Документирование кадровых процессов

Документы по личному составу

Конституция гарантирует каждому гражданину право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34).

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав.

Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Вопросам, связанным с заключением, изменением и прекращением трудового договора, целиком посвящен разд. III ТК. Работники кадровых служб затрачивают много времени на составление трудового договора и других документов. Практика показывает, что часто эти документы в организациях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени.

В организациях должны использоваться унифицированные формы документов, обеспечивающих возможность применения вычислительной техники. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

К документам по личному составу относятся:

• — трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;
• — приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;
• — заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;
• — трудовые книжки;
• — личные карточки (формы № Т-2, Т-2ГС);
• — автобиографии;
• — характеристики;
• — аттестационные листы сотрудников;
• — резюме;
• — личные дела;
• — лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы (формы) по личному составу:

• — № Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу);
• — № Т-2 — личная карточка;
• — № Т-4 — учетная карточка научного работника;
• — № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе;
• — № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
• — № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
• — № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• — № Т-10 — командировочное удостоверение;
• — № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника.

В процессе управления организациями руководители принимают многочисленные решения, в частности, при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направление в вуз или в среднее специальное учебное заведение и др.

В связи с этим возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется существование в организациях множества различных учетных и отчетных документов по кадрам.

Лица, принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и служащих, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость).

Этот блок включает следующие документы:

• — штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов; в бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда организации;
• — табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др.; он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно.

Пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

— личное заявление работника с визой руководителя; приказ о зачислении с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении; подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку, на его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а);

— справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц); в случае непредставления такой справки требуется письменное объяснение причины; при отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве.

Пакет документов на увольнение:

• — личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;
• — приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);
• — второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;
• — копия трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т. д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив.

Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций.

Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.