течение цикла L_ц состоят из стоимости заказа К и затрат на содержание запаса, которые пропорциональны средней величине запаса I = q / 2 и длине цикла ф = q / :

(1)

где L_ц — издержки в течение интервала времени длиной ф между поставками;

К — затраты на организацию поставки;

s — издержки содержания единицы продукции в течение единицы времени;

q — величина партии;

v — спрос в единицу времени.

Разделив это выражение на длину цикла, получим издержки в единицу времени:

(2)

где L — издержки в единицу времени;

К — затраты на организацию поставки;

v — спрос в единицу времени;

q — величина партии;

s — издержки содержания единицы продукции в течение единицы времени.

Оптимальный размер партии определяется из уравнения:

(3)

(необходимый признак экстремума).

Отсюда находится оптимальный размер q* партии:

q* = (4)

где q* - оптимальный размер партии;

К — затраты на организацию поставки;

v — спрос в единицу времени;

s — издержки содержания единицы продукции в течение единицы времени.

Так как (достаточный признак минимума), то для всех q > 0 величина тарифа () является минимумом функции затрат (2).

Уравнение (30) известно под многими названиями. Его называют формулой наиболее экономной величины заказа, формулой Уилсона, формулой квадратного корня.

Чтобы найти оптимальные параметры работы системы, подставляем значение q* в соответствующие выражения. Получаем, что оптимальная стратегия предусматривает заказ q* через каждые ф* единиц времени

ф* = q* / = (5)

где ф* - интервал времени, обеспечивающий оптимальные параметры работы системы;

q* - оптимальный размер партии;

v — спрос в единицу времени;

К — затраты на организацию поставки;

s — издержки содержания единицы продукции в течение единицы времени.

Наименьшие суммарные затраты работы системы в единицу времени составят:

L* = = sq*,(6)

где L* - наименьшие суммарные затраты работы системы в единицу времени;

К — затраты на организацию поставки;

s — издержки содержания единицы продукции в течение единицы времени;

v — спрос в единицу времени;

q* - оптимальный размер партии.

Рассчитаем наименьшие суммарные затраты по доставке груза для КРУП «Белкнига» .

Исходные данные:

1) с целью снижения себестоимости грузоперевозок предлагается заменить 5 автомобилей «Газель» грузоподъемностью 2 тонны на 5 автомобилей «Соболь» грузоподъемностью 2,5 тонны.

2) в состав розничной сети КРУП «Белкнига» входит 3 склада общей площадью 980 м²;

3) стоимость хранения 1 единицы продукции в месяц на складе составляет 2,5 долл., следовательно, общая стоимость хранения всей продукции в месяц составит: s = 980 Ч 2,5 долл. = 2450 долл.

4) книжная продукция перевозится по следующим маршрутам:

по городу Минску:

маршрут № 1: 110 км;

маршрут № 2: 150 км;

по Минской области:

маршрут № 3: 200 км;

по Республике Беларусь:

маршрут № 4: 320 км;

маршрут № 5: 350 км.

5) спрос v в единицу времени является постоянным и составляет 3 т — максимальный вес груза для одной партии поставки;

6) стоимость заказа (затраты на организацию поставки) — 0,3 долл. за 3 т. / 1 км.

7. Алгоритм решения задачи

Задача предназначена для автоматизации функций по учету затрат вспомогательного производства, в частности для КРУП «Белкнига» — это минимизация затрат по доставке книжной продукции.

На основании исходных данных и приведенной выше методики, определим стоимость заказа партии по маршрутам № 1 — № 5:

маршрут № 1: К1 = 0,3 долл. Ч 110 км. = 33 долл.

маршрут № 2:К2 = 0,3 долл. Ч 150 км. = 45 долл.

маршрут № 3:К3 = 0,3 долл. Ч 200 км. = 60 долл.

маршрут № 4:К4 = 0,3 долл. Ч 320 км. = 96 долл.

маршрут № 5:К5 = 0,3 долл. Ч 350 км. = 105 долл.

По формуле (6) рассчитаем наименьшие суммарные затраты по доставке партий товаров для КРУП «Белкнига» :

маршрут № 1:L1* = = 635,8 долл.

маршрут № 2:L2* = = 742,5 долл.

маршрут № 3:L3* = = 857,3 долл.

маршрут № 4:L4* = = 1084,4 долл.

маршрут № 5:L5* = = 1134,1 долл.

Общие затраты (L*) на доставку всей книжной продукции составят:

L* = L1* + L2* + L3* + L4* + L5* = 635,8 долл. + 742,5 долл. + 857,3 долл. + + 1084,4 долл. + 1134,1 долл. = 4454,1 долл.

В таблице 8 приведены суммарные затраты по транспортировке книжной продукции для КРУП «Белкнига» (расчетные данные и фактические данные за декабрь 2008 года).

Таблица 8. Суммарные затраты по транспортировке книжной продукции для КРУП «Белкнига»

Анализ данных таблицы 8 позволяет сделать следующие выводы: экономическая эффективность, которую получит КРУП «Белкнига» в результате применения метода расчета наименьших суммарных затрат по транспортировке книжной продукции составит 308,2 долл. за месяц.

8. Управленческие действия по результатам анализа выходного документа

Рассчитаем экономическую эффективность, которую получит КРУП " Белкнига" в результате применения выше приведенного метода расчета наименьших суммарных затрат по транспортировке книжной продукции.