Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Необходимость обеспечения выполнения функций и задач управления персоналом дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования предприятия. Поэтому для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения управления персоналом, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационное обеспечение управления персоналом — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом [9, 10].

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников предприятия. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления (плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной).

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации о персонале — документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, учетная первичная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате и т. д. [21].

Другой источник информации — сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т. п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны, так как меняется количественный и качественный состав персонала в связи с текучестью кадров, его структура, но всей совокупности признаков (иолу, возрасту, стажу работы и т. д.). Постоянно идет процесс движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы предприятия требуемой, своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными характеристиками, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность. Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т. п.). Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т. д.

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации, используемой в системе управления персоналом. Она должна быть:

• • объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);
• • актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);
• • своевременной;
• • целенаправленной;
• • лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);
• • коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее кадровой службе и руководителям в удобной форме ставит задачу создания па предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, храпения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе — широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов моделирования и т. д.

Основу информационной системы должен составлять единый массив данных, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что, в свою очередь, требует определенной организации информации и методов оперирования ею. Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии — приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику.

Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику, возможным уровнем оплаты труда, состоянием условий труда и т. д. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя. Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию.

Информационная система должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

Таким образом, информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Информационное обеспечение службы управления персоналом. Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации [11, 14, 22]:

• • комплексность — отражение всех сторон деятельности службы (технической, технологической, организационной, экономической и социальной);
• • оперативность — получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;
• • систематичность — требуемая информация должна поступать постоянно;
• • достоверность — информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение службы управления персоналом можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники.

Внемашинное информационное обеспечение включает в себя систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

• • от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.);
• • по линии обратной связи — от объекта к органу управления следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом — осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационнометодических требований [9, 20]:

• рациональная интеграция обработки информации для минимального ее дублировании в базе данных и сокращение количества форм документов;

• • возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;
• • необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС), представляющих собой совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Комплекс технических средств должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

Комплекс технических средств должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

• • характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• • характеристики технологического процесса обработки информации;
• • технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• • носители входной и выходной информации (документы, бланки, машинные носители информации и т. д.);
• • объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• • объемы вычислительных работ;
• • сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• • формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• • производительность при выполнении технологических операций;
• • надежность работы;
• • совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• • стоимость оборудования;
• • состав и количество обслуживающего персонала;
• • площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом являются исходной базой составления задания на проектирование оснащения службы необходимыми вспомогательными средствами.

Проектные решения должны обеспечивать:

• • рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• • улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• • соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организацией в целом;
• • комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• • экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

В состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом входят определение видов работ, которые необходимо автоматизировать с использованием этих средств, и определение предъявляемых к ним требований.

В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является широкое применение высоконадежных микропроцессорных устройств. К их числу относятся средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

Все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

К средствам сбора и регистрации информации относятся устройства подготовки данных, сбора информации, регистраторы информации. Назначение этой группы технических средств — преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

К средствам передачи информации относятся системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи, которые предназначены для передачи информации в пространстве.

В группу средств хранения информации входят внешние запоминающие устройства персональных компьютеров. Данные средства предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

К средствам выдачи информации относятся печатающие устройства, знаковые индикаторы, дисплеи, графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.