Решение о закрытии и процесс закрытия проекта

Для незавершенного проекта решение о закрытии или продолжении в основном является вопросом распределения ресурсов организации. Должна ли организация выделить дополнительные ресурсы, чтобы завершить проект и выполнить цели проекта? Это непростое решение. Обоснования для закрытия или продолжения проекта часто основываются на многочисленных факторных издержках, которые бывают субъективны. Поэтому следует избегать делать выводы относительно людей или группы. Аудиторский отчет должен быть сосредоточен на организационных целях, изменении условий, изменении приоритетов, требующих перераспределения дефицитных организационных ресурсов.

По мере приближения проекта к завершению, персонал и оборудование направляют на другие операции и проекты. Четкое управление этапом завершения проекта очень важно, как и управление любым другим этапом проекта. Для руководителя проекта н его команды основные трудности уже позади. Иногда бывает трудно заставить руководителя проекта и его команду завершить оставшиеся мелкие дела. Например, для профессионалов управления проектом, ориентированных на действия, очень скучно писать итоговый отчет и отчитываться за оборудование. Они уже ищут новые сферы приложения своих умений и новые возможности.

Основные операции, связанные с завершением проекта — это разработка плана, укомплектование кадрами и выполнение плана. План закрытия проекта включает ответы приблизительно на следующие вопросы.

• • Из каких этапов состоит процесс закрытия проекта?
• • Кто будет отвечать за эти задачи?
• • Когда начнется и закончится процесс завершения?
• • Как будет передаваться проект?

Кадровое обеспечение не имеет особого значения, если завершение проекта не происходит внезапно. Если проект внезапно прекращают досрочно, до его завершения, то целесообразно (в целях минимизации конфликтов), чтобы кто-то другой, а не менеджер проекта производил сто закрытие. И, наоборот: в успешно завершенных проектах чаще всего менеджер проекта осуществляет процесс закрытия. В этом случае лучше всего, чтобы руководитель проекта знал о своем следующем задании; это будет служить стимулом для скорейшего завершения проекта и переход}' к новым заданиям.

Передача команде проекта плана и графика завершения как можно раньше позволяет команде, во-первых, психологически подготовиться к завершению проекта, во-вторых, подготовиться к переходу на новое задание. Идеальный вариант — иметь подготовленное новое задание для членов команды к моменту, когда будет объявлено о завершении проекта. И, наоборот, этап завершения представляет большую дилемму, когда участники проекта с нетерпением ждут новых проектов и возможностей. Задача руководителя проекта — суметь удержать внимание команды на операциях проекта и его передаче заказчику до конца завершения проекта. Ему необходимо поддерживать их энтузиазм и подотчетность в завершении проекта до последнего срока, который может измениться на завершающих стадиях проекта.

Выполнение плана закрытия проекта состоит из нескольких завершающих операций. Во многих организациях, но мере накопления опыта закрытия проектов, эти списки увеличиваются. Они очень полезны и позволяют ничего не упустить. Осуществление процесса закрытия состоит из пяти основных операций:

• 1) принятие поручения клиента о закрытии проекта;
• 2) закрытие всех ресурсов и передача их на новые объекты;
• 3) перераспределение членов проектной команды;
• 4) закрытие всех финансовых операций, при этом необходимо проследить, чтобы все счета были оплачены;
• 5) оценка работы проектной команды, членов проектной команды и руководителя проекта.

Управление закрытием проекта является не простой работой, которая проверяет способность менеджера к руководству. Закрытие проекта всегда связано с проявлением эмоций. Это и радость от успешного завершения проекта, и грусть от расставания со сложившимся коллективом, коллегами, с которыми столько было сделано.

Обычно в организации устраивается празднование по поводу завершения проекта. Это может быть неформальная вечеринка после работы или банкет с речами, наградами и признанием заслуг участников. Такие праздники вызывают чувство завершения определенного этапа в их жизни и эмоционального подъема у всех участников, когда они прощаются друг с другом. Если проект оказался не очень успешным, то празднование закрытия может быть просто в форме торжественной церемонии, и хотя атмосфера может быть и не столь праздничной, она также вызывает чувство завершения определенного этапа и помогает людям жить дальше.