Характеристика проблемы «Существующая система документооборота в ООО «Охотничий домик»

Рост объемов продаж предприятия приводит к стремительному росту объемов информации, соответственно и объем документации имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В процессе управления документами возникают различные проблемы.

Среди общих проблем управления документированной информацией в организации ООО «Охотничий домик» можно выделить:

• — затрудненная аналитика документооборота магазина;
• — низкий уровень безопасности передачи данных внутренней отчетности по средствам сети Internet;
• — плохая корпоративная Internet-связь между магазинами.

Единой электронной связи всей розничной сети «Охотничий домик», как таковой, на предприятии нет. Это порождает ряд дополнительных проблем в работе компании:

• — отсутствие актуальной информации о наличии товара на складе между магазинами разных городов;
• — отсутствие мгновенной передачи отчетных документов в сети, что влияет на сроки выполнения запросов;
• — отсутствие мгновенного обмена информации между магазинами в вопросах требующих быстрых решений (дополнительные заказы, обмен товаром, акции, скидки и т. д.);
• — отсутствие общего архива важных документов, их форм, календарей запланированных мероприятий и т. д., находящихся в общем доступе всем сотрудникам сети ООО «Охотничий домик».

Необходимо более подробно рассмотреть организацию системы электронного документооборота и вопрос корпоративной Internet-связи между всеми сотрудниками магазинов сети ООО «Охотничий домик». Это позволит решить вопросы о более четкой организации работы в компании. За четыре года существования, компания значительно расширилась, увеличив число своих магазинов по России. Масштаб предприятия перешел на новый уровень, и обычная схема обработки документов перестала быть эффективной.

В качестве выхода из ситуации в данной работе предложено использование системы электронной корпоративной почты и совместной работы на базе IBM Lotus. Это приложение включает в себя:

• — электронная почта на базе Lotus с веб-интерфейсом и шифрованием;
• — системы мгновенной передачи сообщений (Instant Messaging);
• — портальные решения с использованием технологий Web.

Этот единый продукт позволит получать и отправлять электронную почту, вести календарь, обмениваться мгновенными сообщениями, взаимодействовать с коллегами, организовывать и проводить Web-конференции, управлять документами и Web-контентом.

Изменения в структуре следует начинать именно с организации документооборота, а для успешного его функционирования необходимо предоставить качественную и единую корпоративную связь всем работникам сети. Повысить эффективность документооборота, автоматизировать и оптимизировать его позволит система Lotus. Основными целями внедрения являются:

• — повышение эффективности работы;
• — сокращение издержек;
• — простота и удобство использования.

К основным задачам, направленным на решение проблем можно отнести:

• — обеспечение быстрой обработки документов;
• — переход от бумажной работы к электронной;
• — постановка качественного исполнения поручений;
• — ускорение обработки заявок;
• — организация совместной работы;
• — обеспечение надежного хранения документов;
• — улучшение качества аналитики компании.

В качестве вывода, нужно отметить, что компания ООО «Охотничий домик» успешно развивается. Основным видом деятельности является оптово-розничная торговля. Ассортимент представлен товарами для охоты, рыбалки и активного отдыха. На сегодняшний день ООО «Охотничий домик» это сеть магазинов по всей России. В данной работе рассмотрен магазин «Охотничий домик», находящийся в городе Кострома. Проанализировав основные технико-экономические показатели данного предприятия, было выявлено, что магазин является рентабельным коммерческим объектом, стабильно приносит прибыль, динамика продаж растет, потребительский интерес к реализуемой продукции увеличивается. Однако, масштаб компании ООО «Охотничий домик» значительно изменился за 4 года ее существования. Это повлекло за собой проблему совершенствования структуры предприятия. Одним из важнейших элементов структуры является система документооборота. Таким образом, на сегодняшний день, компания находится на стадии необходимости совершенствования в первую очередь электронной системы документооборота и безопасной системы обмена внутренними документами высокой важности внутри сети.