Сбор данных для создания базы данных делопроизводства предприятия (на примере ООО

В настоящее время при переходе к рыночной экономике для многих предприятий и организаций встает актуальная для сегодняшних дней задача — ведение документооборота с помощью технических средств. Значение автоматизации велико, так как при его внедрении усиливаются контрольные функции по выполнению обязанностей сотрудниками предприятия.

Предприятия могут иметь разный масштаб и объем документооборота. Поэтому автоматизированная система позволит вести обработку данных или документов как на одном рабочем месте (малые компании), так и на нескольких (большие компании), закрепляя за каждым сотрудником участок работ.

При большом объеме обрабатываемой информации без использования технических средств нередко возникают ошибки, которые оборачиваются для организации ощутимыми финансовыми убыткаи. В настоящее время, при острой конкуренции на рынке организация нуждается в оперативном получении достоверных данных.

В настоящее время остро встал вопрос о внедрении автоматизированной информационной системы для ведения делопроизводства компании.

В настоящее время на рынке программного обеспечения стоимость программных продуктов, позволяющих автоматизировать трудоемкий процесс обработки информации на всех этапах документооборота очень высокая. Кроме того, предлагаемые программы содержат обобщенные алгоритмы обработки информации, не учитывающие специфику конкретного заказчика. Доработка таких программ или не представляется возможной, или требует хорошо обученных специалистов и значительных финансовых и временных затрат.

Все это свидетельствует о необходимости организации и эксплуатации эффективной информационной инфраструктуры.

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Целью данной практики было сбор данных для создания базы данных делопроизводства компании ООО «Сивас», предназначенной для увеличения скорости и качества обработки информации.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

1. собрать материал о предприятии «Сивас»;

2. провести анализ документооборота компании;

3. обосновать использование вычислительной техники и выбранного ПО;

4. обосновать разработки по всем видам обеспечения.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Компания «Сивас» («Cyvas») зарегистрирована в 1993 году. Основной акцент при создании компании был сделан на комплексной реализации строительных проектов, состоящих из нескольких самостоятельных этапов от проектирования до выполнения работ по интерьеру.

Уже в 1994 году открылось постоянное Представительство «Сивас» в России, где компания к тому времени реализовала несколько интересных проектов и подтвердила репутацию не только высокопрофессионального исполнителя, но и надежного партнера.

Сейчас «Сивас» занимается проектированием, оформлением разрешительной документации, а также полным циклом строительных работ («под ключ») преимущественно на условиях генерального подряда и в соответствии с лицензиями на проектирование, общестроительные и строительно-монтажные работы при возведении зданий и сооружений I и II уровней ответственности (высотой до 100 м).

Материалы, оборудование и мебель, поставляемые международными представительствами компании «Сивас» напрямую с заводов-изготовителей, разрешены к использованию на территории Российской Федерации, что подтверждено соответствующими сертификатами.

Для выполнения проектных и строительно-монтажных работ создана мощная техническая база: при проектировании используются системы автоматизированного проектирования, при разработке экстерьеров и интерьеров 3-мерная компьютерная графика, а в строительстве применяются передовые механизмы, технологии и материалы. Например, в технологиях теплозащиты и энергосбережения зданий применяются инженерные системы последних поколений.

Технико-экономические свойства объекта управления приведены в табл.1.

Таблица 1

№ пп Наименование характеристики (показателя) Значение показателя на определённую дату либо за период Стоимостные характеристики, руб.

1 Количество проектов в год, доход 3 23 500 200

2 Количество документов, проходящих через канцелярию компании в год, стоимость обработки 62 000 759 000

3 Количество отделов 10 ;

4 Количество работников, з/п 105 1 740 000

1.2. Организационная структура управления предприятием

Компания «СИВАС» в своей работе применяет методики управления, системы и технологии согласно своим потребностям.

Система функциониования компании на базе текущей численности персонала:

— Управленческий персонал к нему относятся руководители (ген.директор, коммерческий директор, заместитель директора, главный инженер) и специалисты (начальники участков)

Основные функции:

все вопросы руководства текущей деятельностью компании;

представление интересов компании;

совершение сделок;

утверждение штатов, заключение трудовых договоров;

издание указов, распоряжений, приказов;

оперативное руководство деятельности;

— Административный персонал (секретари, руководитель АХО, офис-менеджеры и т. д.).

Основные функции:

Ведение делопроизводства

Контроль исполнения приказов и распоряжений руководства для различных отделов и департаментов

Организация и контроль проведения ремонтных работ в офисе (проведение тендеров среди подрядчиков)

Организация переездов

Взаимодействие с эксплуатационными службами, арендодателями

Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий

Административная поддержка жизнедеятельности офиса: закупка расходных материалов, канцелярии, продуктов

Проведение тендеров среди подрядчиков (ремонт, переезд, закупка мебели и т. п.)

Организация и оснащение рабочих мест сотрудников

Руководство курьерскими службами, уборщицами, секретарями на ресепшн.

— Персонал по технике безопасности (охрана).

Основные функции:

Разработка, реализация и совершенствование системы мер по обеспечению экономической безопасности организации;

Своевременное выявление и предупреждение внутренних и внешних угроз экономическим интересам организации;

Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну

Вскрытие фактов экономических правонарушений со стороны работников организации.

Обучение сотрудников организации основам экономической безопасности.

Контроль соблюдения сотрудниками организации норм и правил экономической безопасности.

Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам экономической безопасности.

— Проектировщики. Основные функции:

Выполняют под руководством более квалифицированого специалиста отдельные проектные работы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам, техническим условиям, строительным нормам и правилам, нормам по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.

Увязывают принятые проектные решения с проектными решениями других разделов (частей) проекта.

Используют при выполнении заданий каталоги и справочники, техническую документацию по типовым проектным решениям, унифицированным узлам и изделиям.

Выполняют работы по оформлению привязки к конкретным площадкам строительства типовых и повторно применяемых проектов, сверке копий проектных документов с их оригиналами, а также по внесению изменений в разработанную проектно-сметную документацию, сдаче ее в архив.

— Технических персонал. Основные функции:

Проектирование и разработка новых объектов.

Планово-профилактические работы и текущий ремонт ИС

Проведения технико-экономических расчетов;

Выполнение чертежных и графических работ;

Оформлению проектно-сметной документации;

Выполнение технических работ на объекта.