Этика деловых коммуникаций посредством письменных документов

Значение письменных документов

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», еще характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человечества. Уместно отметить, что темпы научно-технического прогресса в сфере компьютеров, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы — одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, по и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо — это еще и заочное самопредставление, элемент и показатель имиджа организации, оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. На основании одного-единственного делового письма адресат получает возможность составить предварительный профиль потенциального делового партнера: знает ли он правила делового этика (делопроизводства, существующие ГОСТы) при общении посредством письменных документов, отдает ли должное соблюдению законов, легитимно ли его деловое предложение, достаточно ли он солиден, состоятелен, скромен ли он или амбициозен, грамотен или нет, компетентен или нет, обладает ли чувством достоинства или нет, склонен ли к «позе» и т. п. Об этом вы должны подумать и ситуации трудоустройства, когда разрабатываете профессиональное резюме, готовите характеристики, рекомендательные письма, пишете автобиографию и т. п. Конечно, адресат сделает выводы исходя из своих субъективных представлений о том, что есть норма и что есть отклонение от нее. Тем не менее содержание и оформление делового документа может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с его автором. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономит время руководителей и сотрудников.

Итак, этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

• — знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;
• — стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого опять-таки необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;
• — проявлять скромность в общении, не теряя достоинства, помнить, что направленный вами адресату документ — это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный — неграмотный, умный — неумный, правильный — неправильный, па понятном деловом языке — составленный по непонятным правилам, скромный — амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное — клиент, а из клиентов самый ценный — постоянный клиент, партнер. Ваш документ — элемент вашего имиджа. Самое ценное в имиджерепутация честного, надежного делового партнера.

Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит «Справочные данные об организации», входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту, должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, БИК) — по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, состав которых определяется не только с учетом обеспечения легитимности документа, но и с учетом предоставления наибольшего комфорта деловому партнеру в общении с вами. Один из этических принципов: старайся представить себя на месте получателя письма и максимально облегчить восприятие и работу с документом.

О легитимности

Полной легитимностью, т. е. юридической силой, обладает оригинал, или подлинник, документа, подписанный собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются юридические и технические проблемы так называемых удостоверяющих центров. Копии не являются легитимным документом, если их признание в качестве таковых не оговорено в договоре или контракте на выполнение работ, на совершаемую сделку.

С 1 июля 2003 г. введен в действие стандарт ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т. д., включенные в OK 011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 200 000). Требования стандарта являются рекомендательными, однако их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения.

" Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО — Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств" .

Меры против мошенничества

Чтобы затруднить возможность фальсификации документов вашей организации, не провоцировать мошенника легкостью совершения фальсификации, обеспечить надежность данных в случае проведения документографической или почерковедческой экспертизы, полезно применять следующие меры:

• 1) исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек невыцветающими цветными чернилами (синими, фиолетовыми);
• 2) исполнение печати цветными чернилами (синими, фиолетовыми);
• 3) обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи, печати, что позволяет установить их взаимное соответствие, а следовательно, и добавит гарантии подлинности;
• 4) отсутствие на бланках документов банковских реквизитов;
• 5) «читаемая» подпись, хотя бы 3−5 первых букв (желательно).