Разработка мероприятий по совершенствованию деятельности отделов осуществляющих государственный кадастровый учет

Приказом Роснедвижимости от 15 марта 2007 г. № П/0053 утверждена штатная численность, типовая структура и перечень направлений деятельности отделов учреждения. Директор имеет право изменять структуру и деятельность отделов Учреждения в пределах штатного расписания.

При рассмотрении деятельности отдела ввода данных и отдела контроля обработки информации выявлено несоответствие численности отделов, кроме того в пределах отдела контроля обработки информации заявление проходит двойную проверку (проверяющие, удостоверяющие) что положительно сказывается на качестве выполняемых заявлений, но отрицательно на количестве, в связи с чем в отделе постоянно имеются просроченные заявления. Но т.к. принятие решения об осуществлении государственного кадастрового учета достаточно серьезно, то отказываться от двойной проверки не имеет смысла, предлагается пересмотреть функции и численность отделов и должностные инструкции работников, и добиться положительных изменений в работе.

Отделу ввода данных предлагается передать полномочия о проверке документов на соответствие с действующим законодательством. При поступлении документов в отдел ввода данных специалист в любом случае, перед тем как ввести информацию о земельном участке проверяет состав документов, поэтому, гораздо проще, если отсутствует какой-либо документ сразу сформировать отрицательный протокол и передать по реестру в отдел контроля обработки информации.

Отдел контроля обработки информации также будет делиться на удостоверяющих отрицательные решения и удостоверяющих положительные решения.

В связи с предложенными изменениями тремя сотрудниками отдела ввода данных и тремя сотрудниками отдела контроля обработки информации была проведена тестовая эксплуатация в течение 14 рабочих дней составлен хронометраж проведенной работы, на основании которого был проведен анализ нагрузки специалистов согласно внесенных изменений, который приведен в таблице 3.1, а также произведен расчет численности отделов.

Таблица 3.1 Анализ нагрузки специалистов отдела ввода данных с измененными функциями.

• * При кадастровом учёте — категории сложности:
• — 1 категория — постановка на ГКУ
• — 2 категория — учёт изменений ЗУ
• — 3 категория — внесение сведений о РУ ЗУ

Из представленной таблицы требуется рассчитать, сколько минут один сотрудник будет тратить на выполнение одного заявления:

• (104 + 51 + 35) / 3 = 63,33 (примерно 63 мин.)
• 375 / 63 = 5,95 (т.е. примерно 6 заявлений в день будет выполнять один сотрудник).

Среднее количество заявлений в день поступающих в орган кадастрового учета — 205.

205 / 6 = 34,16 т. е. 34 сотрудника потребуется отделу ввода данных для обработки 205 заявлений.

В таблице 3.2 приведен анализ нагрузки специалистов в тестовой эксплуатации отдела контроля обработки информации.

Таблица 3.2 Анализ нагрузки специалистов отдела контроля обработки информации в связи с изменением функций отдела.

• * При кадастровом учёте — категории сложности:
• — 1 категория — постановка на ГКУ
• — 2 категория — учёт изменений ЗУ
• — 3 категория — внесение сведений о РУ ЗУ

Согласно таблице 3.2 рассчитано среднее время, которое затратит один специалист для выполнения одного заявления:

• (41 + 45 + 28) / 6 = 38 минут
• 375 / 38 = 9,86 (примерно 10 заявлений в день будет выполнять один сотрудник)
• 205 / 10 = 20,5 (примерно 20 человек потребуется отделу контроля обработки информации для выполнения 205 заявлений).

Т.к. функция проверки документов т. е. обработки информации передана отделу ввода данных предлагается переименовать отдел ввода данных в отдел ввода данных и обработки информации, а отдел контроля обработки информации переименовать в отдел кадастрового учета т.к. в отделе будут приниматься решения об осуществлении, отказе или приостановлении кадастрового учета.

После того как определены названия новых отделов и количество требуемых сотрудников, нужно определить штатную численность отделов (см. таблицу 3.3).

Таблица 3.3 Расчет численности отделов.

Из таблицы 3.3 видно, что согласно предложенным изменениям для выполнения заявлений без просрочек и сохраняя при этом двойную проверку, в отдел ввода данных и обработки информации требуется 43 человека, а в отдел кадастрового учета 28 человек.

При этом в данный момент в отделе ввода данных числится 38 человек, а в отделе контроля обработки информации 41 человек.

• 38 + 41 = 79 (количество человек в двух отделах)
• 43 + 28 = 71 (количество требуемых сотрудников в новые отделы)

Согласно проведенным расчетам сейчас в отделах работает 79 человек, а для обеспечения работы отделов согласно предложенным изменениям потребуется 71 человек, еще 8 человек нужно равномерно распределить между двумя отделами.

В отделе ввода данных и обработки информации в день выполняется заявлений (6) меньше чем в отделе кадастрового учета (10) это означает, что в отдел ввода данных и обработки информации нужно добавить больше по количеству человек, чем в отдел кадастрового учета.

Предлагается разделить количество сотрудников в отношении 5: 3.

• 6 * 5 = 30 заявлений в день смогут выполнить сотрудники отдела ввода данных и обработки документов.
• 10 * 3 = 30 заявлений в день смогут выполнить сотрудники отдела кадастрового учета.

Исходя из вышеприведенных расчетов, в таблице 3.4 проведен расчет численности отделов с учетом увеличения количества заявлений.

Таблица 3.4 Расчет численности отделов с учетом увеличения количества заявлений.

При рассмотрении таблицы 3.4 можно сделать вывод, что сотрудники равномерно распределены.

На рисунке 3.3 отражена динамика количества поступивших и выполненных заявлений согласно проведенным изменениям.

Рисунок 3.3 — Динамика поступивших и выполненных заявлений Из рисунка 3.3 видно, что отделы не только смогут работать без просроченных заявлений, но и при увеличении поступающих заявлений они будут работать в обычном режиме.

Вывод: т.к. наблюдается ежегодное увеличение поступающих заявлений в орган кадастрового учета, в связи с чем, появляются просроченные заявления, то после разработанных мероприятий, а именно переподчинении отдела кадастрового учета и изменении основных функций отделов отвечающих за осуществление государственного кадастрового учета, работа данных отделов нормализуется. Т. е. основная задача учреждения, осуществление государственного кадастрового учета будет выполняться более качественно и в указанные сроки.