Система документов бухгалтерского учета

Система документов для бухгалтерского учета включает в себя первичные учетные и выходные отчетные документы. Для заполнения необходимо использовать унифицированные системы документации. В частности, существуют следующие УСД.

• 1. Организационно-распорядительной документация (код 2 000 002).
• 2. Первичная документация по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, кассовых операций, материалов и т. п. (код 3 000 001).
• 3. Банковская документация по безналичным расчетам через банки, эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков, кредитным операциям банков, контролю над расходованием средств на оплату труда и выплатами социально-трудовых ресурсов, операциям банков, связанным с международными расчетами, депозитарным операциям банков, по безналичным расчетам через банки, эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков, контролю над расходованием средств на оплату труда и выплатами социально-трудовых льгот (на потребление), по денежному обращению, кредитным операциям банков (код 4 000 008).
• 4. Финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций (код 5 000 000).
• 5. Отчетно-статистическая документация, в том числе документация ио статистике национальных счетов и экономических балансов, научно-технического потенциала и инновационного прогресса, труда, материальных ресурсов, финансов, социальной статистике, статистике промышленности, сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции, капитального строительства, внешнеэкономических связей, потребительского рынка и сто инфраструктуры, транспорта и связи, наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов (код 6 000 000).
• 6. Учетная и отчетная бухгалтерская документации предприятий, в том числе отчетная бухгалтерская документация, регистры бухгалтерского учета, первичная учетная документация (код 7 000 000).
• 7. Документация по труду, в том числе документация по состоянию рынка труда, трудовым отношениям, повышению квалификации работников и др. (код 8 000 005).
• 8. Документация Пенсионного фонда РФ, в том числе документация по учету и распределению средств, планово-экономической деятельности, контрольно-проверочной деятельности (код 9 000 007).
• 9. Внешнеторговая документация, в том числе оперативно-коммерческая, товаросопроводительная, расчетная внешнеторговая, страховая внешнеторговая, документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара, транспортная, экспедиторская внешнеторговая документация (код 10 000 001).

Все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которыми являются первичные учетные документы. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам УСД по учету, например: сельскохозяйственной продукции и сырья, труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, работ в капитальном строительстве, работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, результатов инвентаризации, кассовых операций, торговых операций.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) можно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм. При изготовлении бланков первичных учетных документов допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом размерности показателей, включение дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Если форма документа отсутствует в этих альбомах, возможна разработка новых форм. Новые формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• o наименование документа;
• o дата составления документа;
• o наименование организации, от имени которой составлен документ;
• o содержание хозяйственной операции;
• o измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• o наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• o личные подписи указанных лиц.

В бухгалтерском учете большое значение придается юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается; в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляют сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранится в течение регламентированных сроков. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

К типовым формам бухгалтерской отчетности относятся следующие.

• 1. Бухгалтерский баланс (код ОКУД 710 001).
• 2. Отчет о прибылях и убытках (код ОКУД 710 002).
• 3. Отчет об изменениях капитала (код ОКУД 710 003).
• 4. Отчет о движении денежных средств (код ОКУД 710 004).
• 5. Приложение к бухгалтерскому балансу (код ОКУД 710 005).
• 6. Отчет о целевом использовании полученных средств (код ОКУД 710 006).
• 7. Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).
• 8. Пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов РФ. Отчетным годом для всех организаций является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая — в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной.

Функциональная архитектура бухгалтерского учета

Организация бухгалтерской работы специфична для предприятий и организаций, зависит от многих факторов (вид деятельности, объемы учетной информации, условия хозяйствования и т. п.). Бухгалтерский учет осуществляется специализированным структурным подразделением (службой) — бухгалтерией, специализированной организацией (централизованная бухгалтерия, аудиторская фирма и т. п.) на договорных началах, специалистом — бухгалтером или лично руководителем предприятия. Наиболее часто создается специализированное подразделение — бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером, которое подчиняется руководителю предприятия напрямую. Типовая структура бухгалтерии предприятия среднего размера представлена на рис. 11.3.

За бухгалтерией закрепляются функции организации и ведения бухгалтерского учета, выполнения функций контроля. Контроль подразделяют на следующие виды:

o предварительный — до совершения хозяйственной операции (главный бухгалтер подписывает все документы, изменяющие финансовые, кредитные и расчетные обязательства);

• o текущий — в момент совершения хозяйственной операции или вслед за нею (законность операций, правильность оформления документов, наличия ошибок и т. д.);
• o последующий — по истечении некоторого времени (итоги финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период, переход к анализу хозяйственной деятельности).

В зависимости от размера организаций и предприятий и характера их деятельности различают разделение учетного труда:

• o предметное — весь цикл учетных операций по отношению к определенному объекту учета выполняет один работник;
• o функциональное — по функциям обработки, которые выполняются работником для всех объектов учета.

Наиболее традиционным для бухгалтерского учета среднего по масштабам и сложности учета является наличие самостоятельных участков, которые проводят учет:

• 1) основных средств и нематериальных активов;
• 2) финансовых вложений (инвестиции в уставный капитал и ценные бумаги других предприятий, средства, предоставленные взаймы и др.);
• 3) производственных запасов (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, тара, запчасти);
• 4) оплаты труда;
• 5) издержек производства (учет производственных затрат, общепроизводственных и общехозяйственных расходов, учет брака, учет затрат вспомогательных производств, калькулирование себестоимости продукции и др.);
• 6) готовой продукции и ее реализации;
• 7) денежных средств, расчетных и кредитных операций;
• 8) валютных ценностей и операций;
• 9) финансовых результатов (налогов, прибыли и убытков);
• 10) фондов и резервов.

Эта функциональная структура бухгалтерского учета принята за основу при разработке программного обеспечения для автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.