Составление сметы и бюджета проекта

Деньги играют очень важную роль в управлении проектами, так как их наличие является одним из необходимых условий для начала выполнения проекта. Не сильно погрешив против истины, можно сказать, что успешные менеджеры по управлению проектами становятся бухгалтерами с управленческими функциями и занимаются составлением сметы и бюджета, прогнозированием развития и контролем затрат своих проектов. Совокупность всех этих действий называется финансовым менеджментом.

Разница между сметой и бюджетом состоит в том, что в то время как смета проекта показывает только общую сумму, выделяемую на каждый вид деятельности или на определенный объем работ проекта, бюджет показывает расходы за определенный период времени также на каждый вид деятельности или на центр затрат; бюджет проекта — это план поступления и использования денег на реализацию какой-то части проекта или проекта в целом. Несмотря на различия данных понятий, смета и бюджет являются главными инструментами, обеспечивающими непрерывное управление проектом, и составляют основу системы проектного контроля.

Смета проектных затрат как средство повышения эффективности проекта

Смета проектных затрат имеет большое значение как для клиента, так и контрагента (поставщика). Точно и правильно составленные сметы для выполнения отдельных работ играют важную роль для принятия решений по поводу продолжения разработки проекта или его прекращения.

Если на первой фазе проекта затраты недооцениваются, то компания-собственник проекта может понести большие убытки и даже стать банкротом. К тому же, компании во многом зависят от ценового предложения со стороны клиента на заключение контракта. Если предлагаемая цена оказывается слишком низкой, это заставляет контрагента сомневаться в том, стоит ли ему заключать подобный контракт, ведь прибыль по нему явно будет мала. Низкая цена контракта может означать, что некоторые факторы не были учтены при предложении цены или что были допущены ошибки при составлении сметы.

Если команда проекта, наоборот, переоценивает затраты на выполнение проекта па первоначальной стадии, то последствия для него могут быть катастрофическими. В лучшем случае с такой раздутой сметой стоимость проекта выйдет за рамки бюджета, в худшем — проект придется прекратить, а убытки понесет собственник проекта.

Таким образом, данные об оценке затрат проекта и об ожидаемой прибыли должны быть по возможности точно зафиксированы в смете, насколько доступная информация позволяет это сделать. Кроме этого, проектная смета должна обеспечить наличие дополнительных средств для финансирования отдельных видов деятельности, если это понадобится.

Точное составление сметы является важным процессом не только на начальной стадии подготовки проекта, но и на протяжении жизненного цикла проекта. Это необходимо для того, чтобы отслеживать предполагаемые изменения, альтернативные способы выполнения тех или иных действий и т. д. Без наличия правильно составленной сметы, с помощью которой в дальнейшем разрабатывается бюджет проекта, не представляется возможным произвести эффективный контроль над расходованием средств.

Стремление к минимизации затрат является одной из ведущих целей на протяжении всего проекта, при этом большинство ежедневных решений, которые принимают менеджеры проекта, отражаются в конечных затратах. Поэтому менеджеру проекта следует уделять внимание мотивации снижения затрат. Это могут быть специальные выплаты, премии «за экономию», поддержка рационализаторских предложений, которые ведут к снижению затрат проекта, организация соревнования между отделами за снижение издержек, кружки качества, семинары и многое другое.

Для снижения издержек и приведения их к запланированным в смете в некоторых случаях возможна коррекция целей проекта, изменение технических требований, времени выполнения. Нередко между временем выполнения проекта и затратами существует прямая связь: чем короче время, тем больше издержки. Возможно, удастся найти новый компромисс, допускающий большее время на выполнение проекта при экономии ресурсов.

В поставленных целях проекта, технических требованиях также могут происходить изменения, преодоление которых достигается за счет компромисса. Таким образом, если есть возможность затратить больше времени на проект, чем первоначально планировалось, это может позволить сэкономить деньги или, наоборот, возможно, в других случаях будет более рациональным потратить больше денег ради сдачи проекта в срок. Данные факторы должны быть известны каждому проектному менеджеру и должны быть учтены в работе персонала. Они должны быть использованы для достижения совокупного сбалансированного успеха проекта.