Организация консультационного проекта

После того как установлен контакт с фирмой-клиентом, приступают к разработке предложения. Она начинается с совместного обсуждения проекта клиентом и консультантом. Перед этим необходимо получить достаточно подробную информацию о фирме-клиенте. Консультанту важно знать, что производит или чем занимается фирма, а также каковы численность работающих и их квалификация, доля управленческого персонала, объем производства или работ (услуг), структура затрат, размер прибыли и ее источники, финансовое положение фирмы. Требуется также информация о наличии договоров и надежности партнеров.

Затем оцениваются ситуация, динамика ее изменения и суть проблемы. Далее составляется план-график проведения работ и оформляются необходимые юридические документы. Особое внимание следует обратить на план-график проведения работ, наиболее точно определить сроки их завершения. Следует определить также, в какой форме предполагается завершить работу: будет это услуга или достижение конкретного результата. Все это должно найти отражение в плане-графике работ. Престиж консультанта в значительной мере будет сохранен, если не произойдет срыва намеченных сроков выполнения работ или значительного их опережения.

В ходе выполнения заказа необходимо учесть психологию фирмы-заказчика. По мере продвижения работы интерес клиента будет снижаться и следует принять меры к поддержанию такого интереса, для чего, например, в период наибольшего интереса можно реализовать какой-либо промежуточный вариант. Это могут быть: конкретное предложение для руководства фирмы-заказчика; обсуждение предложений консультанта на служебном совещании; подготовка приказа о реализации отдельных предложений и др. В заключение оформляется письменный отчет или план мероприятий по реализации проекта либо перечень рекомендаций. Не исключаются и другие заранее оговоренные виды оформления результатов консультации.

Презентации

В целях предложения различных проектов работникам консалтинговых фирм рекомендуется проводить презентации — публичные выступления. Презентация с предложениями фирмы может проходить перед немногочисленной аудиторией, например в кабинете правления фирмы — потенциального клиента, в присутствии нескольких человек из руководящего состава. Презентация может быть организована и в большой аудитории, в присутствии нескольких десятков или даже сотен человек. Естественно, что размер аудитории определяет характер презентации и уровень взаимодействия с каждым участником презентации — представителем клиента.

Время проведения презентации определяется консалтинговой фирмой по согласованию с клиентом. Западные специалисты по консалтингу (К. Макхем и др.) рекомендуют проводить презентации после обеда. Не следует говорить долго, без перерыва. Структура презентации должна включать время на выступления и время на вопросы и обсуждение.

Важное значение имеет тщательная подготовка к выступлению на презентации. Чем лучше подготовится докладчик, чем короче и яснее он представит свои предложения, тем меньше вопросов ему зададут.

В чем преимущества проведения презентаций по сравнению с письменным предложением? Бесспорно, письменное предложение в форме письма, буклета, книги воспринимается и запоминается лучше, чем устная речь. Однако при личном общении можно сделать акцент на наиболее важных аспектах предложения, использовать силу личного обаяния, что немаловажно. Наконец, во время презентации слушатели могут задавать интересующие их вопросы.

Вместе с тем презентация должна выглядеть естественной, а не чересчур подготовленной. Не следует делать акцент на технической стороне дела и всегда необходимо помнить о том, что презентация имеет начало и конец, который должен быть четким и продуманным: как говорит пословица, конец венчает дело.

По ходу выполнения консультационного проекта консультантам нередко приходится проводить занятия в форме лекций или семинаров с представителями клиента. Для проведения детального анализа целей обсуждения К. Макхем рекомендует получить точные ответы на следующие вопросы:

• • каким образом можно повысить результативность бизнеса;
• • какие требования это налагает на повышение результативности каждого или всех;
• • что работники должны делать по-другому или лучше, чтобы добиться улучшений;
• • какого рода помощь им потребуется, чтобы достичь этого;
• • какая роль в этом принадлежит обучению;
• • как оно должно происходить;
• • какие условия должны быть созданы для эффективного использования обучения на работе.