Компьютерные средства управления проектами

Реферат по дисциплине

" Информационный менеджмент"

Компьютерные средства управления проектами

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1. Появление систем управления проектами

2. Компьютерные средства управления проектами

2.1 Microsoft Project Server

2.2 Time Line and Sure Trak Project Manager

2.3 Primavera Project

2.4 Open Plan

2.5 Spider Project

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

Проект — совокупность действий, направленная на решение управленческих, экономических, социальных и производственных задач в рамках единой цели и при едином управлении. Это распространенная форма решения крупных или многофункционально связанных задач, ориентированная на достижение цели в установленные сроки при заданных объемах выделенных ресурсов на ее достижение.

Компьютерные средства управления проектами — интегрированные программно-аппаратные средства, предназначенные для поддержки процессов управления на всех фазах жизненного цикла проекта: разработка концепции, планирование, выполнение проекта и его завершение. В нашей стране крайне мало стабильно работающих предприятий, проекты есть везде и от того, насколько удачно они будут управляться, зависит не только будущее отдельных предприятий, но и страны в целом.

Появление программ управления проектами способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии. Так стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI), появился и стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10 006. Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

1. ПОЯВЛЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Известный закон Лермана гласит: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег», а следствие Лермана уточняет: «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег». Именно для преодоления сформулированной в следствии Лермана проблемы и была разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А распространение данной методики управления на различные сферы деятельности является дополнительным доказательством ее эффективности. Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то, скорее всего, он ответит: «Обеспечить выполнение работ». Это действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием». Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

За тридцать с лишним лет, в течение которых применяется технология управления проектами, был разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять этими ограничениями.

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени, используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из-под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение, и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления качеством работ.

Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта: сроки, расходы и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика.

В основе методов управления проектами лежат методики сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов в США. В 1956 г. М. Уолкер из фирмы «Дюпон», исследуя возможности более эффективного использования принадлежащей фирме вычислительной машины Univac, объединил свои усилия с Д. Келли из группы планирования капитального строительства фирмы «Ремингтон Рэнд». Они попытались использовать ЭВМ для составления планов-графиков крупных комплексов работ по модернизации заводов фирмы «Дюпон». В результате был создан рациональный и простой метод описания проекта с использованием ЭВМ. Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а позже получил название Метода Критического Пути — МКП (или CPM — Critical Path Method).

Параллельно и независимо в военно-морских силах США был создан метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique). Данный метод был разработан корпорацией «Локхид» и консалтинговой фирмой «Буз, Аллен энд Гамильтон» для реализации проекта разработки ракетной системы «Поларис», объединяющего около 3800 основных подрядчиков и состоящего из 60 тыс. операций. Использование метода PERT позволило руководству программы точно знать, что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных операций. Руководство программой оказалось настолько успешным, что проект удалось завершить на два года раньше запланированного срока. Благодаря такому успешному началу данный метод управления вскоре стал использоваться для планирования проектов во всех вооруженных силах США. Методика отлично себя зарекомендовала при координации работ, выполняемых различными подрядчиками в рамках крупных проектов по разработке новых видов вооружения.

Крупные промышленные корпорации начали применение подобной методики управления практически одновременно с военными для разработки новых видов продукции и модернизации производства. Широкое применение методика планирования работ на основе проекта получила в строительстве. Например, для управления проектом сооружения гидроэлектростанции на реке Черчилль в Ньюфаундленде (полуостров Лабрадор). Стоимость проекта составила 950 млн. долларов. Гидроэлектростанция строилась с 1967 по 1976 г. Этот проект включал более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из них достигала 76 млн. долларов. В 1974 году ход работ по проекту опережал расписание на 18 месяцев и укладывался в плановую оценку затрат. Заказчиком проекта была корпорация Churchill Falls Labrador Corp., которая для разработки проекта и управления строительством наняла фирму Acress Canadian Betchel.

По существу, значительный выигрыш по времени образовался от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря развитию вычислительной техники. Однако первые ЭВМ были дороги и доступны только крупным организациям. Таким образом, исторически первые проекты представляли из себя грандиозные по масштабам работ, количеству исполнителей и капиталовложениям государственные программы.

Первоначально, крупные компании осуществляли разработку программного обеспечения для поддержки собственных проектов, но вскоре первые системы управления проектами появились и на рынке программного обеспечения. Системы, стоявшие у истоков планирования, разрабатывались для мощных больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ.

Основными показателями систем этого класса являлись их высокая мощность и, в то же время, способность достаточно детально описывать проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы были ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой крупнейших проектов, хорошо знакомых с алгоритмами сетевого планирования и специфической терминологией. Как правило, разработка проекта и консультации по управлению проектом осуществлялись специальными консалтинговыми фирмами.

Этап наиболее бурного развития систем для управления проектами начался с появлением персональных компьютеров, когда компьютер стал рабочим инструментом для широкого круга руководителей. Значительное расширение круга пользователей управленческих систем породило потребность создания систем для управления проектами нового типа, одним из важнейших показателей таких систем являлась простота использования. Управленческие системы нового поколения разрабатывались как средство управления проектом, понятное любому менеджеру, не требующее специальной подготовки и обеспечивающее легкое и быстрое включение в работу.

Применение системы управления проектами на практике может быть эффективным и для небольших проектов. Например, исследования, проведенные еженедельником InfoWorld, показали, что пятидесяти процентам пользователей в США требуются системы, позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500 — 1,000 работ и только 28 процентов пользователей разрабатывают расписания, содержащие более 1,000 работ. Что касается ресурсов, то 38 процентам пользователей приходится управлять 50 — 100 видами ресурсов в рамках проекта, и только 28 процентам пользователей требуется контролировать более чем 100 видов ресурсов. В результате исследований были определены также средние размеры расписаний проектов: для малых проектов — 81 работа и 14 видов ресурсов, для средних — 417 работ и 47 видов ресурсов, для крупных проектов — 1,198 работ и 165 видов ресурсов. Данные цифры могут служить отправной точкой для менеджера, обдумывающего полезность перехода на проектную форму управления деятельностью собственной организации.

Естественно, что с расширением круга пользователей систем проектного менеджмента происходит расширение методов и приемов их использования. Компьютерные журналы регулярно публикуют статьи, посвященные системам управления проектами, включающие советы пользователям таких систем и анализ использования методики сетевого планирования для решения задач в различных сферах управления.

2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Программы управления проектами уже давно образуют отдельный рынок программного обеспечения, который только недавно начал привлекать внимание в России. Такие программы в мире установлены на миллионах компьютеров, обзоры этого рынка регулярно печатаются в компьютерных изданиях. Тем не менее, этот класс программ — один из наиболее интересных для российских пользователей.

Программы управления проектами можно использовать по-разному. Для одних это инструмент для компьютерного моделирования проектов и просчета последствий принимаемых решений до их реализации, для других — средство отображения директивных показателей проекта и подготовки красивой отчетности. Первый тип пользователей называют профессионалами, второй тип — это обычно люди, для которых управление проектами не их бизнес. Соответственно позиционируются и программы управления проектами, которые делятся на два основных класса — профессиональные (high end) и непрофессиональные (low end). Основное отличие этих программ друг от друга заключается в их возможностях по моделированию работы ресурсов проекта, учету и моделированию рисков, структуризации проектной информации, управлению совокупностью проектов (мультипроектом)/6/.

Итак, профессионалы используют программы управления проектами для решения следующих основных задач:

— Структуризации и описания состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта,

— Расчета расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений,

— Определения критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта,

— Расчета бюджета проекта и распределения запланированных затрат во времени,

— Расчета распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании,

— Определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки,

— Анализа рисков и определения необходимых резервов для надежной реализации проекта,

— Определения вероятности успешного исполнения директивных показателей,

— Ведения учета и анализа исполнения проекта,

— Моделирования последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений,

— Ведения архивов проекта,

— Получения необходимой отчетности по проекту.

Непрофессиональное использование программ управления проектами чаще всего сводится к

— составлению расписания исполнения работ проекта без учета ресурсных ограничений при директивных, а не расчетных продолжительностях его работ,

— заданию директивных значений затрат проекта,

— выдаче планов работ для ресурсов проекта,

— упрощенному учету исполнения,

— контролю исполнения запланированных показателей и анализу отклонений.

В России представлены наиболее популярные пакеты разных секторов рынка. Непрофессиональные пакеты обычно стоят около $ 500 и представлены чемпионом по продажам — пакетом Microsoft Project, а также пакетами Suretrak Primavera Systems, и Spider Project Lite.

Профессиональные стоят свыше $ 3000 и представлены пакетами Primavera Project Planner (P3), Primavera Project Planner Enterprise (P3e), Open Plan Professional — и Spider Project Professional.

У пакетов Open Plan и Spider Project имеются версии Desktop стоимостью $ 1000, которые представляют собой урезанные по функциям версии пакетов Professional. Основное отличие пакетов Desktop от пакетов Professional в том и другом случае — отсутствие инструментов групповой работы с моделями проектов. То есть эти пакеты предназначены для тех пользователей, которые управляют отдельными проектами (подпроектами), но не занимаются мультипроектным управлением. За исключением российского пакета Spider Project, все остальные перечисленные пакеты выпускаются американскими компаниями.

Из пакетов, не представленных на нашем рынке, заслуживают упоминания Scitor Project Scheduler — пакет непрофессионального сегмента рынка, который является основным соперником MS Project на западном рынке, а также Artemis Project View — наиболее мощный из западных профессиональных пакетов управления проектами. Artemis Project View работает с базой данных Oracle, довольно дорог и при этом достаточно неповоротлив. Его дополнительные возможности невелики, а стоимость в несколько раз выше стоимости других профессиональных пакетов. Потому популярность пакета не высока и на Западе.

Среди перечисленных пакетов большинство американские, которые разрабатывались и развивались в условиях плотной конкуренции друг с другом. В результате в этих пакетах схожие подходы, возможности, методологии. Особняком стоит Spider Project — пакет, разработанный российской компанией «Teхнологии управления Спайдер». В этом пакете много нетрадиционных решений, уделяется особое внимание математическому моделированию проекта и поиску оптимальных решений. Кроме того, пакет включает ряд подходов к моделированию проекта, которые востребованы на нашем рынке и отсутствуют в американских пакетах (например, планирование и контроль физических объемов работ, производительностей ресурсов и т. д.).

На российском рынке стабильно присутствует не более 10 систем. Рассмотрим некоторые них.

2.1 Microsoft Project Server

Microsoft Project Server 2002 предлагает организациям расширяемую технологическую платформу, обеспечивающую надежную разработку наиболее эффективных приемов управления проектами и позволяющую успешно распространять их в корпоративном масштабе. Microsoft Project Server — это централизованное хранилище для стандартизованных данных о проектах и ресурсах. Он предоставляет группам удобный доступ к важнейшей бизнес-информации через свой веб-интерфейс — Microsoft Project Web Access. Предлагая мощные веб-средства для совместной работы, анализа и составления отчетов, Microsoft Project Web Access позволяет всем участникам проекта (членам групп, менеджерам ресурсов и руководителям) всегда быть в курсе того, как проходит работа над проектом.

Обеспечивая безопасность и быстродействие на корпоративном уровне, Microsoft Project Server предлагает настраиваемую основу, позволяющую организациям успешно разрабатывать технологии управления проектами и адаптировать их к бизнес-системам, имеющимися в настоящее время, и к тем, которые появятся в будущем.

Основные качества продукта:

1. Быстрый доступ к важнейшей бизнес-информации Благодаря Microsoft Project Web Access руководители и участники проекта могут быстро просматривать, анализировать и обновлять информацию по проекту, причем для этого им не требуется устанавливать на компьютеры Microsoft Project. Пользователю достаточно иметь веб-обозреватель, чтобы получить доступ к мощным программным средствам управления проектом, сосредоточенным в одном месте. Поскольку хранение сведений о проекте и ресурсах осуществляется в Microsoft Project Server централизованно и последовательно, компании могут стандартизировать отчеты в целях стратегического анализа портфеля проекта, а также эффективно управлять ресурсами в рамках нескольких проектов и оптимизировать их использование.

2. Надежное управление и администрирование

Microsoft Project Server обеспечивает безопасный управляемый доступ к бизнес-информации. Администраторы могут управлять им, предоставляя разрешения группам и отдельным пользователям. Таким образом, руководители и участники групп могут просматривать и обновлять только ту информацию, к которой им разрешен доступ. Новые усовершенствования в области масштабирования поддерживают сценарии корпоративного уровня, что обеспечивает поддержку при расширении организации и позволяет удовлетворять ее растущие потребности.

3. Платформа с широкими возможностями расширения

Microsoft Project Server предлагает настраиваемую платформу и программные средства, которые можно расширять и интегрировать с различными бизнес-системами, чтобы удовлетворить потребности вашей компании в области управления проектами, ресурсами и информацией. Открытая архитектура, поддерживающая такие отраслевые стандарты, как обмен XML-сообщениями и протокол SOAP, обеспечивает успешное взаимодействие и обмен информацией с другими бизнес-приложениями и базами данных. Microsoft Project Server может интегрироваться с уже имеющимися в организации решениями, предназначенными для управления документами и отслеживания возникающих вопросов, через расширяемый серверный объект.

2.2 Time Line and Sure Trak Project Manager

Time Line (разработчик — Time Line Solutions) Очень многие компании в нашей стране, в том числе и строительные, начинали свой путь к внедрению систем управления проектами именно с этого продукта. Этот пакет начал продаваться еще в начале девяностых. Были локализованы две версии — 5.0 для DOS и 1.0 для Windows. Отличная функциональность и при этом простота использования, сделали его весьма распространенным пакетом. Очень хорошей, по тем временам, была возможность создание вычисляемых пользовательских полей. В дистрибутив пакета входит генератор отчетов Crystal Report.

В 1995 году, уже под лейблом Symantec, была выпущена версия 6.5 для Windows. Недостатком этой версии можно считать не очень хорошо реализованный принцип WYSIWYG. На этом развитие пакета, к сожалению, остановилось. Локализированной версии выпущено не было. По сведениям компании, занимавшейся продвижением Time Line на российском рынке, продажи его прекращены.

SureTrak Project Manager (разработчик — Primavera inc. / представитель в России — ПМ СОФТ). Являясь, младшим (и самым дешевым — стоимость в России за 5 лет осталась неизменной $ 700) продуктом в семействе Primavera, ST позиционируется как продукт начального уровня для управления несложными проектами в небольших компаниях. Умеет читать формат mpx и сохранять в нем проектные данные. Интерфейс — вполне стандартный. Очень хорошо реализован принцип WYSIWYG и масштабирование временной оси при отображении диаграммы Ганта. Совместим с MAPI-совместимыми системами электронной почты (умеет отправлять с помощью них данные проектов). Встроенный wizard «Быстрый старт» проектов помогает создать систему кодов для типовых проектов.

Весьма скромные минимальные системные требования: процессор 386 и выше, 4 МВ RAM, 15 МВ свободного дискового пространства, Windows 3. x, NT, 95, или OS/2. При установке под NT или Windows 2000, требуется дополнительно скачать и установить драйвер для hasp-ключа. Для активного продвижения на отечественном рынке этот пакет был полностью локализован. В российском варианте поставки русскоязычный интерфейс, система помощи и руководство пользователя. Из особенностей можно отметить удобную функцию «луч» (Progress Spotlight). При выделении на временной оси (диаграмме Ганта) временного промежутка, в таблице работ выделяются цветом операции, выполнение которых запланировано в этот временной интервал. SureTrak имеет как собственный формат данных, так и без каких либо дополнительных настроек «понимает» формат P3. В настоящее время представлен версией за № 2.0 /7/.

Требования к компьютеру обусловлены более жесткими требованиями со стороны используемой ОС:

Процессор не хуже Pentium.

ОС — Windows 95, 98, NT, 2000.

ОЗУ — 32 Мб. Для Windows 95, 98; 64 Мб для Windows NT; 128 Мб для Windows 2000. Свободное место на жестком диске — 300 Мб.

2.3 Primavera Project

Primavera Project (разработчик — Primavera inc. www.primavera.com представитель в России — ПМ СОФТ www.primavera.msk.ru).

Для построения интегрированной системы управления проектами компания Primavera inc. предлагает несколько продуктов.

В качестве системы управления контактами, предлагается полностью локализованный Expedition; обеспечивать доступ к проектной информации используя Интернет призван Webster for Primavera.

Для использования на нижних уровнях управления используется уже упоминавшийся SureTrak Project Manager, профессиональный пакет управления проектами Primavera Project Planner (P3) для работы со сложными многоуровневыми иерархическими проектами и систему масштаба предприятия, работающую по технологии клиент/сервер Primavera Enterprise (P3e) и Primavera Expedition.

Основной продукт в составе Primavera Enterprise — Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e). Он обеспечивает функции планирования работ и составления бюджета проекта, анализа и координации хода работ. P3e позволяет формировать общую картину всех, нескольких или одного конкретного проекта, проводить укрупненный анализ по выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, позволяет выполнять контроль сроков и отслеживать фактические результаты.

Primavera Expedition обеспечивает функции, связанные с поддержкой процедур контроля исполнения договорных обязательств в ходе проекта, стандартизации процесса администрирования проекта, автоматизации документооборота по проекту.

Эти приложения могут работать с такими СУБД как Oracle, MS SQL Server и Sybase, что обеспечивает:

— возможность оптимизированного многопользовательского режима работы с развитой системой транзакционной обработки;

— надежные средства защиты информации;

— поддержку широкого диапазона аппаратно-программных платформ;

— возможность построения гетерогенных и распределенных сетей.

Итак, Primavera Project Planner for the Enterprise — программное обеспечение (ПО), предназначенное для многопроектного планирования и контроля всех проектов в организации, включая бюджетирование проектов, календарно-сетевое планирование проектов, управление ресурсами, анализ проектов и «портфелей проектов» по показателям, анализ «Что-Если», управление рисками в проекте и т. д.

Представленная архитектура функциональных комплексов программного обеспечения Primavera Enterprise и Primavera Expedition обеспечивает совместную работу этих систем. Для обмена данными могут использоваться как входящие в комплект стандартные интерфейсы, так и интерфейсы, разработанные под конкретного пользователя с использованием средств SDK, стандартных протоколов обмена данными (например, ODBC), и специальных интеграционных приложений.

Primavera Enterprise построено по технологии «клиент-сервер» и «web-клиент — web-сервер» .

Сервер:

В качестве сервера базы данных может использоваться один из промышленных серверов MS SQL или Oracle. Для варианта однопользовательского рабочего места может быть использован Interbase сервер. Для обеспечения доступа к веб сайту проекта должен работать Microsoft Internet Explorer 5.0+; Microsoft IIS4.0+.

На сервере может быть использована одна из следующих операционных систем: Windows NT Server 4.0, Windows 2000 Server или Unix.

Сервер — Pentium III 500, 512 Мб ОЗУ. Свободное место на жестком диске — 300Мб под базу данных.

Архитектура локальной сети — TCP/IP.

Клиент:

Для клиентского рабочего места подойдет любая ОС: Windows 95, 98, NT, 2000. 32+ Mb RAM. Свободное место на жестком диске — 200Мб.

ПО Primavera Expedition построено по технологии «клиент-сервер» и «web-клиент — web-сервер» .

Клиентская часть ПО Primavera Expedition работает в ОС Windows'95/98/NT/2000 или Novell Netware 3. x/4.x/5.x, на СУБД Sybase и Oracle. Сервер — Pentium III 500, 24Мб ОЗУ, плюс от 2 до 4 Мб для каждого подключенного пользователя, плюс от 10 до 20% от размера базы данных. Свободное место на жестком диске — 200Мб.

Клиент (или однопользовательский) — Процессор Intel Pentium 150, 32Мб ОЗУ, Свободное место на жестком диске -180Мб.

ПО Primavera Project Planner

ПО построено на архитектуре файл-сервер. При этом на сервере могут храниться как данные проектов, так и исполняемые файлы программ. В качестве базы данных для хранения данных проектов используется Btrieve. Специальные требования к серверу не выдвигаются, так как, его функции может выполнять любая клиентская машина со следующими характеристиками:

Процессор не хуже Pentium II -266

ОС — Windows 95, 98, NT, 2000.

ОЗУ — 32 Мб. Для Windows 95, 98; 64 Мб для Windows NT; 128 Мб для Windows 2000. Свободное место на жестком диске — 80Мб.

СУП на базе продуктов Primavera является гибкой информационной системой. Сочетание различных приложений, работающих на единой базе данных и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить функции между всеми участниками. Такая СУП обладает необходимыми для корпоративных систем свойствами масштабируемости и надежности. Увеличение масштабов системы не порождает принципиальных проблем, поскольку они решаются заменой аппаратуры сервера и практически не затрагивают прикладную часть информационной системы. Система способна непрерывно поддерживать одновременную работу большого числа пользователей при пиковых рабочих нагрузках, обеспечивая целостность и защиту данных.

Использование специализированных web-приложений позволяет минимизировать состав программно-технических средств на клиентском рабочем месте. В частности, это упрощает настройку, сопровождение системы, снижает затраты на внедрение и эксплуатацию, делает прикладные программные средства доступными с любого рабочего места. Такой подход обеспечивает работу системы с тысячами пользователей (причем, многие из которых могут работать за удаленными терминалами).

Ключевая роль СУП на предприятии состоит не в том, или не только в том, чтобы собирать и передавать данные по состоянию процессов. Известно, что только 5% проектов выполняются в срок и в рамках бюджета. Значительное большинство отклоняется от графика и требует постоянного внимания со стороны руководителей. Поэтому любые средства «интеллектуализации» процессов принятия решений в управлении проектами существенно повышают эффективность автоматизированных систем.

Традиционно Primavera Enterprise позволяет строить графики и обеспечивает их контроль. Кроме того, как корпоративная система она фиксирует бюджеты проектов, планы финансирования и поступления средств для реализации проектов, обеспечивает коммуникации между многочисленными участниками. Кроме этого, Primavera вступает в игру всякий раз, когда с ее помощью проводится многовариантный анализ данных по проекту, готовятся специализированные отчеты, с помощью «глобальных замен» перенастраивается весь проект в соответствии с изменившимися требованиями и т. д.

Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, Primavera Enterprise и Primavera Expedition предоставляют широкие возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев — уровням готовности, местам проведения, рискам и т. п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок.

На рабочем месте руководителя система может быть настроена на формирование оперативных предупреждений, возникающих в случае превышения сроков, объемов или стоимости работ, а также ряда других важнейших показателей. При этом с помощью Primavera Expedition руководитель может быстро перейти к исходному документу, связанному с выявленным отклонением и найти ответственного.

Проект можно просматривать с различных точек зрения — как с помощью средств подготовки отчетов Primavera Enterprise, так и с помощью собственных средств Primavera Expedition, позволяющих создать итоговый отчет на основании справок конкретных исполнителей. Primavera Expedition способна дать менеджерам ответы на вопросы типа «У кого на согласовании находится определенный материал? Утвержден ли такой-то документ? Кому направлены замечания? Подготовлены ли нужные спецификации?» и т. п.

Доступ к проектным данным возможен из браузера с помощью модуля Primavera Expedition Express или с мобильных устройств (типа Palm) с помощью модуля Primavera Expedition Mobile — например, когда инженеру на строительной площадке требуется ввести информацию о поступивших материалах и согласовать определенные действия с руководством.

Еще большего эффекта удается достичь, если в процессе исполнения проекта средства Primavera использует не только предприятие, исполняющее проект, но и его соисполнители, подрядчики и субподрядчики.

Каждая из организаций может использовать набор функциональных модулей — P3e для планирования и контроля, Primavision для инициации и анализа реализации проектов, Progress Reporter для ввода информации о фактически выполненных объемах работ и отработанном времени, Primavera Expedition для сопровождения договоров и контроля обязательств, например, по подрядным договорам (разумеется, если много соисполнителей и эти процессы нуждаются в автоматизации), Expedition Mobile для сбора информации о факте выполнения поставок и другой информации по договорам, Primavera Expedition Express для работы с системой с удаленных рабочих мест.

Primavera начинает работать уже на этапе заключения договоров с партнерами и поставщиками. С помощью Primavera Expedition автоматизируются все ключевые элементы стандартных процессов сопровождения договоров. Система позволяет вводить подробные сведения о заключаемом договоре, который привязан к конкретному проекту, и затем отслеживать ход его согласования до момента окончательного подписания.

Все вносимые в проект изменения и корректировки документируются и присоединяются к исходному договору, а также учитываются в структуре затрат проекта. Это позволяет управляющему проектом и руководителю предприятия быстро и точно оценивать изменение стоимости проекта в динамике, определять причины изменений, ответственных исполнителей и ненадежных подрядчиков.

Далее на этапе планирования работ основным инструментом является Primavera Enterprise, с помощью которого совместными усилиями участников проекта формируется структура декомпозиции работ (WBS-структура), графики реализации проекта, распределяются ресурсы и фиксируются стоимости запланированных работ. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Ганта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам.

На этапе исполнения проекта данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отчетов, отслеживания разработки и согласования проектной документации и др. С помощью Primavera Expedition они привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить всю его историю.

Параллельно с этим в детализированный календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных материально-технических и финансовых ресурсах и отработанных человеко-часах. Эта информация, собираемая с помощью Progress Reporter, передается в общую базу данных, где происходит автоматическое обновление соответствующих сведений о проекте.

Вся документация, разрабатываемая в ходе проекта, проходит процедуру согласования и утверждения, фиксируемую с помощью Expedition.

Регулярное обновление Web-сайта проекта, который генерируется «по кнопке» в P3e, обеспечивает доступ к актуальной информации всем участникам проекта в соответствии с определенными правами доступа.

Таким образом, к этапу завершения проекта или к моменту окончания отчетного периода накапливается вся информация о выполнении, как собственных работ предприятия, так и работ его партнеров. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполненных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.

2.4 Open Plan

Open Plan — разработчик — Welcom Software Technology www.wst.com / представитель в России — A-Project Technologies (в настоящее время — Департамент управления проектами холдинга «Ланит» www.projectmanagement.ru)

Этот продукт позиционируется как профессиональная система управления проектами масштаба предприятия. Выпускается в трех версиях: Enterprise, Professional и Desktop.

Интерфейс продукта весьма оригинален. Рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих столов, на которых помещаются ярлыки к стандартным объектам (файлы проектов, календарей, ресурсов, кодов, шаблонов), так и к любому файлу (рис. 1). При открытии проекта открывается «записная книжка проекта» — набор рабочих столов с ярлыками к файлам, непосредственно относящимся к проекту. В поставку входит несколько десятков наиболее распространенных шаблонов представления проекта. Применение шаблона к проекту осуществляется простым перетаскиванием нужного ярлыка на записную книжку проекта. Отдельного упоминания заслуживает функция «Директор Управления Проектами» (ДУП).

ДУП это инструментарий автоматизации повторяющихся процессов при управлении проектами. Объектами ДУП могут быть не только стандартные формы, представления и процедуры Open Plan, но и объекты из других приложений, например, текстового редактора, электронных таблиц, CAD. В поставке — 35 стандартных шаблонов ДУП, разбитых, согласно рекомендациям PMI на 8 категорий. Естественно, есть функция создания и сохранения пользовательских шаблонов представления и шаблонов ДУП.

Рисунок 1 — Рабочее пространство Open Plan

В продукте весьма развита система ресурсного планирования. Реализовано два базовых метода расчета расписания:

Ресурсное планирование при ограниченном времени — приоритетной является необходимость придерживаться общей даты завершения проекта при попытке минимизировать степень перегрузки ресурсов. В результате ресурсы могут быть перегружены.

Ресурсное планирование при ограниченных ресурсах — приоритет отдается предотвращению перегрузки ресурсов, даже если это приведет к выходу проекта за рамки расписания. При этом замедляется завершение проекта на столько, насколько это необходимо для того, чтобы избежать перезагрузки ресурсов.

Реализован тип материальных ресурсов с ограниченным сроком хранения. При назначении исполнителей на операции можно указывать требуемую квалификацию или альтернативный ресурс и тогда, при ресурсном планировании, система предложит наиболее оптимальный, с точки зрения загрузки, ресурс.

Благодаря иерархической организации ресурсов, можно создавать любые структуры статей затрат.

Следует особо отметить, что функция анализа рисков — встроена в систему, тогда как в некоторых продуктах она поставляется как отдельный модуль. Для длительности избранных или всех работ проекта вводятся оптимистическая и пессимистическая оценки. Далее по методу Монте-Карло определяется вклад вероятностей в даты проекта.

Возможности сортировки, фильтрации, создания пользовательских полей и глобальной замены традиционно сильны для продуктов такого класса. Можно пользоваться стандартным набором или создать собственные. Различий в интерфейсе версий нет. Open Plan Desktop ограничен функционально. В ней присутствуют все функции для планирования и контроля за выполнением проекта, но нельзя работать с внешними подпроектами, создавать пользовательские поля, отчеты, шаблоны представлений, изменять настройки процедур ДУП, выполнять анализ рисков.

При использовании собственного формата хранения данных, разграничение уровней доступа к проектным данным производится с помощью специальной утилиты SysAdm. Если же данные проектов хранятся с использованием СУБД, эти операции должны выполняться средствами СУБД. В системе имеется встроенная функция создания архива проекта (backup) в одном файле. В состав продукта входит модуль Web Publisher, с помощью которого осуществляется публикация данных проекта на веб-сервере.

В качестве системы управления бюджетом проектов Welcom Software Technology предлагает продукт Cobra. Совместное использование Cobra с Open Plan или с другой СУП позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта.

2.5 Spider Project

Spider Project (разработчик/представитель в России — компания «Технологии управления «Спайдер», www.spiderproject.ru)

Без преувеличения можно сказать, что Spider Project лучшая отечественная система управления проектами. Версия под DOS появилась еще в 1992 году. От версии к версии заметно улучшается не только интерфейс системы, но и ее функциональность.

Минимальные требования к системе: процессор i486 или выше; операционная система Windows (95, 98, 2000, NT); оперативная память не менее 32 М; свободное место на диске для установки программы не менее 25Мб, свободное место на диске для хранения проектов около 1500Кб на каждые 1000 операций проекта.

Рабочее пространство главного окна разбито на три функциональные зоны (рис. 2). В левой её части — ярлыки к открытым проектам. В средней части — 16 ярлыков на шаблоны представления и данные проекта. В правой части располагаются ярлыки на открытые документы проекта. Документ проекта можно создать из текстовых файлов, html-файлов или файлов баз данных.

Рисунок 2 — Рабочее пространство главного окна Spider Project

У этого продукта много отличий от западных собратьев, однако основным из них является подход к определению длительности операций. В большинстве известных пакетов операции характеризуются длительностью их исполнения. В Spider Project наряду с длительностями можно задавать физические объемы работ на операциях. Длительность определяется пакетом в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов. В связи с этим, имеется отличие и в определении задержек на связях операций. Наряду с положительными и отрицательными временными задержками, реализованные во всех пакетах, можно использовать и объемные задержки. Дело в том, что с временными задержками может возникнуть ситуация, когда работа началась, но исполняется медленнее, чем было запланировано и временная задержка может исчерпаться раньше, чем будет выполнен запланированный объем работ.

Кроме отдельных ресурсов можно задавать мультиресурсы и пулы.

Мультиресурсы — это группы ресурсов, которые выполняют работы вместе (например, бригада). Мультиресурсы можно назначить на исполнение операций целиком, что означает назначение всех ресурсов, которые в них входят. Пулы — это группы взаимозаменяемых ресурсов.

Пакет позволяет использовать неограниченное количество составляющих стоимости, причем в разных валютах. Так же можно создать неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов.

Для анализа исполнения проекта, а также для анализа «что если» очень важно иметь возможность сохранять прежние версии проекта и иметь возможности для сравнения и анализа отклонений текущей версии проекта от предыдущих. В Spider Project есть возможность хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ не только по сравнению с какой-то базовой версией, но и с любой другой.

Расчет расписания проекта методом критического пути производится без учета ограничения по ресурсам и имеет точное математическое решение. Если же при расчетах учитывается ограниченность ресурсов, то понятие резервов, в том числе и полного резерва (total float) теряет смысл. В Spider Project вычисляется ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с учетом ограниченности ресурсов.

Алгоритм анализа рисков так же отличается от реализованного в других системах. При моделировании рисков в качестве исходной информации используются не оценки длительности (оптимистические, пессимистические), а оценки производительности ресурсов.

Непривычно, но достаточно продуманно, реализована поддержка групповой работы над проектом. В Spider Project нет одновременного доступа на изменение данных. Ответственный за свою часть проекта (фазу) представляет менеджеру проекта свои файлы. И решение принять или отвергнуть изменения остается за менеджером проекта. Именно такое решение, по мнению разработчиков, позволяет избежать неразберихи при изменении проектных данных, и, как следствие, траты времени на вылавливание багов. С этих позиций разработана и система групповой работы через Интернет.

Система взаимодействия между участниками проекта с использованием внутрифирменной Intranet или Internet по следующему механизму:

— созданная главным менеджером полная версия проекта передается на сервер с указанием списка пользователей и уровня доступа тех, которым она предназначается,

— пользователи системы согласно включенным в список ограничениям по доступу к проектам, могут получить план проекта — только для чтения или его фазу (подфазу) для управления реализацией,

— в результате выполнения функции управления пользователь передает измененный план (фазы, подфазы) обратно на сервер, откуда он может быть получен руководителем проекта.

При обращении к серверу система проводит идентификацию пользователя, обеспечивая, таким образом, разграничение доступа к проектам.

Обмен данными между сервером и клиентами осуществляется с использованием протокола FTP, что позволяет развернуть систему на любой платформе. Проект отправляется на сервер непосредственно из пакета при выборе пункта меню «Отправить». FTP сервер служит таким же хранилищем проектов, как и другие директории (Рабочее, Центр, Архив) — входя на сервер, пользователь видит список доступных для него проектов и открывает их прямо в Спайдере.

Взаимодействие между участниками проекта можно осуществлять через несколько серверов. Например, главный менеджер отправлять проекты может на один сервер, а получать с другого.

Spider Project поддерживает OLE (в визуальные представления можно вставлять текст и графику).

Экспорт данных проекта в другие приложения осуществляется с помощью формата csv.

Так же следует отметить хорошую справочную систему продукта, в которую, помимо руководства пользователя включен переработанный русский перевод PMBok (Project Management Body of Knowledge).

На веб-сайте компании доступна демо-версия продукта, умещающаяся на 4 трехдюймовых дискетах. Демо-версия ограничена количеством работ в проекте — 40 без учета фаз и отсутствием функций экспорта данных.

Из наиболее известных проектов, при управлении которыми применялся Spider Project, называются строительство в 1997 г. Олимпийской деревни для Всемирных Юношеских Игр в Москве (бюджет $ 250 млн), строительство Каспийского трубопровода, реконструкция Рязанского НПЗ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

управление сетевой компьютерный программа Управление проектами вызывает сегодня огромный интерес и уже сотни российских предприятий и организаций активно используют различные средства автоматизации этой области. Компании только начинают осознавать реальную важность информационных технологий для повышения своей конкурентоспособности и пока не умеют целенаправленно и эффективно внедрять их. Успешная реализация крупных инициатив в этой сфере требует четкого понимания руководством компании возможностей информационных технологий и высокой организованности от всех участников ИТ-проекта. Научившись реализовывать технологические проекты в срок, не превышая бюджет и с долгосрочным эффектом для бизнеса, компании смогут переосмыслить роль информационных технологий, обрести уникальный опыт управления комплексными проектами.

Кроме того, компьютерные средства управления проектами обеспечат компании такие преимущества при работе с проектами, как:

— информированность. Управление проектами позволяет получать сведения о портфеле проектов в масштабе целой организации для более эффективного анализа и оптимизации процесса принятия решений;

— управление производственным процессом. Позволяет более эффективно управлять производственным процессом, налаживать воспроизводимые процессы и оптимизировать ресурсы в масштабе предприятия для сокращения затрат, повышения качества и сокращения времени производства;

— эффективный выбор сотрудников для участия в проектах, а также отслеживание и управление этим процессом в масштабе организации с помощью средств назначения с учетом квалификации;

— оптимизация процессов управления проектами за счет определения стандартов и рекомендаций для всей организации;

— определение общих для всех проектов процессов и правил создания отчетов и утверждения времени работы над проектом в целях обеспечения точности данных;

— снижение объемов административной работы и получение точных обновленных статистических данных о календарных планах проекта и бюджете;

— централизованное хранение, связывание и совместное использование данных, таких как документы, вопросы и риски, относящихся к планам проектов.

На сегодняшний день сферы применения систем управления проектами включают оборону, строительство, судостроение, телекоммуникации, информационные технологии, металлургию, нефть и газ, атомную энергетику, нефтехимию, торговлю, и т. д. Рост интереса к проблеме управления проектами — признак развития, появления инвестиций и оздоровления экономики страны.

Можно сказать, что система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.

Идеальной программы для автоматизации управления проектами, удовлетворяющей всем без исключения требованиям предприятия не существует.

Важным условием правильного выбора системы управления проектами является понимание того, что именно вы хотите получить от системы и разделение критичных и второстепенных требований — какие ее возможности вам необходимы, какая учетная информация. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом. Внедрение системы управления проектами должно проводиться поэтапно и быть тщательно спланировано.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Полковников А. В., «Корпоративная система управления проектами», Электронный офис, 1997, Октябрь

2. Полковников А. В., «Управление проектами — выбор, внедрение и использование ПО в России», PC

3. Директор Информационной службы, C10, № 4, 2001

4. Виктор Терехин. «Какой С.У.П. вам нужен», Потребитель. Компьютеры и программы, № 6, 2002

5. Наталья Дубова, «Управление проектами», Открытые системы, № 9, 2001

6. www.projectmanagement.ru

7. www.primavera.com — разработчик Primavera ink. / Представитель в России — ПМ СОФТ

8. www.spiderproject.ru — разработчик — «Технологии управления «Спайдер»

9. www.soft.servplus.ru

10. www. e-xecutive.ru/

11. www.vestnikmckinsey.ru

12. www. itc-ua.com

13. www.osp.ru

14. www.wst.com — разработчик Welcom Software Technology / представитель в России A-Project Technologies