Развитие средств и систем обработки информации

Термин «информация» произошел от латинского слова informatio, которое означает разъяснение, осведомление. Данное понятие является одним из ключевых понятий кибернетики и понимается как совокупность каких-либо сведений или данных.

По определению профессора Буаде под информацией подразумевается «все то, что уменьшает степень неопределенности нашего знания о данном предмете». Таким образом, эта мера определяет полезность, ценность переданных сведений для конкретного получателя. Иначе говоря, если в полученных сведениях ничего нового для нас нет, то количество полученной информации будет равно нулю. Поэтому более общим является понятие «данные» — любые сведения без оценки их значимости для потребителя.

До второй половины 19 века основу информационных технологий составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Передача информации осуществлялась через посредников, почтальонов, курьеров. Такая связь была очень ненадёжной, зависела от множества посторонних факторов, таких как погода, здоровье курьера, даже его настроение. Продуктивность информационной обработки была крайне низкой, каждое письмо копировалось отдельно вручную, помимо счетов, суммируемых так же вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце 19 века пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты — все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40 — 60-е гг. 20 века характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов.

Появление во второй половине 60-х годов больших производительных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило смесить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной» технологии. Как известно информационная технология управления должна содержать как минимум 3 важнейших компонента обработки информации: учет, анализ и принятие решений. Эти компоненты реализуются в «вязкой» среде — бумажном «море» документов, которое становится с каждым годом все более необъятным.

Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к «чужой» базе данных, при необходимости собирая требующуюся им информацию самостоятельно. Если про­вести аналогию со сферой производства и распределения энергии, то такое состояние соответствует средневековью, когда каждый потребитель энергии строил свою плотину с водяным колесом на расположенной рядом речке или ручье. При современном состоянии энергетики в эпоху электричества энергия производится централизованно и распределяется по сети каждому из потребителей, которые могут ее расходовать, сколько и когда им необходимо.

По аналогии одна из основных целей автоматизации — снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т. е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т. п.

Первые отечественные автоматизированные системы управления предприятием (АСУП) и системы обработки данных появились еще в 60-е годы. Они строились на базе информационных вычислительных центров предприятия (ИВЦ), оснащенных малопроизводительной, громоздкой вычислительной техникой коллективного пользования (часто одна вычислительная машина на все предприятие). Такие системы охватывали в основном задачи учета и планирования (во многих случаях все сводилось лишь к расчету заработной платы и учету кадров). Трудности работы с данными были обусловлены использованием в информационной системе наряду с вычислительной техникой ручных способов сбора, перемещения информации и подготовки ее для передачи на ИВЦ на бумажном носителе, с которого она для ввода в вычислительную машину, в свою очередь, переносилась на перфокарты. Результаты обработки информации также выдавались на бумажный носитель. Впоследствии понятие АСУП так и осталось связанным с системами первого поколения на базе вычислительных машин коллективного пользования с использованием бумажного носителя информации.

В 80-е годы в США получил широкое распространение термин «автоматизированный офис». Речь идет об использовании компьютерной техники для автоматизации ряда функций управления: подготовка, обработка, редактирование текстов, их систематизация и хранение; поиск информации; информационное обслуживание руководящих работников и т. п. Внедрение такого рода систем позволило изменить функции ряда работников (например, секретарей, референтов), уменьшить их количество и повысить производительность труда. Эта концепция автоматизированного офиса сохранилась и продолжает развиваться на базе современных технических и программных, средств. Ряд крупных фирм — производителей программного обеспечения (Corel, Microsoft) выпускают все новые и новые интегрированные пакеты программ типа MSOffice.