Организация как система управления

Организация как система управления

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Управление организацией — это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 4.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено — необходимый элемент любой организации.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

Заметим, что управленческое решение — это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

Управляемая часть — это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так, например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т. п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.

Чтобы координировать действие управляемой части, необходимо использовать систему научного управления, обоснованную Ф. Тейлором в его книге «Принципы научного управления», вышедшей в свет в 1911 году. Ф. Тейлор впервые отделил процесс планирования труда от самого труда, выделив, таким образом, одну из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления по Тейлору формулируются следующим образом:

• · создание научного фундамента, заменяющего собой традиционные, практически сложившиеся методы работы;
• · отбор и обучение сотрудников на основе научных критериев;
• · взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда;
• · равномерное распределение труда и ответственности между администрацией и исполнителями.

Позже Г. Эмерсон сформулировал 12 принципов производительности труда, относящиеся к звену управления организацией, определив истинную миссию и назначение управленческого труда:

• · отчетливо поставленные цели;
• · здравый смысл;
• · компетентная консультация;
• · дисциплина;
• · справедливое отношение к персоналу;
• · быстрый, надежный, полный, точный, постоянный учет;
• · диспетчирование;
• · нормирование операций;
• · эффективное планирование;
• · нормализация условий труда;
• · стандартные письменные инструкции;
• · вознаграждение за производительность.

Наиболее четко задачи управления организацией сформулировал Г. Файоль, ученик и последователь Ф. Тейлора и один из основателей научной теории управления. Он выделил 6 областей деятельности предприятия, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются:

• · планирование общего направления действия и предвидение конечного результата;
• · «организовывание», т. е. распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов;
• · выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме,
• · координация различных действий для достижения общих целей;
• · выработка норм поведения членов организации и проведение мероприятий по соблюдению этих норм;
• · контроль за поведением членов организации.

Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале ХХ века. С тех пор в деятельности организаций произошли значительные изменения. Усложнилась их структура, научно-техническая революция в области естественных наук привела к возникновению новых сложных технологий, стремительное внедрение средств вычислительной техники в различные области человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру, которая носит название «контроль за исполнением решения». Изменилась технология управления финансами. В последнее время многие преобразования в этой сфере связаны с внедрением электронных систем расчетов и электронных заменителей денег.

Система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

• — концептуальная, если она рассматривается как модель системы управления;
• — эмпирическая, если рассматривается конкретная организация;
• — искусственная, поскольку она создана и используется людьми;
• — «человеко-машинная», поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система;
• — замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации — только внутренней или связанной с окружающей средой;
• — временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.