Управление поставками. 
Обеспечение качества закупок

Современное производство конкурентоспособной продукции невозможно без разветвленной системы кооперации. Система закупок материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий (в дальнейшем комплектующих) должна включать следующие элементы:

• · подготовка необходимых контрактных условий, чертежной документации, документов на поставку комплектующих и другой технической информации,
• · выбор подходящих поставщиков (субподрядчиков),
• · согласованный подход к обеспечению качества комплектующих,
• · согласованный метод проверки,
• · соглашение по решению спорных вопросов между потребителем и поставщиком,
• · процедуры входного контроля,
• · средства проведения входного контроля,
• · регистрация данных о качестве комплектующих.

Правильно организованное материально-техническое снабжение начинается с четкого определения требований к поставкам комплектующих. Такие требования, как правило, содержатся в контрактах, технической документации или других документов на поставку. Службой материально-технического снабжения потребителя должны быть разработаны документированные процедуры, обеспечивающие четкие определение поставок и полное понимание поставщиком предъявляемых к нему требований. Документы на закупку должны содержать данные, четко отражающие характер заказываемой продукции, в том числе:

точное определение типа, класса и сортности, инструкции по техническому контролю и соответствующие технические требования, применяемые стандарты на систему качества.

Непрерывно повышающиеся требования рынка к качеству продукции при сохранении стоимости ее изготовления требуют от предприятий, выпускающих товарную (конечную) продукцию, широко использовать фактор кооперации с целью специализации производства элементов продукции и снижения их себестоимости. Вместе с этим понятие «качество поставок» («качество закупок») трактуется не одинаково предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями.

Все показатели качества комплектующих можно условно свести в четыре группы:

• · первая группа объединяет следующие традиционные качества: качество закупаемых комплектующих изделий должно удовлетворять чертежной документации, стандартам, техническим условиям и требованиям к сборке товарного изделия;
• · вторая группа объединяет составляющие качества закупок, входящих в понятие «проектное качество»: соответствие потребительских свойств закупаемых комплектующих изделий ожиданиям потребителей (рынка), надежность узлов (элементов) изделий как свойство, закладываемое на стадии проектирования продукта, а также экологичность и безопасность комплектующих в эксплуатации;
• · третья группа включает следующие качества: экономическая эффективность и целесообразность закупок, локализация закупок, необходимость обеспечения соотношения цена-качество;
• · четвертая группа включает следующие требования к поставкам: своевременность, регулярность и плановость.

Закупающие организации (предприятия), являясь потребителями комплектующих изделий, должны определять уровень их качества, отвечать перед покупателями, как за качество товарных изделий, так и за качество комплектующих, и участвовать на определенной стадии в формировании перечисленных выше качеств на предприятиях-поставщиках.

Выбор поставщиков. Каждый поставщик должен подтвердить свои возможности поставлять продукцию, которая отвечает всем требованиям технических условий и документов на закупку. Стандарт ИСО 9004−1:1994 предлагает следующие методы выбора поставщика:

оценить возможности поставщика или его системы качества непосредственно на его предприятии, оценить образцы продукции поставщика, проанализировать данные о поставках аналогичной продукции, оценить результаты испытаний аналогичной продукции, найти и проанализировать публикации по опыту других заказчиков.

ряд факторов в пользу постоянного партнера:

• · создание коммуникационной системы. Для постоянного сотрудничества нужна простая и эффективная система обмена информацией на всех уровнях. Важно помочь поставщику увидеть себя глазами потребителя;
• · анализ чертежа и технических условий. Надо быть готовым работать с чертежами, выполненными, возможно, в непривычных для поставщика обозначениях;
• · согласование измерительных систем и их метрологических характеристик. Выбор измеряемых характеристик и требуемой точности их измерения является прерогативой потребителя. Надо постоянно сопоставлять результаты измерений поставщика и потребителя;
• · оценка технологического уровня поставщика. Потребителю надо быть уверенным, что технологическое обеспечение производства соответствует требованиям конструкторской документации на изделие;
• · оценка способности поставщика организовать и непрерывно вести работу по совершенствованию конструкции и технологии на основе методов, принятых у потребителя;
• · оценка уровня поставщика по владению статистическими методами и понимания их роли в управлении предприятием, в организации системы качества, в удовлетворении потребителя.

Необходимо учитывать не только уровни технологии, качества, культуры производства, но и логистические аспекты взаимодействия: географическое положение поставщика, возможные транспортные маршруты, периодичность поставок, объемы складов, варианты упаковок, способы защиты грузов и др. Логистический аспект зачастую оказывался решающим при возможности сокращения производственного цикла изготовления товарного изделия. И все-таки главный фактор ориентации на постоянного поставщика связан с повышением требований к качеству. Рост требований к качеству ориентирует поставщика на необходимость создания процессов непрерывного совершенствования качества. Наступает время, когда и поставщики, и потребители должны реализовать одинаковый подход к обеспечению необходимого уровня качества. В процессе долгосрочного сотрудничества потребителем производится ежегодная проверка поставщика на сохранение стабильности качества производства продукции.

При большой номенклатуре комплектующих невозможно всех поставщиков сделать постоянными партнерами. В этих случаях выбор поставщика производится традиционными методами: балльная оценка поставщика по основным характеристикам деятельности, в том числе по уровню качества поставляемой продукции, уровню организации поставок, степени лояльности поставщика, перспективности поставщика. По этой методике, в зависимости от числа баллов, поставщики оцениваются как отличные, надежные, ненадежные и неудовлетворительные. Очевидно, что выбор поставщика производится по первым двум категориям.

Управление документацией Система документации предприятия, в котором система управления основана на процессном подходе, может полностью соответствовать системе документации СМК, так как требования стандартов ИСО 9000 серии 2000 года ориентированы на внедрение процессного подхода к деятельности. Однако если предприятие или организация не преследует целей сертификации, структура документации может быть иной, но она должна полностью соответствовать циклу управления процессами — циклу Шухарта-Деминга. Поэтому структура документации, описывающей деятельность организации, основанной на процессном подходе может быть следующей:

• · положение о системе управления предприятием (включающая в себя цели организации) или Руководство по качеству;
• · документированные процедуры на уровне предприятия: управление документацией (так как механизм управления процессами предполагает постоянные улучшения (изменения) процессов, что неизменно влечет за собой изменение документов — и этот процесс обязательно должен быть определен в организации); управление записями (так как процессный подход предполагает процедуры измерения показателей результативности и эффективности процессов, их анализ и принятие решений по улучшению процессов, и записи — документы, в которых фиксируются все перечисленные данные); корректирующие и предупреждающие действия, так как они являются составной частью цикла управления процессами; возможно, но не обязательно — внутренние аудиты.
• · стандарты предприятия (документированные процедуры, регламенты, методики);
• · рабочие инструкции, описывающие действия исполнителей в каждом процессе;
• · положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Также в системе управления процессами должны быть разработаны формы документов, фиксирующих данные об их результативности и эффективности (записи). Данные вид документов не относится к внутренним нормативным документам, тем не менее, важность и необходимость их в данной системе неоспорима.

Алгоритм описания документов.

1 этап. необходимо определиться с выбором форм и видов документов, описывающих процессы. Осуществляет эту работу рабочая группа проекта разработки и внедрения процессной деятельности на предприятии. При выборе форм графического описания процесса следует учитывать специфику деятельности предприятия, уровнем подготовки исполнителей процесса, уровнями детализации и количества операций в процессах.

Блок-схему процесса, методологию IDEF0 целесообразно использовать для описания процессов верхнего уровня управления. Блок-схема используется там, где нет необходимости отображать элементы процесса (ресурсы, входные и выходные данные, исполнителей).

Карту процесса, диаграмму потока целесообразно использовать для технологических, производственных процессов.

Диаграмма хода процесса — самая распространенная форма графического описания процессов, так как очень понятна для понимания. Используется для описания детальных процессов более низкого уровня (хотя так же может быть использована и для описания процессов верхнего уровня) и содержит последовательность действий, исполнителей, входные и выходные документы.

Межфункциональную блок-схему удобно применять для описания процессов, операции которых осуществляются в нескольких подразделениях. Такую схему можно объединить с диаграммой хода процесса, на которой кроме последовательности действий будут указаны исполнители, входные и выходные документы, необходимые ресурсы, а также время выполнения операций.

С точки зрения уровня исполнителей процессов для исполнителей низкого и среднего уровня образования и специфики деятельности следует применять для графического описания процессов наиболее простые и понятные формы, такие как диаграмму хода процесса, блок-схему процесса, карту процесса, диаграмму потока. Для интеллектуальных исполнителей и организаций можно использовать методики IDEF0 или ARIS.

• 2 этап. Разработка методических инструкций по описанию процессов и документов
• 3 этап. Обучение исполнителей разработки документов в подразделениях работе по методическим инструкциям
• 4 этап. Описание процессов и документов по различным уровням управления

Данный этап осуществляется в несколько действий. Первым действием данного этапа будет разработка процесса в графической форме с определением основных элементов процесса. Здесь определяются: владелец процесса; наименование процесса; действия, их последовательность; входные документы, на основании которых осуществляется каждое конкретное действие; выходные документы, которые составляются и оформляются в результате конкретного действия; исполнители каждого действия; ресурсы, необходимые для выполнения процесса; показатели процесса и методы их измерения и т. п.

Следующим действием будет разработка и оформление документов, описывающих процесс.

Далее определяется необходимость разработки и перечень рабочих инструкций по каждому процессу, которые затем разрабатываются и оформляются сотрудниками соответственных структурных подразделений.

На основании оформленных и утвержденных документов, описывающих процессы и рабочих инструкций, оформляются положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Эти документы оформляются в последнюю очередь, так как в процессной системе управления должны содержать, кроме перечисления рабочих функций, ссылки на конкретные документы и рабочие инструкции.

Управление документацией В системе управления предприятием/организацией с процессным подходом к деятельности к движению и оформлению документов применяются особые требования. Цикл Шухарта-Деминга, на котором базируется процессное описание деятельности, предполагает периодическое изменение деятельности процесса, а значит и документа.

Изменение может быть незначительным или требовать переутверждения документа. Также большое значение имеет четкая работа с внешними документами, которые поступают в организацию. В связи с этими требованиями в организации обязательно должна быть описана процедура (или порядок) управления документацией.

На предприятии (в организации), внедряющей СМК описание такой процедуры является обязательным и оформляется обязательная документированная процедура «Управление документацией». В иных предприятиях и организациях данная процедура может быть описана в Инструкции по делопроизводству и документообороту предприятия/организации или в Инструкции по документационному обеспечению управления. Также такой организации ничто не мешает оформить отдельную от Инструкции по делопроизводству процедуру «Управление документацией».