Компьютерные системы управления документооборотом в сфере здравоохранения

Міністерство культури і мистецтв України Харківська державна академія культури Кафедра інформатики

Комп’ютерні системи керування документообігом у сфері охорони здоров’я (на прикладі відділу охорони здоров’я м. Краматорська)

ХАРКІВ — 2007

• 1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления 6
• 1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления 8
• 1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО 10
• 1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот 11
• 1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow 12
• 1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs 13
• 1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт 15
• 1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM 16
• 1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc 17
• 1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision 18
• 2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска 21
• 2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО 21
• 2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города 21
• 2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города 24
• 2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска 32
• 2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота 32
• 2.2.2 Эффективность внедрения электронного документооборота 39
• Выводы 45
• Приложения 47

• Список литературы

  53

• Введение

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».

В работе были использованы материалы, в которых были освещены вопросы электронного документооборота: А. В. Бадьина «Электронный документооборот фирмы», в котором рассматриваются вопросы как функционирует система документооборота в организации; В. Баласанян «Концепция автоматизации отечественного документооборота», где автор анализирует процесс автоматизации документооборота и пути совершенствования; А. И. Вершинин «Электронный документ», в котором делается подробное описание электронного документа и принципы работы с ним. Также очень важным моментом является законодательная база, изучение которой начинается с Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи».

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25−50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (УЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию информации.

Обзор систем электронного документооборота описывается в книге А. Пахчанян «Обзор систем электронного документооборота», а эффективность системы электронного документооборота хорошо описывается в книге М. Ю. Круковского «Критерии эффективности систем электронного документооборота».

Управленческая деятельность в Украине, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями, документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом — практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Поэтому цель работы — изучение системы электронного документооборота в органах управления, а также изучения ситуации в отделе здравоохранения г. Краматорска и адаптации системы для работы в этом отделе.

1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная — просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п.; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Процесс управления требует интенсификации и четкой организации учреждения, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» — стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Внедрение информационных систем управления деятельностью органов государственной власти предполагает организацию систем электронного документооборота во всех органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. Система электронного документооборота является одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата, повышения эффективности управления ресурсами органов государственной власти. При этом система электронного документооборота должна соответствовать организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдать установленные порядки отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.

Использование системы электронного документооборота позволяет:

· Увеличить производительность труда персонала на 20−25%;

· Сократить стоимость архивного хранения электронных документов на 80%;

· Провести интеграцию с системами автоматизированного ввода документов, которые поступают в нужном формате;

· Обеспечить контроль всего цикла делопроизводства и повысить эффективность методов работы над документами;

Исключить потерю документов сократить время их поиска, затраты на их обработку и подготовку отчетности.

1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления

Основной целью использования информационных технологий в деятельности органов государственной власти является повышение эффективности механизмов государственного управления на основе создания общей информационно-технологической инфраструктуры. Такая инфраструктура включает в себя государственные информационные системы и ресурсы, а также средства, обеспечивающие их функционирование, взаимодействие между собой, населением и организациями в рамках предоставления государственных услуг.

Государственная политика в сфере использования информационных технологий в государственном управлении призвана обеспечить координацию деятельности органов государственной власти по созданию государственных информационных систем и повышение эффективности бюджетных расходов в этой сфере.

В соответствии с основными направлениями социально-экономического развития Украины на среднесрочную перспективу определяются следующие приоритеты использования информационных технологий:

· повышение эффективности и прозрачности бюджетного процесса предоставление доступа гражданам и организациям к открытой информации;

· совершенствование механизмов мониторинга рынка труда;

· прогнозирования потребностей экономики в профессиональных трудовых ресурсах;

· улучшение обслуживания граждан и др.

В настоящее время формируются общие стандарты создания, интеграции и совместного использования типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры органов государственной власти, что позволит обеспечить согласованное развитие и совместимость между собой применяемых программно-технических решений. Общие стандарты создания типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры будут определять общие требования и порядок выполнения работ по их проектированию, реализации, внедрению, эксплуатации и развитию.

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS — Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC: «Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео — данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных условиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства организации и работы самой организации.

Сегодняшние организации требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т. е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям: функциональность и гибкость системы, возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» — это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.

Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.

· позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства

· позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов

· предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов

· масштабируемо — система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством

· поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства

· поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;

· создание единого информационного пространства предприятия;

· обеспечение надежности учета и хранения документации;

· организация эффективной защиты информации.

http://www.evfrat.ru/about/ - 2ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;

2. организовывать контроль исполнения поручений;

3. формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП ЭЦП — электронно-цифровая подпись при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Использование системы в практической деятельности организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

· Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.

· Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.

· Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.

· Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.

· Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.

· Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.

· Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.

· Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

§ система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

§ корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

§ система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

§ система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе — сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт — это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

· Повысить скорость принятия решений и их качество

· Усилить контроль исполнительской дисциплины

· Повысить управляемость организации

· Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:

· Крупные коммерческие предприятия и холдинги

· государственные органы власти

· Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия

· Территориально распределённые предприятия

· Компании со сложной организационной структурой

· Компании с большим объёмом документооборота

· Небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT_специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

· Работа с внутренними документами организации

· Обработка входящих и исходящих документов

· Управление внешними контактами

· Работа с договорами организации

· Организация новостных каналов и конференций

· Ведение справочника организации в электронном виде

· Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

· Организация и планирование мероприятий.

1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM

DIRECTUM — корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т. д.

1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc — качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

· система является лидером среди систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом «Компьютерра» в октябре 2005 года);

· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии со справочником «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения»);

· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

· кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

· возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

· возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision

Программная платформа DocsVision 4.0 — это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision — результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием

· Поддержка процессного подхода в организации управления

· Автоматизация систем менеджмента качества

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

· Средства контроля исполнения документов и заданий

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

· Управление процессами обработки документов

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

· Автоматизация канцелярии.

Так, 29 ноября 2007 г. в Администрации городского округа г. Рыбинск состоялась конференция «Автоматизированные технологии работы с документами». Конференция была посвящена вопросам организации эффективного управления документами в Органах Государственной власти, системе управления документами и бизнес-процессами DocsVision, как мощной платформе для автоматизации управления документооборотом организации. В настоящий период идет переход Администрации городского округа г. Рыбинск на систему DocsVision.

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства украинских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данной работе рассмотрены российские и украинские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска

2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО

2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города

Отдел здравоохранения г. Краматорска является отделом исполкома городского совета и состоит из 6 человек. Оргструктура отображена в приложении А.

Отдел здравоохранения г. Краматорска создан в мае 2002 года путем реорганизации КМУ коммунальное лечебное учреждение «Центральная городская больница» в КМУ «Городская больница № 1», КМУ «Поликлиника № 4» и отдел здравоохранения (6 человек).

При отделе здравоохранения создан информационно-аналитический отдел, в котором существует 15 штатных единиц, который является «мозговым центром».

Таблица 1 — Входящая и исходящая документация отдела здравоохранения (основные виды)

Перечислим лечебно-профилактические учреждения г. Краматорска:

1. КМУ «Городская больница № 1»

2. КМУ «Городская больница № 2»

3. КМУ «Городская больница № 3»

4. КМУ «Поликлиника № 1»

5. КМУ «Поликлиника № 4»

6. КМУ «Стоматологическая поликлиника № 1»

7. КМУ «Стоматологическая поликлиника № 2»

8. КМУ «Детское территориальное медицинское объединение»

9. КМУ «Станция скорой медицинской помощи»

10. КМУ «Центр здоровья»

11. КЛПУ КЛПУ — коммунальное лечебно-профилактическое учреждение «Городской онкологический диспансер г. Краматорска»

12. КЛПУ «Городской наркологический диспансер г. Краматорска»

13. КЛПУ «Городской противотуберкулезный диспансер г. Краматорска»

14. КЛПУ «Городской кожно-венерологический диспансер г. Краматорска»

15. КЛПУ «Городская психиатрическая больница г. Краматорска»

16. КМУ «Станция переливания крови»

17. Дом ребенка «Антошка»

Кроме того, работают также частные медицинские учреждения, а также государственная санитарно-эпидемиологическая станция, но поскольку они не входят в подчинение отдела здравоохранения, то в дальнейшем учитываться не будут.

Приведем также состав работников в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска

Таблица 2 — Состав работников по возрасту в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска

По данным таблицы 2 отобразим данные в графическом виде в виде диаграмм: разрез по составу медицинского персонала и распределение по возрасту.

Рисунок 1 - Состав работников по категориям в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска

Рисунок 2 - Состав работников по возрасту в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска

Из диаграмм видно, что большинство персонала — младшие медицинские специалисты или другие категории. Треть — предпенсионного возраста, молодежь составляет почти четверть персонала, что хорошо скажется на омоложении кадров в будущем.

2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города

Начнем с небольшой статистики по городу.

Сеть учреждений города представлена 17 лечебно-профилактическими учреждениями с 12 структурными поликлиническими отделениями, стационарными подразделениями на 1730 коек различного профиля, на различных объектах имеется 8 здравпунктов. Обеспеченность поликлиническими учреждениями и лечебными койками соответствует нормативным требованиям.

Таблица 3 - Обеспеченность врачами по специальностям

Рисунок 3 — Обеспеченность врачами по специальностям

Из диаграммы видно, что по городу значительно лучше показатели, чем по области у эндокринологов, аллергологов, анестезиологов, стоматологов; а также хуже у терапевтов, нефрологов, урологов.

Что касается документооборота, то он проводится по-старому. Вся документация составляется на бумаге, что является минусом при работе с большим количеством пациентов и соответственно огромного количества данных, который обрабатывает информационно-аналитический отдел. Все это трудоемкий процесс. Приведем несколько образцов документов (приложения Б-Е).

1. Медицинская карта амбулаторного больного (форма № 025/о) является основным первичным медицинским документом больного, который лечится амбулаторно или дома, и заполняется на всех больных при первом обращении за медпомощью в данное лечебное заклад.

На каждого больного в поликлинике ведется одна медицинская карта независимо от того, лечится он в одного или нескольких врачей.

Карта заполняется во всех лечебных учреждениях, городских и сельских, включая врачебные здравпункты, которые ведут амбулаторный прием общий и специализированный.

Медицинская карта амбулаторного больного заполняется:

— в противотуберкулезных учреждениях;

— в кожно-венерологических учреждениях;

— в женских консультациях;

— в поликлиниках и т. д.

На фельдшерско-акушерских пунктах и фельдшерских здравпунктах вместо медицинской карты амбулаторного больного ведется «Журнал регистрации амбулаторных больных» (форма № 074/о).

На титульном листке медицинской карты амбулаторный больной предусмотрен место для записи заболеваний, по поводу каких больной был взят под диспансерный учет с указанием даты, взятия / снятия с учета и причины снятия.

Больной может находиться на диспансерном учете по поводу одного и того же заболевания у нескольких специалистов (например, по поводу язвенной болезни желудка, хронического холецистита у терапевта и хирурга). На титульном листке он записывается один раз специалистом, который первый взял больного на диспансерный учет.

Если больной наблюдается по поводу нескольких этиологично не связанных между собой заболеваний у одного или нескольких специалистов, то каждое из них выносится на титульный листок.

Если у больного изменяется характер заболевания, то на титульный листок формы выносится новый диагноз без даты взятия на учет, а старая запись зачеркивается.

«Листок записи заключительных диагнозов» заполняется врачами всех специальностей на каждое заболевание, по поводу которого больной обратился в данное учреждение в отчетном году. Заболевание, которое выявлено у больного впервые в жизни, считается впервые выявленным и отмечается в графе 3 знаком «+» (плюс). При этом, если заболевание установлено при обращении по поводу заболевания, то знак «+» проставляется в графу 3; если выявлено при профилактическом осмотре, то знак «+» проставляется в графу 4.

2. «Талон на прием к врачу» (форма № 025−4/о) является оперативным документом, который позволяет правильно формировать очередь приема пациентов.

В талоне (форма № 025−4/о) на лицевой стороне указывается фамилия, имя, отчество больного, его адрес, номер медицинской карты амбулаторного больного, номер кабинета, время явки к врачу, фамилия врача.

Данные сведения заполняются в регистратуре или самим пациентом, если в поликлинике введенная система самозаписи больных к врачу.

На обратной стороне талона путем подчеркивания отмечается возраст больного и причина обращения: заболевание, профосмотр, прививка, обращение, за справкой или по другим причинам.

Данную часть талона заполняет врач или медицинская сестра, которая работает вместе с врачом на амбулаторном приеме.

Правильность заполнения талона подтверждается подписью врача.

Талон на прием к врачу является основанием для заполнения «Ведомости учета посещений в поликлинике (амбулатории), диспансере, консультации, дома» (форма № 039/о).

Срок хранения — 1 год после отчетного периода.

3. «Листок лечебных назначений» (форма № 003−4/о) является оперативным документом, который предназначен для регистрации режима пребывания больного в стационаре, предназначенного ему диетического питания, методов обследования, медикаментозного лечения, физиотерапевтических и психотерапевтических процедур.

Заполняется лечащим врачом в день госпитализации больного в стационар с внесением необходимых коррективе на протяжении лечения больного. Записи (названия препаратов, процедур, местного лечения и т. п.) ведутся на украинском языке, разборчиво.

Для хранения листков врачебных назначений на период лечения больных в стационаре ведется специальная папка в каждом отделении. Ежедневно средние медицинские работники делают отметки о выполнении назначений.

После выписки больного из стационара листок врачебных назначений подклеивается в «Медицинскую карту стационарного больного» (форма № 003/о) и сохраняется вместе с ней 25 лет.

4. Листок нетрудоспособности — это многофункциональный документ, который является основанием для освобождения от работы в связи с нетрудоспособностью и с материальным обеспечением застрахованного лица в случае временной нетрудоспособности, беременности и родов.

Лицевая сторона бланка заполняется лечащим врачом или младшим медицинским работником с медицинским образованием. Оборотная сторона бланка заполняется по месту работы застрахованного лица. Записи осуществляются разборчивым почерком, без помарок, синими, фиолетовыми или черными чернила.

Вышеперечисленные статистические формы являются источником получения информации и статистических данных (заболеваемость, посещаемость и т. д.), которая предоставляется в вышестоящие органы из лечебно-профилактических учреждений, обрабатывается отделом здравоохранения и служит для различных целей — составления областных, общегосударственных статистических сведений и принятия соответствующих управленческих решений.

Таким образом, продолжается процесс реформирования служб здравоохранения города, для улучшения оказания медицинской помощи, что должно обеспечить выполнение основных направлений:

· полное выполнения Указов Президента Украины, Постановлений Кабинета Министров Украины по вопросам здравоохранения;

· наращивание кадровых, финансовых и материальных ресурсов на приоритетное развитие первичной медико-санитарной помощи;

· выполнение принципа программно-целевого планирования и финансирования приоритетных программ в здравоохранении города;

· реализация комплекса мероприятий для дальнейшего развития и оптимизации амбулаторно-поликлинической помощи населению, а именно, формирование системы обслуживания больных семейными врачами, максимальное предоставление помощи через сеть дневных стационаров, стационаров на дому, отделений хирургии одного дня;

· продолжение внедрения комплексной программы по охране здоровья женщин и детей с привлечением инвестиций;

· использование внебюджетных средств финансирования для технического переоснащения медицинских служб;

· внедрение экономических форм управления с целью повышения эффективного и экономического использования кадровых и материальных ресурсов;

· внедрение в работу систем медицинского страхования;

· повышение уровня медицинских мероприятий для формирования здорового образа жизни, санитарных знаний населения;

· внедрение компьютерных технологий в процесс диагностики, систему учета, отчетности, управления здравоохранением, организации документооборота;

· выполнение мероприятий для социальной защиты медицинских работников.

Оснащение техникой — острая необходимость на сегодня. И это болезненный вопрос. Денег в бюджете города не хватает. Оргтехника есть только в информационно-аналитическом отделе — 12 шт. и 70 компьютеров в лечебно-профилактических учреждениях, которые используются в лучшем случае в качестве печатной машинки. Оснащение оргтехникой тоже очень низкое, так же как и знания медицинского персонала как пользоваться компьютером и оргтехникой.

2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска

2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота

Сначала приведем основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом предприятия и рекомендации по их решению.

Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления документооборотом в организации, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование организации во всех аспектах ее деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате исследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить издержки, а также существенно сократить время выполнения различных этапов основных процессов.

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления процессами на организации.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших управленцев эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии автоматизированной системы управления документооборотом предприятия, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии автоматизированной системы управления документооборота предприятия, однако часто он негативно отражается на объективности управления.

Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы документооборота, управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество услуг в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком информации, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на деятельности организации.

При внедрении автоматизированных систем управления организацией в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами:

· обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, медицинскому работнику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер);

· опасение потерять работу или утратить свою незаменимость;

· боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

Руководители организации, принявшие решение автоматизировать документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение автоматизированной системы управления организацией, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.

Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров. Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

На некоторых этапах внедрения проекта временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к реальной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю организации, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

· повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления организацией производится по следующей технологии: формируется небольшая (3−6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

1. Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.

2. С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;