Организационная структура ООО «Фольксваген Груп Финанц»

Организационная структура ООО «Фольксваген Груп Финанц» представлена дирекцией и девятью отделами. В состав дирекции общества входят генеральный директор, заместитель генерального директора, член дирекции общества.

Отделы ООО «Фольксваген Груп Финанц» :

• 1. Администрация
• 2. Отдел по продажам лизинговых услуг (работа с ритэйлрскими клиентами и корпоративными клиентами)
• 3. Отдел по работе с дилерами
• 4. Кредитный отдел
• 5. Отдел сервиса и страхования
• 6. Отдел маркетинга
• 7. Финансовый отдел (контроль, бюджетирование и планирование)
• 8. Бухгалтерия
• 9. Юридический отдел.

Сотрудники отдела по продажам лизинговых услуг занимаются первичной работой с клиентами, консультированием по видам лизинга, готовят расчеты, помогают клиентам подготовить пакет документов для передачи его в кредитный отдел. За каждым сотрудником отдела закреплены клиенты, которым он помогает в случае необходимости и возникновения нестандартных ситуаций. При поступлении информации от финансового отдела о просрочках оплаты ведут переговоры с клиентами о причинах неоплаты, сроках погашения задолженности или возможном расторжении сделки.

Отдел по работе с дилерами занимается консультированием и обучением сотрудников дилерских центров, налаживает партнерские отношения с дилерами, заключает договора о сотрудничестве, совместно с дилерами участвует в тендерах крупных компаний, организует совместные мероприятия для клиентов.

Основные задачи кредитного отдела — проверка платежеспособности потенциальных клиентов и подготовка кредитных резюме для головного офиса в Германии, также с помощью специализированных баз данных проверяется кредитная история клиентов и поручителей. Сотрудники отдела готовят специальные отчеты по клиентам, желающим приобрести в лизинг автомобили на сумму свыше миллиона евро. Эти отчеты необходимы для получения лимита в головном офисе. Специалисты отдела готовят договоры лизинга и купли продажи, передают их в отдел по продажам, сотрудники последнего контролируют подписание договоров и подписанные договоры передают на хранение в отдел кредитования и ведения договоров.

Сотрудники отдела сервиса и страхования осуществляют следующие функции:

• · ознакомление клиентов с условиями страхования предмета лизинга, предоставление клиенту списка компаний, в которых может быть застрахован автомобиль;
• · оформление и подача всех необходимых документов в страховую компанию в случае, если клиент передает обязательство по страхованию предмета лизинга компании;
• · консультирование клиентов при страховых случаях;
• · подготовка документов для страховой компании в случае полной гибели предмета лизинга;
• · помощь клиентам в выборе выгодного времени в сервисных центрах для ремонта или технического осмотра;
• · контроль истечения сроков страховых полисов и продление их, так как срок лизинга, как правило, длиннее срока договора страхования.

Маркетинговый отдел занимается работой с рекламными агентствами, подготовкой совместных проектов с ООО «Фольксваген Груп Рус» и дилерами. Сотрудники проводят исследования СМИ и ведут базы статистических данных, которые помогают анализировать ошибки в работе с клиентами и дилерами.

Финансовый отдел занимается контролем движения денежных средств, составлением отчетности для головного офиса. Каждый год составляются бюджеты доходов и расходов компании. Также сотрудники этого отдела ведут все текущие отношения с банками. Финансовый отдел осуществляет по предоставленным от отдела продаж данным оплату предметов лизинга готовых к передаче лизингополучателю. Финансовый отдел осуществляет оплату счетов компании, связанных с его деятельностью (услуги связи, аренду, зар. Плату и т. п.). Отслеживает поступление лизинговых платежей, при неоплате в установленный срок информирует менеджеров отдела продаж о просрочке.

Бухгалтерия ведет отчетность компании в соответствии с российским законодательством. Проверяются договора, связанные с текущей деятельностью компании в части условий оплаты и предмета договора, так как бухгалтерский и налоговый учет предъявляют серьезные требования к этим условиям договора. В случаях, когда договор, на первый взгляд, грамотен юридически, но не соответствует нормам налогового и бухгалтерского учета, сделка может быть признана недействительной. Так же сотрудники бухгалтерии готовят документы необходимые для бухгалтерского учета клиентов и контрагентов. Очень важной функцией отдела является подготовка расчетов для финансового отдела, данные расчеты необходимы при составлении бюджетов и отчетности для головного офиса.

Юридический отдел занимается согласованием договоров лизинга с клиентами, договоров купли продажи с дилерами, внесением изменений в договора компании в соответствии с изменениями законодательства или бизнес-процессов, подготовкой юридических заключений по новым проектам компании, разработкой договоров под новые проекты компании, и их дальнейшим согласованием с контрагентами, ведет отчетность для Федеральной Службы по финансовому мониторингу.

В обязанности администрации (ассистента генерального директора) входит организация жизнедеятельности офиса, организация получения виз для гостей и генерального директора (гражданина ФРГ).

Заместитель генерального директора руководит отделами продаж, кредитования, сервиса и страхования, эти отделы занимаются работой с клиентами, начиная от первого звонка и заканчивая закрытием лизинга.

Генеральному директору подчиняются: бухгалтерия, юридический отдел и финансовый отдел, то есть те отделы, которые отвечают за деятельность всей компании в целом.