Теоретические основы анализа внутренней и внешней среды организации

Характеристики внутренней среды организации

Внутренняя среда организации — это среда, которая определяет технические и организационные условия работы организации и является результатом управленческих решений. Организация анализирует внутреннюю среду с целью выявления слабых и сильных сторон ее деятельности. Это необходимо потому, что организация не может воспользоваться внешними возможностями без наличия определенного внутреннего потенциала. При этом ей необходимо знать свои слабые места, которые могут усугубить внешнюю угрозу и опасность.

Основные переменные внутренней среды, которые требую внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди (Рисунок 1).

Рисунок 1 — Взаимосвязь внутренних переменных организации Рассмотрим каждую из составляющих внутренней среды организации более подробно.

Цели в организации — это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа людей, работая вместе.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный процесс координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Целевая картина организации имеет два слоя: внешний и внутренний. Внешний уровень целей выражается как миссия организации, то есть «философия», предназначение, смысл существования, ее специфика по сравнению с другими организациями, основная значимая проблема, для решения которой организация возникла.

Внутренний уровень целей — это собственные цели организации, то есть то состояние ее характеристик, которые оптимальны и желательны для организации и которые она хотела бы через какое-то время достичь.

В отдельных организациях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей, которые являются подцелями организации. Цели подразделений в различных организациях, имеющих сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающейся различными видами деятельности. Например, подразделения маркетинга во всех организациях имеет приблизительно одинаковые цели.

Формально организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений.

Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Функциональная область — это та работа, которую выполняет подразделения организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала.

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда — качественная и количественная дифференциация трудовой деятельности, и специализация работ.

Специализация означает закрепление данной работы за теми специалистами, кто способен выполнять ее лучше и эффективнее всех с точки зрения организации как единого целого.

Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени — возможность ее успешной деятельности.

Для успешной групповой работы специалистов в функциональных областях необходимо вертикальное разделение труда, то есть отдельные работы по координации от непосредственного выполнения заданий.

Преднамеренное вертикальное разделение труда дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчинённость лиц на каждом уровне иерархии.

Число лиц подчиненных одному руководителю, представляет сферу контроля. Если руководителю подчиняется большое количество людей, то говорят о широкой сфере контроля, которая в результате дает плоскую структуру управления (рисунок 2).

Рисунок 2 — Плоская структура управления в организации Если сфера контроля узкая, т. е. каждому руководителю подчиняется небольшое количество людей, каждый из которых имеет в подчинении персонал, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с узкой сферой контроля и многоуровневой структурой.

Следующая переменная внутренней структуры организации это задача — предписанная работа, серия работ или часть работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки для достижения целей организации.

С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации традиционно делятся на три категории — это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.

Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера — это в основном, работа с людьми. Задачи экономиста обычно связаны с информацией.

Две другие важные характеристики в работе — это частота повторения одной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

С задачами в организации очень связано понятие технологии. В широком смысле технологию можно рассматривать как средство преобразования ресурсов (будь то люди, информация или физические материалы) в искомые продукты и услуги.

Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Влияние технологии на управление в значительной мере определяется несколькими крупными переворотами: 1) промышленной революцией; 2) стандартизацией; 3) применением конвейерных сборочных линий; 4) информатизацией.

Внутри организации люди (персонал) являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания производственных операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей.

Руководители занимаются вопросами поведения людей как отдельных личностей, как групп и как людей, выступающих в качестве лидеров.

Аспектами индивидуального поведения персонала, которые имеют наибольшее значение для руководителя, являются умственные и физические способности, производительность, потребности, ценности и взгляды, а также социальные установки и отношения.

Внутренняя среда, которую создает руководство, имеет большое значение и влияет на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду, способствующей достижению целей организации.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определённой степени влияет на все другие. Поэтому совершенствование одной переменной, например, технологии не обязательно ведет к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях. [15].

Рисунок 3 — Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.