Учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 20 800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и 16 аналитических групп к данному синтетическому счету.

Авансы под отчет на административно-хозяйственные нужды; расходы, связанные со служебными командировками выдаются только работникам учреждения. Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги подотчет на административно-хозяйственные нужды, сроки, максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах утверждаются или отдельно приказом руководителя учреждения или в приказе по учетной политике.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Поездка работников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, не является командировкой независимо от условий договоров и характера выполняемой работы. В случае возмещения работнику командировочных расходов они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за выполненную работу по договору.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные документы по оформлению направления сотрудников учреждения в командировку (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Унифицированные документы по оформлению командировок

Служебной командировкой в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Не признаются служебными командировками:

• — служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
• — поездки, вызванные производственной необходимостью, работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

Общий порядок направления работников в командировки в пределах России, их сроки и другие вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируется постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» .

Перечень возмещаемых расходов в соответствии с КОСГУ приведен в табл. 5.11.

Таблица 5.11. Перечень возмещаемых расходов по служебным командировкам на территории РФ

Нормы возмещения стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных расходов работникам КУ учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Все подотчетные лица, получившие наличные деньги под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее трех рабочих дней (п. 11 Порядка ведения кассовых операций) со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию учреждения в подтверждение использования авансовых сумм «Авансовый отчет» и произвести окончательный расчет.

Все первичные учетные документы, удостоверяющие произведенные подотчетными лицами расходы, принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а при использовании электронного билета представляется маршрут/квитанция к электронному билету.

Электронный билет — это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и на железнодорожном транспорте представлена в электронно-цифровой форме.

Маршрут/квитанция содержит следующие сведения о пассажире: ФИО, наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код перевозчика, номер, дату, время отправления рейса (поезда), наименование пунктов отправления и назначения, тариф, итоговую стоимость перевозки, форму оплаты, сборы, код бронирования.

Форма электронного авиабилета и железнодорожного электронного билета утверждены приказами Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» и от 23 июля 2007 г. № 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» .

В табл. 5.12 приведены основные бухгалтерские записи, связанные с учетом электронных документов.

Таблица 5.12. Отражение в учете операций с электронными билетами

Проверенные Авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения и принимаются к бюджетному учету.

В случаях непредставления в установленный срок Авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение на основании приказа руководителя, но не позднее одного месяца со дня окончания срока возвращения аванса, имеет право удержать эту задолженность из заработной платы. При этом в соответствии со ст. 137,138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику.

Если сотрудник оспаривает наличие задолженности перед учреждением или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

В табл. 5.13 приведены типовые записи по отражению операций приобретения основных средств и материальных запасов подотчетными лицами и погашение задолженности по средствам, выданным под отчет.

Таблица 5.13. Отражение операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Пример 5.4

Главный инженер КУ Гусев Н. Н. по приказу руководителя направлен в служебную командировку в Москву сроком на 5 дней с 7 по 11 апреля 2011 г. включительно с учетом времени нахождения в пути. 25 марта 2011 г. работник написал Заявление на имя руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы. Руководитель подписал его 26 марта 2011 г. 30 марта из казначейства в кассу учреждения были получены денежные средства и выданы работнику по КОСГУ 212 (суточные) в размере 500 руб.; на приобретение железнодорожных билетов по КОСГУ 222 в сумме 3300 руб.; на проживание 1650 руб. По возвращении из командировки главным инженером был представлен Авансовый отчет по ф. 504 049. На оборотной стороне работник заполнил графы 1−6, в которых указал фактически израсходованные суммы. Документы, подтверждающие фактические расходы, пронумерованы и приложены к отчету. Работник бухгалтерской службы принял к проверке Авансовый отчет, о чем выдал расписку работнику, заполнив отрывную часть Авансового отчета.

После проверки, внесения записей в графы 7−10 на оборотной стороне отчета и отражения сумм, принятых к учету. Авансовый отчет был утвержден руководителем учреждения.

Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бюджетного учета

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

По окончании месяца в Главную книгу переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 20 800 000, а также обороты по счету 0 208 00 000, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету «Касса» .

Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам

Для учета расчетов по суммам налога на добавленную стоимость, предъявленным поставщиками (подрядчиками) за поставленные нефинансовые активы, выполненные работы, оказанные услуги, начисленного и уплаченного учреждением применяется счет 221 001 000. Операции по счету отражаются в Журнале по прочим операциям.