Регламентное управление и разделение ответственности

Важнейшая функция административного права — организационная. Примером реализации этой функции служит использование регламентов в управлении, что позволяет исключить взаимопрощение ошибок, устраняет субъективизм в оценках работы подразделений и исполнителей, снижает неопределенность в решении задач, формировании ответственности за реализацию управленческих решений.

Под регламентом управления понимается описание порядка управленческих решений, которым четко определяется, кто, когда и в каких условиях решает конкретные задачи и кто несет ответственность за их успешную реализацию.

Изменения в производстве вызывают необходимость внесения дополнений, уточнений в регламент управления предприятием.

Система регламентного управления состоит из ряда документов, составленных на различных стадиях процесса управления. К таким документам относятся нормали управления, классификаторы задач, информационные таблицы, схемы функционирования и др. Основополагающий документ — нормали управления, т. е. исходные организационные нормативы. В них в наглядной форме отражается логика процесса решения взаимосвязанных задач управления. В частности, отмечается:

• o когда и как должна быть решена конкретная задача;
• o кто участвует в ее решении;
• o кто несет ответственность за организацию решения;
• o какая информация необходима для решения.

В нормали указывается схема реализации задачи и адрес (место), куда документ передается. Отметка исполнителя в приеме документа означает принятие ответственности за реализацию принятого решения.

Нормализованное описание реального процесса управления включает выполнение таких видов работ, как:

• o разработка и утверждение информационных таблиц;
• o разработка и утверждение нормалей;
• o разработка аналитических таблиц.

Информационные таблицы — это документ, на основе которого разрабатываются нормали управления. Они составляются по задачам, выполняемым структурными подразделениями аппарата управления предприятия.

Информационные таблицы, завизированные ответственными исполнителями и одобренные руководством организации, служат основанием для разработки нормалей. Как отмечалось, нормали позволяют графически представить каждую из задач процесса управления с указанием исполнителей, входной и выходной информации, источников входной информации, сроков выполнения задач и взаимодействия различных органов при их реализации.

При разработке нормалей руководствуются следующими положениями:

• o каждой задаче на схеме соответствует одна вертикальная полоса;
• o элементы схемы изображаются символами;
• o каждый элемент схемы (кроме связей) имеет свой код.

Для входной информации (ее источников), исполнителей и потребителей используются в качестве кода их порядковые номера, постоянные для всех схем. Каждая задача и документ (результирующая информация) также кодируются. При этом код включает три элемента: буквенный индекс, означающий: «3» — задача, «Д» — документ. Далее цифровое обозначение номера задачи (документа) и порядковый номер данной нормали. Например, код «3−4-1» означает: «3» — задача, «4» — ее номер в нормали, «1» — порядковый номер нормали.

Наименование внешней входной информации, исполнителей, потребителей помещают в левой части схемы. Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей.

Применение регламентного управления предполагает составление аналитических таблиц на основе периодического анализа разработанных нормалей. По существу такие таблицы могут рассматриваться как предложения по совершенствованию процесса управления (понимая под процессом управления систему воздействий на объект посредством управленческих решений).

Составлению аналитических таблиц предшествует анализ следующих вопросов:

• o состав решаемых задач, их полнота и необходимость;
• o качество используемой входной информации, ее достоверность, конъюнктуры торговли;
• o надежность источников получения информации, квалификация исполнителей, их заинтересованность в решении задачи и ответственность, возможность использования иных путей решения задачи.

По результатам анализа заполняется таблица, в которой указывается состав задач и возможность их решения по представленной в табл. 12.1 форме.

Поскольку хозяйственная жизнь предприятия достаточно динамична с течением времени возникает необходи;

Таблица 12.1. Примерная форма аналитической таблицы

мость проектирования новых нормалей управления. При этом форма и методика ее разработки остаются прежними, а содержание работ может претерпевать серьезные изменения.

Регламентное управление способствует его совершенствованию за счет сведения к минимуму влияния субъективных факторов, обеспечения четкого разделения и специализации управленческого труда, координации и стандартизации решения соответственно взаимосвязанных и однотипных задач управления, а также повышения ответственности исполнителей за качество и своевременность разработки управленческих задач и потребителей — за практическое использование результатов.

На основе использования метода сетевого моделирования можно распределить ответственность между всеми уровнями руководства, участвующими в реализации принятого решения на любом предприятии. Для этого строится сетевая модель с применением коэффициентов ответственности.