Сравнительный анализ систем электронного документооборота «Босс-референт» и «Directum»

Используя документацию по системам с официальных сайтов разработчиков, предоставлеятся возможным провести сравнительный анализ данных программ по характеристикам.

Общие сведения о программах представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Общие сведения о программах «Босс-референт» и «Directum» .

Первые два параметра сравнения — «Серверная операционная система» и «Клиентская операционная система». СЭД «Directum» имеет совместимость с меньшим количеством операционных систем в отличии от СЭД «Босс-референт» .

Третий параметр «Средства работы на мобильных устройствах» подтверждает преимущество СЭД «Directum» благодаря возможности использования программы на мобильных телефонах, планшетных компьютерах и. тд, но не является достаточно важной функцией при обеспечнии документооборота.

Четвёртый параметр «Возможность интеграции» показывает, что обе системы имеют возможность интеграции со сторонними программами, такими как программы «MS Office» и 1С, повсеместно используемых на предприятиях различного масштаба, но СЭД «Directum» может интегрироваться с большим числом программ.

Демо-версия программ (параметр № 5) присутствует только в СЭД «Босс-референт» .

Таблица 2. Технологические возможности программ «Босс-референт» и «Directum» .

При сравнении технологических возможностей данных программ, были выбраны 11 параметров для сравнения.

Регистрация документов, как базовая функция любой системы документооборота, присутствует в обоих программах.

Второй параметр для сравнения — «Создание документов на основе существующих» отсутствует в обоих СЭД, что является существенным недостатком программ.

Регистрация документов из электронной почты — удобная функция, которая сокращает трату времени, есть в обоих программах.

Четвёртый параметр «Регистрация со сканера» в обеих СЭД присутствует лишь частично.

Параметр сравнения № 5 «Регистрация документов из MS Office» присутствует частично в СЭД «Directum», что даёт ей здесь преимущество.

Формирование списка рассылки присутствует как в СЭД «Босс-референт», так и в «Directum», что облегчает работу по составлению списка контактов и позволяет с легкостью отсылать сообщения группам людей по различным признакам классификации.

Работа с проектами документов предоставляется полноценно в обеих сравниваемых СЭД.

Работа в режиме Off-Line представляется возможной только в «Directum». Данная функция имеет особую значимость и удобство в использовании, т.к. провайдер не всегда гарантирует бесперебойный доступ к сети Интернет, а благодаря этой опции документы всегда будут доступны для редактирования.

Параметр «Удалённый доступ» присутствует опять же только в СЭД «Directum». Данная функция является большим преимуществом для исполнителей, с помощью удаленного доступа к СЭД пользователь может в любое время, в любом месте получать актуальную информацию.

" Рассылка по электронной почте" возможна в обеих представленных СЭД.

Делегирование полномочий (постоянное или временное) присутствует в обеих СЭД, но ограниченно. Данная функция имеет большое значение: она позволяет назначать права на доступ к кабинетам исполнителей, облегчает процесс передачи информации при уходе сотрудника в отпуск или при его увольнении.

Таблица 3. Сервисные возможности программ «Босс-референт» и «Directum» .

По всем трём параметрам сравнения обе программы показали одинаковые результаты, что свидетельствует о том, что сервисные возможности данных СЭД не имеют принципиальных различий. В обеих системах присутствует поиск по атрибутам и другим параметрам, возможность совмещения различных видов поиска в одном поисковом запросе, функция экспорта результатов поиска в сторонние приложения.

Таблица 4. Средства защиты программ «Босс-референт» и «Directum» .

Назначение прав пользователем и назначение прав группами пользователей присуствует в обоих программах.

" Выдача временных прав" частично есть в СЭД «Босс-референт» и полностью возможна в «Directum» .

Средства мониторинга процессов в системе присутствуют в обоих программах, но в системе «Directum» не предоставляется в демо-версии.

" Наличие программных средств контроля целостности документов" отсутствует в обеих системах, что является существенным недостатком в обеспечении безопасного документооборота.