Основы теории управления организацией

Основные понятия. Организация как система

В самом общем смысле управление есть целенаправленное воздействие одного объекта на другой. В силу того что исходная формулировка цели доступна только объекту, наделенному интеллектом, за воздействующим объектом закрепилось название «субъект». Однако само воздействие не обязательно осуществляется человеком. Он может лишь определять цель воздействия.

Сущность управления раскрывается при рассмотрении сфер его осуществления. Различают три сферы объективной действительности и соответственно три вида управления:

• ? управление в неживой природе;
• ? управление в биологических системах (организмах);
• ? управление в человеческом обществе (социальное управление).

Социальное управление присуще обществу на любых стадиях развития. Оно обусловлено единой природой общества, ибо, как говорил К. Маркс, «всякий непосредственно общественный или совместный труд в сравнительно крупном масштабе нуждается в большей или меньшей степени управления, которое устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма, в отличие от движения его самостоятельных органов».

Процессы управления, присущие человеческому обществу, весьма разнообразны. Условно можно выделить:

• ? политическое управление;
• ? управление государством;
• ? управление экономикой и ее составляющими (экономическое управление).

В процессе управления осуществляется объединение (интеграция) всех сторон и аспектов деятельности организации в единое целое. Исследование процессов такой интеграции как целостного, комплексного и конкретного социального явления и составляет предмет теории управления организацией. Общая теория управления основана на формальной логике, и в связи с этим особое место в ней занимают экономико-математические методы.

Главным объектом экономического управления является предприятие.

Управление производством в литературе определяется как менеджмент — система принципов, методов, средств и форм воздействия субъекта управления на управляемый объект, разработанных и применяемых в развитых странах для повышения эффективности производства или иной общественной деятельности.

Таким образом, организационный менеджмент следует понимать прежде всего как приложение теории управления к руководству фирмой, проектом, организацией (экономической системой).

Понятия «элемент» и «система» являются фундаментальными в общей теории управления.

Элемент происходит от латинского «elementarius» и имеет смысл: начальный, простой, простейший, конечный, неделимый, лежащий в основе чего-либо. Впервые понятие «элемент» встречается, по-видимому, у Аристотеля в его работе «Метафизика». Элемент — это относительно самостоятельная часть целого, рассматриваемая на данном уровне анализа как единое неделимое с интегральным поведением, направленным на реализацию присущей этому целому функции.

Элементу присущи по меньшей мере три основных атрибута:

• ? он выполняет одну или несколько функций;
• ? он обладает определенной логикой поведения;
• ? он используется в одном или нескольких контекстах.

Функция указывает на то, «что делает элемент». Логика описывает внутренний алгоритм поведения элемента, т. е. определяет, «как элемент реализует свою функцию». Контекст определяет конкретные условия применения (приложения) элемента в тех или иных условиях, в той или иной среде.

Понятию же система вообще нельзя дать строгого определения. Его можно лишь описать и в дальнейшем принимать таковым на основе соглашения. Обычно систему трактуют как совокупность элементов, проявляющую свойства, которые не могут быть получены суммированием свойств отдельных элементов.

Из этого следует, что для выделения системы требуется наличие:

• ? цели, для реализации которой формируется система;
• ? объекта, состоящего из множества элементов, связанных в одно целое важными с точки зрения цели признаками;
• ? субъекта («наблюдателя»), формирующего систему;
• ? характеристик внешней среды по отношению к системе и отражения ее взаимосвязи с системой.

Наличие субъекта создает неоднозначность, субъективность при выделении существенных системных признаков и вызывает значительные трудности для однозначного выделения системы, т. е. ее универсального определения.

Организацию рассматривают чаще всего как открытую систему. Открытая система — это система, обменивающаяся с внешней средой энергией, ресурсами и информацией. Любую организацию, работающую на рынке, следует рассматривать как открытую систему, поскольку она взаимодействует с поставщиками, покупателями (клиентами), конкурентами, государством и пр.

Организации как системе присущ ряд закономерностей, получивших общее название эмерджентности.

Эмерджентность (целостность) проявляется в системе в виде возникновения у нее новых интегрированных качеств, не свойственных ее элементам. Отдельные компоненты утрачивают некоторые свои свойства, но, включенные в систему, они в итоге формируют новые, «системные» свойства. Так, например, в одной и той же фирме цель компании — максимум прибыли при минимуме затрат. Цель работников обратная — получение максимума оплаты за свой труд при минимуме затрат своей энергии. Видно, что цели элементов и системы в целом не совпадают, т. е. объединение элементов приводит к совершенно новому свойству.

Любая система находится обычно между крайними состояниями абсолютной целостности и абсолютной аддитивности (независимости, суммативности, обособленности), когда и говорить о «системе» нельзя.

Синонимом целостности является термин «интегративность».

Экономические системы, как правило, не аддитивны. Им присуща та или иная степень синергии. Синергия (от греч. «synergia» — сотрудничество, содружество) — однонаправленность действий, интеграция усилий, которая приводит к усилению (умножению) конечного результата. Если все мотивированы одной целью, сплочены, вдохновлены, то возникает иная степень организованности, с другими выходными характеристиками. В качестве примера синергии часто приводят «формулу» успеха японского менеджмента: «То, что делает один американец, никогда не сделает один японец, но то, что делают десять японцев, никогда не сделают десять американцев».

В целенаправленно действующих системах любой компонент целого характеризуется как поведением, так и строением. В тех случаях, когда исследуется и поведение, и строение, компонент определяется как подсистема системы. Если же рассмотрению подвергается только поведение компонента, то его определяют как элемент. Таким образом, например, сущность компонента «подсистема управления» дуальна. Для вышерасположенных компонент «подсистема» выступает как элемент, а для нижерасположенных — как система.

Совокупность тех специфических взаимосвязей и взаимодействий в строении системы, благодаря которым и возникают новые свойства, присущие только системе и отсутствующие у отдельных ее компонентов, называют ее структурой.

Сложные производственно-экономические, технические и иные комплексы можно рассматривать как большие системы.

В настоящее время нет общепринятого и строгого определения большой системы. Сформулированы лишь характерные отличительные признаки больших систем, которые позволяют воспринимать это понятие достаточно одинаково. Наиболее важными отличительными признаками большой системы являются:

• 1. Целенаправленность и управляемость системы, т. е. наличие у нее общей цели и общего назначения, задаваемых и корректируемых в системах более высокого уровня или внутри самой системы.
• 2. Обусловленный разделением труда многоплановый характер задач, в решении которых участвуют специалисты разных областей. Чтобы обеспечить их целенаправленные действия, и организуется процесс управления системой.
• 3. Сложная иерархическая структура системы, т. е. определенная соподчиненность подсистем различных уровней, предусматривающая сочетание централизованного управления с автономностью отдельных частей.
• 4. Наличие функциональных подсистем. Формально любая совокупность элементов данной системы вместе со связями между этими элементами может рассматриваться как ее подсистема. Однако выделение подсистемы целесообразно в тех случаях, когда она представляет собой более или менее самостоятельно функционирующую часть системы с определенной целью функционирования.
• 5. Наличие сложных информационных связей внутри системы (как между подсистемами, так и внутри каждой подсистемы), материальный, энергетический и информационный обмен с другими системами (внешней средой).
• 6. Свойства адаптации и самоорганизации, способность выбора целесообразного поведения в условиях случайных и конфликтных ситуаций, воздействия внешних и внутренних возмущающих факторов.
• 7. Многомерность и огромный объем перерабатываемой информации.

Таким образом, большие системы выступают, как правило, в виде целостных человеко-машинных систем с централизованным управлением, целенаправленно функционирующих и совершенствующихся в условиях возмущающих внешних и внутренних воздействий и конфликтных ситуаций.

Сущность менеджмента в большой экономической системе в общем случае заключается в согласовании действий ее подсистем и элементов и формировании такого их поведения, при котором достигается максимально возможная в данных условиях эффективность решения стоящих перед системой в целом задач.

Проблема эффективности является центральной в управлении большими (сложными) системами. Целью организационного менеджмента в конечном итоге является достижение высокой эффективности функционирования сложной экономической системы.

Под эффективностью понимают характеристику, которая отражает степень приспособленности системы к выполнению предписанных ей задач. Такая приспособленность может описываться как количественно, так и качественно. Оценку эффективности производят, как правило, математическими методами, которые позволяют получить количественное выражение данной характеристики системы. Естественно, что используемые при этом понятия также должны быть представлены количественно, или, как говорят, квантифицированы. Для этого были введены понятия «показатель» и «критерий» эффективности.

Под показателем понимают количественное выражение какого-либо свойства системы или процесса. Например, важнейшим свойством сложной технической системы является ее надежность. В качестве показателя надежности принимают вероятность того, что система будет правильно функционировать в требуемых условиях дольше, чем некоторое заданное время.

С понятием эффективности органически связана проблема оптимизации. Всякая организация функционирует с определенными целями. У менеджеров имеются средства, с помощью которых они добиваются достижения данных целей. Как правило, выделяется главная цель, которая может быть достигнута различными способами действий. Такие способы принято называть альтернативами. Проблема оптимизации заключается в том, чтобы выбрать одно из альтернативных решений, а именно то, которое является наилучшим в некотором смысле, или, как говорят, оптимальное решение.

Теперь возникает другая задача: необходимо найти меру эффективности функционирования системы. Если мы поставили в соответствие цели некоторый численный показатель (например, надежности — вероятность), то он и будет измерителем эффективности. Граничное же значение показателя, отвечающее достижению цели, будет критерием эффективности.

Выбор цели функционирования организации, а значит, показателей и критерия эффективности является в общем случае неформализуемой процедурой. Это значит, что они не являются логическими следствиями структуры организации-системы. Критерий эффективности выбирается из соображений, определяемых необходимостью выполнения организацией некоторых задач в границах системы более высокого иерархического уровня.

Выбор критерия эффективности имеет определяющее значение для принятия правильного решения и является одним из самых ответственных этапов организационного менеджмента.

При математической формализации цель функционирования организации представляется через количественный показатель в виде функции, называемой целевой функцией. Экстремум данной функции, который надлежит найти на области ограничений, отвечающих реальным ресурсным возможностям организации, и будет критерием ее эффективности. Ресурсные возможности выражают через переменные, входящие в целевую функцию. Набор переменных, при котором целевая функция достигает экстремума, представляет собой оптимальное решение и доставляет максимальную эффективность организации. Таким образом, целевая функция является количественным показателем качества управленческих решений и соответствующей эффективности системы.

Максимальная эффективность в зависимости от конкретных условий может означать:

• ? получение максимального эффекта (результата) при заданных затратах;
• ? достижение заданного эффекта при минимальных затратах;
• ? максимальное отношение результата к затратам, т. е. максимальный эффект на единицу затрат.

Задача оптимизации точно может быть решена математически только для одного критерия оптимальности. Однако эффективность организации характеризуется, как правило, целым набором показателей, и их не удается свести в один общий показатель, пригодный для оценки эффективности. Поэтому зачастую в качестве критерия оптимальности выбирают такой доминирующий показатель, который позволит в наибольшей степени определить способность системы выполнить основное предназначение.

Для пояснения изложенного рассмотрим следующий пример:

Пусть требуется организовать систему снабжения с нескольких пунктов отправления различными транспортными средствами в разные пункты назначения. В зависимости от организации доставки эффективность ее будет различной. Допустим, что на время перевозок ограничения не наложены. В этом случае имеем систему с одним показателем, характеризующим ее эффективность. Таким показателем является стоимость перевозок. Естественно взять стоимость перевозок в качестве критерия оптимальности. Если выразить этот критерий в виде некоторой функции от параметров, определяющих систему перевозок, то набор значений параметров, при котором функция достигнет экстремума (в данном случае минимума), и будет оптимальным, т. е. при этих значениях стоимость перевозок будет минимальной.

Теперь допустим, что требуется обеспечить перевозки за ограниченное время. Уменьшение времени перевозок повышает их стоимость. Поэтому для оценки эффективности системы уже нужно учитывать два показателя — время и стоимость, причем, как нетрудно заметить, оба показателя противоречивы. Если перевозки должны быть обеспечены за возможно меньшее время, то критерием оптимальности будет время перевозок.

В общем случае применяются следующие способы выделения критерия оптимальности при наличии нескольких показателей:

• ? часть показателей превращают в ограничения. Так, если в рассмотренном примере задано время перевозок, то его можно представить в виде ограничения, а критерием оптимальности считать стоимость перевозок. Возможна и обратная постановка задачи оптимизации: минимизировать время перевозок при заданной стоимости (при имеющихся средствах перевозки);
• ? несколько показателей свертывают (объединяют) в один обобщенный показатель (путем постановки общей цели, введением весовых коэффициентов и др.). Применение этого способа сопряжено с большими трудностями, заключающимися в сложности определения единой меры для разнородных показателей;
• ? варьируют постановку задачи, т. е. производят оптимизацию при разных критериях оптимальности, и решение принимают по оптимизируемым требованиям на основании полученных результатов (метод уступок).

Выбор критерия эффективности организации осуществляется подсистемой управления, которую часто называют просто системой управления. Другую часть организации называют исполнительной подсистемой.

Система управления — это целостная совокупность относительно самостоятельных элементов, реализующих закрепленные за ними функции управления, наделенных необходимой компетенцией, находящихся в формально установленных и неформальных связях для обеспечения целей управления.

Состав и соподчиненность различных элементов, звеньев и ступеней управления образуют его организационную структуру. Основой формирования последней является горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда — это разбивка всей работы на составляющие компоненты. Вертикальное разделение труда отделяет функцию координации действий от самих действий.

Звенья управления — это относительно самостоятельный и организационно обособленный орган управления, выполняющий определенную функцию. Таковыми могут быть как коллективы, так и отдельные люди (например, директор). Звенья управления могут образовывать уровни (ступени) управления.

Ступень управления — это совокупность звеньев, созданных в результате горизонтального разделения труда. Звенья управления, находящиеся на одной ступени управления, являются равноправными. По отношению к ним выделяют вышестоящие и нижестоящие звенья управления.

Звенья управления образуют упорядоченную вертикально и горизонтально структуру — иерархию системы управления. Объединяют звенья управления в единое целое существующие между ними информационные связи, как вертикальные, так и горизонтальные. Вертикальные связи соответствуют установленной подчиненности элементов системы и отражают линейные полномочия, т. е. право распоряжаться ресурсами (прежде всего людскими). Горизонтальные связи соответствуют взаимодействию на одной ступени управления и отражают штабные полномочия, т. е. право вырабатывать рекомендации по свойственной данному органу функции, но не право распорядительства.

Управление предполагает сбор, передачу и обработку информации. В обыденной жизни под информацией понимают совокупность некоторых сведений (данных) независимо от формы их представления. Существенным признаком наличия информации в сигнале (сообщении) является наличие нового, неизвестного (или недоступного) в данный момент получателю сигнала. Именно информация обеспечивает возможность воздействия управляющей подсистемы на исполнительную. Сообщения от объекта управления к субъекту управления называют обратной связью. Обратная связь может быть отрицательной и положительной. Отрицательная связь проявляется в том, что информация, поступившая от объекта управления, перерабатывается субъектом управления в управляющее воздействие, ведущее к ликвидации ее источника (например информация об отклонении от курса в автопилоте), положительная — в том, что субъект управления усиливает наметившуюся тенденцию (режиссер одобряет «отсебятину» актера; зал вдохновляет певца и т. п.).

В зависимости от характера управляемых объектов различают управление техническими системами (например технологическими линиями) и управление организационными системами, т. е. включающими наряду с техникой и материальными средствами большие человеческие коллективы. К организационным относят социальные, экономические, производственные и другие системы.

В управлении техническими и организационными системами имеются существенные различия.

При управлении техническими системами известны условия протекания процессов в системе и предусмотрены способы нормализации поведения системы в зависимости от возмущений (т. е. реализованы и обеспечены обратные связи). Поэтому процесс управления может быть алгоритмизирован и, следовательно, автоматизирован до конца.

При управлении организационными системами, как правило, отсутствует часть необходимой информации и возникает сложная теоретическая и практическая проблема — принятие решения в условиях неполной информации, или, как говорят, в условиях неопределенности. Не исключена противоречивость целей всей системы и локальных целей ее подсистем и элементов; возможны различные варианты достижения цели, причем выбор наиболее предпочтительного варианта нельзя обосновать математическими, формализованными методами. Вследствие этого процесс управления организационными системами не может быть формализован, алгоритмизирован и автоматизирован до высших уровней иерархии, на которых осуществляются выработка и принятие решения. Этим всегда будет заниматься человек — профессиональный менеджер.