Место архива в организационной структуре организации, ее особенности

Архив предприятия может функционировать на правах:

• · Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
• · Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

• — отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
• — отдел хранения научно-технической документации;
• — отдел хранения документации на электронных носителях;
• — отдел комплектования;
• — отдел учета;
• — отдел организационно-методического обеспечения;
• — администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

• · комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
• · учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
• · создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
• · подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.