Техника составления и редактирования документов

Документ проходит 4 стадии подготовки:

• · составление проекта или черновика документа;
• · его предварительное согласование;
• · перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);
• · согласование и визирование оригинала;
• · подписание оригинала.

К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

Последовательное и доказательное мышление — основа построения текста документа.

При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

Этапы редактирования документа:

• 1. Сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. (Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Одна из причин этого — создание документа заранее определенного размера. Однако краткость не является самоцелью документа, она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость — это конкретность, своего рода концентрированность информации.)
• 2. Разбивка текста на части, параграфы, абзацы.
• · Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения.
• · Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными.
• · Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте.
• 3. Устранение различного рода ошибок, описок и неточностей.
• · Важно не допускать речевой избыточности.
• · Соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам.

  Введение

  автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение.

• 4. Проверка фактического материала (при работе со служебными документами) (На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные)
• 5. Правка текста. (И языковая и стилистическая. Все исправления — синими или черными чернилами, не красными. Все написания — отчетливые и аккуратные. Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы.)
• o Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. (устранение технических ошибок — пропущенные слова, неверные написания, чернилами в тексте, не допускается подрисовка в тексте)
• o Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного материала. Применяется:
• · в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т. п.;
• · в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами;
• · для упрощения сложных синтаксических конструкций;
• · при превышении заранее установленного объем текста (служебные документы должны быть краткими).
• · Правка-переделка. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.
• · Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает:
• · анализ и отбор фактического материала;
• · оценку и улучшение композиции рукописи;
• · языковую правку текста;
• · проверку правильности внешнего оформления рукописи.

В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи).

Требования к технике редактирования:

• 1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения — все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать.
• 2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т. е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным.
• 3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям.
• 4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике.
• 5. Доказательство должно быть полным, достаточным.