Мониторинг проекта. 
Управление проектами

Важным элементом системы контроля является мониторинг проекта. Это механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета.

Мониторинг позволяет осуществить сравнение заданных и фактических данных, касающихся планирования проекта и его реализации. Путем оценки проводится сравнение между заданными плановыми показателями и фактическими показателями проекта. Осуществлять мониторинг может как команда проекта, так и организации, работающие вне его рамок. Мониторинг служит решению следующих задач:

• — своевременное обнаружение проблем;
• — отображение осуществленных операций, затрат и использованных ресурсов;
• — улучшение работ в рамках проекта;
• — распознавание возможностей последующего улучшения технологий;
• — оценка качества управления проектом;
• — экономия затрат;
• — ускорение появления необходимых результатов проекта;
• — определение ошибок и анализ их причин;
• — обеспечение стейкхолдеров информацией.

Для осуществления мониторинга необходимо сформировать команду в соответствии со следующими правилами.

• 1. Это должна быть небольшая команда, состоящая из экспертов, имеющих опыт осуществления проектов и знания особенностей данного проекта.
• 2. Команда изучает проект на месте его проведения.
• 3. Команда составляет краткие отчеты и передает их менеджменту проекта.
• 4. Предложения и рекомендации, сделанные командой, должны учитываться, а их реализация — проверяться при осуществлении дальнейших мониторингов.

Процедура мониторинга представлена на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Процедура мониторинга проекта.

Управление изменениями

Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений для оценки их последствий, одобрения или отклонений, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Предпосылкой для эффективного управления изменениями является наличие описания базисного состояния, которое отражает исходное состояние системы для последующих изменений и называется описанием конфигурации текущего состояния проекта. Это комплекс технической документации, которая характеризует общее состояние соответствующей системы в определенный момент времени.

Управление изменениями может рассматриваться как неотъемлемая часть проектного менеджмента. При этом сильное влияние как на возникновение изменений, так и на пути реагирования на них оказывают особенности управления изменениями в организациях.

Характеристики контекста организационных изменений показаны в табл. 11.1.

Таблица 11.1

Основные характеристики контекста организационных изменений

Процесс управления изменениями состоит из двух стадий. Это показано на рис. 11.3.

Рис. 11.3. Сущность процесса управления изменениями.

В самом общем виде логика внедрения изменений может быть представлена на рис. 11.4.

В контексте главной стратегии первыми решаются проблемы, угрожающие реализации проекта. Затем вводятся изменения, востребованные персоналом. Путем убеждения, прямого давления и бартерных соглашений внедряется непопулярный, но необходимый основной блок. Каждая стадия процесса и общий результат тщательно контролируются с выходом на оперативную коррекцию планов.

Рис. 11.4. Логика внедрения изменений.

Все многообразие подходов к внедрению изменений, наработанное в мировой практике, можно, в некотором приближении, свести к четырем составляющим. Э го стратегия принуждения, предусматривающая силовое решение вопроса, стратегия рационального убеждения, стратегия формирования новых ценностей и стратегия компромиссов. В применении каждой существуют свои нюансы. Силовое давление требует тщательного непрерывного контроля, приказ выполняется по минимуму, но выполняется, если контроль надежен. Решение по убеждению реализуется максимально, но одновременно проверяется на разумность — появление у исполнителя сомнений немедленно тормозит процесс. Формирование новых ценностей требует больших затрат времени, хотя теоретически результативно (практически, рынок меняется слишком быстро, чтобы получить результат до устаревания идей, кроме случаев «вечных» ценностей). Бартер есть сочетание убеждения и принуждения, усиливающее действенность обоих, но — за дополнительную плату (деньгами, статусом, полномочиями).

В выборе стратегий руководителя проекта ограничивает ситуация и стиль управления. Тем не менее, некоторая свобода выбора у руководителя есть, и лучший способ ею распорядиться — приложить все усилия к убеждению членов проектной команды и исполнителей и достижению соглашений по ключевым вопросам, а затем внедрить нужные изменения, в том числе силой в части, где соглашения не достигнуты.

Перемены имеют цикличный характер. Для того чтобы процесс внесения изменений прошел максимально эффективно, необходимо делать несколько вещей одновременно, для того чтобы сохранить равновесие между порядком и хаосом. Управление изменениями все время проходит одни и те же стадии:

• — анализ текущего состояния дел;
• — определение конечной цели и составление плана проведения реформ;
• — подключение к работе необходимого количества сотрудников;
• — отслеживание и закрепление полученных результатов.

Эти стадии отражены на рис. 11.5.

Рис. 11.5. Стадии изменений.

В ходе реализации проекта может возникнуть необходимость осуществить следующие изменения:

• 1) содержания продукта (состав и спецификация элементов продукта);
• 2) содержания проекта (состав и содержание работ проекта) — например, внесение незначительных, но, как правило, многочисленных и зачастую неконтролируемых улучшений по просьбе заказчика. Последнее особенно характерно для инновационных проектов, где заказчики занимают активные позиции в ходе их реализации;
• 3) сроков и стоимости проекта;
• 4) процедур управления проектом;
• 5) вследствие реакции на наступление рисковых событий.

Источники изменений могут происходить из внешнего или внутреннего окружения проекта. К внешним источникам изменений относятся политические, экономические, социальные, законодательные, технологические, экологические, международные, географические и другие аспекты. Внутренние источники изменений формируются в процессе отношений между участниками проекта. Изменения оказывают существенное влияние:

• — на ценность и эффективность проекта;
• — продолжительность и сроки завершения проекта;
• — стоимость и бюджет проекта;
• — качество выполнения работ и спецификации требований к результатам.

Внесение изменений в проект предполагает:

• — возникновение дополнительных затрат;
• — нарушение плановых сроков осуществления проекта;
• — невозможность достижения требуемого качества или результата проекта.

По мере продвижения проекта стоимость вносимых изменений возрастает, а практическая ценность часто убывает.

В зарубежной практике используются следующие документы, регламентирующие и протоколирующие прохождение изменений.

• 1. Отчет о проблеме (Problem report) — описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.
• 2. Запрос на осуществление изменения (Change request) — формируется на начальной стадии.
• 3. Описание предполагаемого изменения (Change proposal form) — информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной и корректируется на последующих стадиях.
• 4. Заявка на изменение (Change order) — оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом подрядчика; разрешает и указывает, какие производить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.

Управление конфигурацией

Управление конфигурацией представляет собой подмножество управления изменениями, которое акцентирует внимание на том, как реализовать утвержденные изменения. Это набор формализованных документированных процедур, которые определяют, как результаты и документация проекта контролируются, изменяются и утверждаются. Именно эта подсистема обеспечивает единообразие документов, используемых всеми исполнителями в работе над проектом.

Управление конфигурацией охватывает процессы:

• — подачи предложенных изменений;
• — отслеживания системы рассмотрения и утверждения предложенных изменений;
• — определения уровней утверждения для авторизации изменений;
• — обеспечения методов реализации одобренных изменений.

Управление конфигурацией особенно важно в проектах, связанных с созданием сложных инновационных продуктов. Каждая очередная версия обновления компонента такого продукта требует документирования и является объектом управления конфигурацией такого продукта.

Этапы организации управления конфигурацией проекта представлены на рис. 11.6.

Образцы документов, регистрирующих изменения, приведены в приложении 7.

Рис. 11.6. Этапы управления конфигурацией проекта.