Предполагаемые пути совершенствования автоматизации обработки информации на предприятии
Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся… Читать ещё >
Предполагаемые пути совершенствования автоматизации обработки информации на предприятии (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Для решения вопроса об автоматизации учета оборудования и комплектующих, находящихся в складском помещении предприятия, возможно создание базы данных, содержащей информацию об изменении количества тех или иных устройств в течение определенного периода времени. Подобная БД должна содержать следующие параметры:
наименование и тип устройства;
количество в на складе;
состояние (б/у, новый);
Дополнительные удобства предоставит оповещение (индикация) о малом количестве расходных материалов (например, картриджи принтеров).
В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 20 010. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации — вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.
Основные функции СУБД — это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.
База данных — это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части.
Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.
Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:
добавить в таблицу одну или несколько записей;
удалить из таблицы одну или несколько записей;
обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.
В качестве системы управления базами данных, используемой для разработки подобной БД применим средства Microsoft Office Access 2010.
Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных. Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния. СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access: — таблицы — главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов — это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы — поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы; - формы — вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных; - запросы — результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;
— отчеты — документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах; - схема — описание архитектуры связей многотабличной базы данных; - макросы и модули — объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.
Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA — встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.
Функционал и простота использования данной СУБД делают ее вполне применимой для выполнения поставленной задачи.
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как количество, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
не должно быть повторений и между таблицами.
Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться модель и количество комплектующих.
каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах.
каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.