Анализ внешней и внутренней среды организации

Анализ среды организации -это процесс определения критически важных элементов внутренней и внешней среды, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении свои целей.

Функции: улучшает учет наиболее важных факторов, влияющих на экономическую организацию и ее будущие; помогает фирме создать о себе наиболее благоприятное впечатление; обеспечивает информацией, необходимо для наилучшего выполнения рабочих функций.

ВНЕШНЯЯ СРЕДА:

Факторы — экономические, политические, социальные, технологические.

Источники информации: Личный опыт, журналы, газеты, деловые отчеты, книги, конференции, коллеги, друзья ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА:

Факторы: Производство, маркетинг, финансы, орг. структура, персонал, межличностные отношения.

Источники информации: Личный опыт, деловые отчеты, конференции, комитеты, нижестоящие менеджеры, внешние участники Процесс анализа организационной среды начинается с определения основных элементов внутреннего и внешнего пространства фирмы. После того, как эти элементы определены, фирма выделяет те из них, которые являются для нее наиболее важными: их называют «критическими точками». Затем фирма собирает необходимую информацию о критических точках.

Внутренняя среда организации включает в себя следующие основные элементы: производство, финансы, маркетинг, управление персоналом, организационная структура. Описание внутренней среды дает представление о сильных и слабых сторонах деятельности организации, ее внутренних возможностях.

Фирма на начальном этапе определяет пределы анализа среды.

На установление таких пределов влияют 3 основных фактора:

• 1. число и характер критических точек, то есть наиболее значимых элементов среды, изменяются от организации к организации;
• 2. анализ среды ограничен временными рамками: в коротком периоде фирма во многих случаях может сосредоточиться только на тех элементах, которые критически воздействуют на ее текущие функционирование, то есть на элементах рабочей среды, в длительном периоде у фирмы появляться возможность исследовать общий характер внешней среды;
• 3. плодотворный анализ возможен только в том случае, если фирма сумела определить специфику элемента, его уникальный характер.

Когда определены наиболее значимые факторы среды организации, необходимо получить о них всю возможную информацию. Но прежде чем приступить к поиску информации, фирма должна определить круг вопросов по каждому из значимых элементов внутренней среды.

Итоги оценки используются в качестве основы для стратегического анализа и определения возможных вариантов стратегии. Сильные и слабые стороны, возможности, угрозы организации.

Анализ внешней среды фирмы.

Внешнюю среду фирмы входят две сферы:

Первая сфера: рабочая среда — это среда непосредственных контактов с фирмой.

Поставщики экономических ресурсов, необходимых фирме (сырье, финансовый капитал, производственный капитал),.

поставщиков труда — наемных работников, клиенты — потребители продукции фирмы, посредники — финансовые, торговые, маркетинговые экономические структуры (на пример, налоговая инспекция.

Конкурирующие фирмы и так называемые контактные аудитории — средства массовой информации, общества потребителей и т. п. — которые оказывают существенное влияние на формирование благоприятного и неблагоприятного облика фирмы. Рабочую среду фирмы так же называют микросредой фирмы.

Вторая сфера: общая среда состоит из элементов, которые не связаны с фирмой на прямую, но оказывают влияние на формирование общей атмосферы бизнеса.

4 основных элемента общей среды — экономические, технологические, политические, социальные факторы.

Среду общего воздействия называют также макросредой фирмы.

Фирма на начальном этапе определяет пределы анализа среды.

число и характер критических точек, то есть наиболее значимых элементов среды, изменяются от организации к организации;

анализ среды ограничен временными рамками: в коротком периоде фирма во многих случаях может сосредоточиться только на тех элементах, которые критически воздействуют на ее текущие функционирование, то есть на элементах рабочей среды, в длительном периоде у фирмы появляться возможность исследовать общий характер внешней среды;

Специфику элемента, его уникальный характер.

Как показывает первый фактор, у каждой организации есть свой комплекс критических точек. Он зависит от размеров организации, характера ее деятельности, выбранных ею целей, географических, исторических и прочих особенностей.

Размеры организации неоднозначно влияют на круга значимых факторов внешней среды.

Крупной фирме уже в текущем, коротком периоде становится под силу провести анализ не только рабочей, но и общей ВЫВОД:

Внутр.среда: переменные — цели (выживание, прибыль, перспективы), орг. структура (подразделения, уровни управления, делегирование), контроль (сколько подчиненных у руководителя, форма контроля), технология, люди 9характер, темперамент, квалификация и т. д.).

Внеш.среда: поставщики материальных ресурсов, технологий, техники, персонала, профсоюзы, ситуация в стране, политические факторы, налоговая система, социальные факторы, региональные факторы, культурные, баоьеры выхода на рынок, покупатель.

Организация должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей. Для этого надо анализировать все факторы, следить за их изменением.

Организация деятельности маркетинговой службы в СМК Отдел маркетинга, который занимается организацией работы с реальными потенциальными (что не менее важно) клиентами, т. е. с потребителями, прогнозированием ситуации на рынке и многим другим, становится для многих предприятий и организаций одним из важнейших условий успешного существования и гордого реяния с высоко поднятой головой по просторам коммерческой деятельности. В свою очередь, системы менеджмента качества (СМК) создаются для успешного взаимодействия с потребителями, для удовлетворения и выполнения их требований. Значит, эти направления менеджмента имеют общие цели, и руководитель, понимающий это, может проложить своей организации дорогу в процветающее будущее.

Многие привыкли думать, что отдел маркетинга ничем не занимается, т. е. тратит бестолку деньги, которые имеются в наличие, а иногда даже и больше, чем им полагается. Что обычно ждут от маркетологов топ-менеджер компании?

• 1) устойчивого роста продаж;
• 2) дифференцирование товара с помощью бренда;
• 3) эффективность рекламы;
• 4) максимальной прибыли от продаж;
• 5) точного прогноза ситуации на рынке.

Маркетологи должны не только обеспечивать внешнюю связь фирмы, но и оценивать внутреннюю ситуацию. Именно маркетологи определяют преимущества фирмы, которыми она обладает сегодня, и которыми она должна будет обладать завтра. Для того чтобы фирма спокойно ориентировалась на рынке, необходим маркетинговый анализ. Маркетологи должны помочь руководителю понять какие проблемы с потребителями у фирмы на сегодняшний день, анализировать деятельность не только свою в этом вопросе, но и конкурентов, наметь новые цели в решении вопросов с потребителем и конкурентами, и сформировать грамотную операционную модель бизнеса, которая бы была актуальна на рынке не только сегодня, но и завтра.

Вернемся к связи маркетинга и СМК. С чего начинается жизненный цикл продукции? С маркетинговых исследований. Именно маркетолог дают «ресурсы» для формирования баз знаний для разработчиков новой продукции и высшего менеджмента.

Если посмотреть на сложившуюся ситуацию, то можно заметить, что отечественные специалисты по менеджменту качества в большинстве случаев слабо владеют инструментами маркетинга, в свою очередь, маркетологи тоже не обращают внимание на менеджмент качества, считая его бесполезным для их деятельности. Отчасти в сложившейся ситуации виноваты стандарты ИСО, которые не акцентируют внимание на данном вопросе.

При анализе сравнения принципов менеджмента качества и маркетинга, можно выделить общие принципы, используемые обоими направлениями:

• 1. Лидерство.
• 2. Ориентация на потребителя.
• 3. Мотивированное вовлечение персонала.
• 4. Постоянное улучшение.
• 5. Принятие решений, основанных на фактах.

Добавленная ценность, получаемая при сотрудничестве:

• 1)Методы и средства маркетинга: управление продажами; формирование спроса (реклама и т. д.); методы оценки потенциальных потребителей; бенчмаркинг; стимулирование торговли; стимулирование сбыта; персональная продажа; продвижение продукта.
• 2)Методы и средства менеджмента качества: семь инструментов управления качеством; статистические методы; циклы качества; методология «Шесть сигм»; инжиниринг потребностей; премии качества; канбан, кадзэн и т. д.; процессный подход; системный подход к управлению.

Оба направления менеджмента не только имеют общие принципы, но и при их объединении, они могут дать друг другу расширенные возможности.

Маркетинг концентрирует свое внимание на потребителях, «знает о них все», что существенно может помочь менеджменту качества. Хотя в маркетинге отсутствует процессный подход к своей деятельности, и, как следствие, системного подхода тоже не имеется, тем не менее в системе взаимосвязанных процессов СМК отдел маркетинга должен «занять место лидера в формировании стратегии развития организации, поскольку это самый информированный отдел о внешних и внутренний факторах, действующих на рынке».

Рисунок 2 — Семь основных направлений менеджмента организации Отдел маркетинга в СМК должен осуществлять следующие процессы: маркетинг, анализ контракта, связь с потребителями. Для каждого из них необходимо установить цели в области качества. Они должны быть достижимы и измеримы.

Процесс «маркетинг» служит для разработки и реализации маркетинговой стратегии развития производства. Реализация этого процесса целесообразна по следующим этапам:

• 1. Оценка возможности реализации по производству существующих видов товаров.
• 2. Изучение рынка, определение максимального числа потенциальных заказчиков по каждому виду продукции.
• 3. На основе полученных данных — принятие решений о соотношении комбинаций выпуска различных видов продукции, т. е. формирование стратегии развития организации на определенный период, например год.
• 4. Реализация сформированной стратегии с использованием инструментов маркетинга. Выявление из множества потенциальных заказчиков реальных и заключение с ними контрактов.

Вышесказанное является неоспоримым доказательством того, что маркетинг и менеджмент качества идет «рука об руку» друг с другом, особенно в вопросах, связанных с удовлетворенностью потребителей.