Заключение. 
Структура, методика составления и особенности оформления должностной инструкции

Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала.

Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. Так, должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия.

Необходимо, чтобы важность должностной инструкции осознавали как руководители предприятий, так и рядовые сотрудники.

Должностные инструкции для сотрудников компании — большая и больная тема. С одной стороны — всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой — очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен.

Должностные инструкции являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций — свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

Без правильных и грамотно составленных должностных инструкций просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации.

Основной смысл должностных инструкций — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Первая задача должностных инструкций — облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет — процесс адаптации пойдет значительно легче. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Должностные инструкции могут (и должны) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т. е., описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам — осуществляет первичный телефонный поиск клиентов;…проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами;…контролирует наличие товара на складе;…отслеживает прохождение платежей; и т. д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности [8. С. 46].

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда должностная инструкция дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности контроля за работой сотрудника и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на должностную инструкцию, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Должностная инструкция — предоставляет сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

После того, как специалист ознакомился и подписал, должностную инструкцию, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив» [27. С. 147].

Таким образом, подводя итоги по вышесказанному можно сделать вывод, что должностная инструкция незаменима в стандартных управленческих ситуациях, будь то профессиональная адаптация новичка, едва принятого на предприятие, или разрешение трудового спора, суть которого кроется в попытке работника и работодателя решить, кто же из них на самом деле превысил должностные полномочия. Ее основная задача заключается в осуществлении решения организационно нормативных вопросов в организациях.

В силу многих организационных причин должностная инструкция более детальна, чем трудовой договор. Она содержит также множество организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенной на работника трудовой функции.

Должностная инструкция была и остаётся важным организационно-нормативным документом.